אופיס, חלק שני: טיפים ל-Word

קיצורים



יציאה מהירה

היציאה מ-Word קלה יותר אם משתמשים בקיצור הדרך המתאים: Alt+E+M. הקיצור הזה עובד בכל גירסאות Office העבריות.

הדפסה מהירה

ממהרים ורוצים להדפיס מספר מסמכים בו זמנית? היכנסו לקובץ / פתיחה, וסמנו בעזרת מקש Ctrl מספר הקבצים באותה התיקייה. כעת הקליקו על כפתור כלים, המופיע בצד הימיני העליון של תיבת הפתיחה, ובחרו בהדפס.

שמירה מהירה

ממהרים ורוצים לשמור מספר מסמכים פתוחים בפעולה אחת? החזיקו את מקש Shift לחוץ והקליקו על תפריט קובץ. אפשרות חדשה בשם שמור הכל תופיע לפניכם.

עבור מסמך

עובדים על מספר מסמכים בו זמנית? Ctrl+F6 יעביר אתכם בין המסמכים השונים בדומה לפעולה Alt+Tab של Windows.

שמור בשם

במהלך העבודה, כאשר תרצו לשמור קובץ שאין לו שם עדיין מקש F12 יביא אתכם לתיבת שמור בשם בקלות ובמהירות. אותה תוצאה, אגב, מתקבלת כשמקישים על הצירוף Ctrl+S.

תנועה מהירה במסמך

כולם מכירים את השימוש במקשים PageUp וPageDown - לדילוג במסמך לחלון הבא או הקודם. ב-Home ו-End אפשר להשתמש כדי לדלג לתחילת השורה או לסופה. כדאי להכיר גם את הצירופים של מקשים אלו עם מקש Ctrl, שמאפשרים לדלג עמוד קדימה או אחורה, ודילוג לתחילת המסמך או לסופו. הקשה על Ctrl עם אחד ממקשי החצים, שולחת את הסמן לתחילת השורה או לסופה (חצים ימין/שמאל), ולתחילת הפיסקה או לסופה (למעלה/למטה).

סימון קטעים במסמך

נסו להוסיף לצירופים מהטיפ הקודם את המקש Shift. הוא מאפשר לסמן פיסקה, קטע מפיסקה, קטע של מסמך מהנקודה בה אתם נמצאים ועד לתחילתו או סופו, או את המילה הסמוכה.

סימון חלקים מטבלה

בחירת עמודות ושורות בתוך טבלה יכולה להפוך לעניין מסובך מעט אם משתמשים בעכבר. לעומת זאת, המקלדת עושה את זה מצויין. על מנת לבחור עמודה שלמה החזיקו את מקש Alt לחוץ והקליקו על תא כלשהו בעמודה. לבחירה שורה שלמה עמדו על תא בשורה והקישו על הצירוף Alt+Shift+End.

ריווח מהיר

אפשר לרווח פסקאות בקלות בעזרת המקלדת. סמנו עם העכבר את הפיסקה שברצונכם לרווח ולחצו על Ctrl+1 לריווח ברוחב של שורה אחת, Ctrl+2 לרווחים כפולים ו-Ctrl+5 לשורה וחצי.

חזור שנית

כולם מכירים את הצירוף Ctrl+Z, שבעזרתו מבצעים Undo. מה בקשר לפעולת Redo? בשבילה קיים הקיצור Ctrl+Y.

עריכה ועיצוב בצירופים

הצירוף Alt+Shift, כשהוא מתלווה למקשי החצים, מאפשר להחליף מיקום של פיסקאות, או לשנות את סגנון הפיסקה. נסו את זה.

פקודות



היפוך סדר הדפסה

בחלק ממדפסות הזרקת הדיו העמודים המודפסים מתקבלים בסדר הפוך. אם אתם מדפיסים מסמך של מספר עמודים, תוכלו לחסוך זמן: היכנסו לכלים / אפשרויות / הדפסה וסמנו את הפוך סדר הדפסה.

איפה היינו?

כשעובדים על מסמך ארוך לא תמיד זוכרים בדיוק איפה הפסקנו. Word זוכר עבורנו את שלושת המיקומים האחרונים במסמך בהם ביקרנו. פיתחו את המסמך כרגיל והקישו על Shift+F5. ה-Word ידאג לרענן את זיכרונכם.

תפריט מורחב

ב-Word ובשאר תוכנות Office החל מגירסת 2000, התפריטים מראים רק את האפשרויות שנעשה בהן שימוש לאחרונה. הקלקה כפולה על שם תפריט בשורת התפריטים תפתח אותו עם כל האפשרויות הקיימות.

תפריט מורחב בקביעות

על מנת להציג תפריטים מלאים באופן קבוע, בוחרים כלים / התאמה אישית / אפשרויות. בשלב הבא מסירים את הסימון מהתיבה תפריטים מוצגים עם פקודות שנעשה בהן שימוש לאחרונה (ב-Word 2002 סמנו את התיבה הצג תמיד תפריטים מלאים).

ניהול תגיות

Word 2002 מזהה פריטי מידע במסמך באמצעות תגיות חכמות. לדוגמא, אם תקישו שם של איש קשר מ-Outlook, התגית תציע לכם לשלוח אליו דואר אלקטרוני או לקבוע איתו פגישה. ניתן לראות את התגיות המותקנות בתפריט כלים / אפשרויות תיקון שגיאות אוטומטי / תגיות חכמות. זהו גם הרגע להסיר תגיות מיותרות.

מיון טבלאות, ועוד

Word יודע למיין טבלאות, אבל לא רק. צרו רשימת נתונים קצרה, סמנו אותה, בחרו טבלה / מיון, והמשיכו כרגיל

שימושים מיוחדים



לגלוש ב-Word

כדי לגלוש ישירות מתוך Word, בחרו תצוגה / סרגלי כלים והוסיפו את הסרגל אינטרנט. עתה תוכלו להקליד כתובות או לגלוש אל המועדפים שלכם ישירות ממעבד התמלילים.

דואר אלקטרוני מ-Word

ניתן לשלוח את המסמך שאתם כותבים בדואר אלקטרוני מבלי לעזוב את מעבד התמלילים. פשוט לחצו על סמל המעטפה בסרגל הכלים הרגיל. Word יפתח בעצמו את שדות המשלוח של ההודעה.

תפריט עבודה

Word מכיל תפריט נסתר ששמו עבודה, המיועד לשמירת מסמכים שאנו עובדים עליהם בתכיפות גבוהה. פתחו את כלים / התאמה אישית וגשו לכרטיסיית פקודות. בתיבה קטגוריות בחרו בתפריטים מוכללים. גלילה למטה של התיבה מצד שמאל תביא אתכם לשדה עבודה. סמנו וגררו אותו אל שורת התפריטים. התפריט החדש שיווצר יאפשר לכם להוסיף אליו כל מסמך שאתם עובדים עליו לעיתים קרובות, ולפתוח אותו משם במהירות.

הסרת פריטים מתפריט עבודה

על מנת להסיר מסמך מתפריט עבודה, לחצו על Ctrl+Alt ואז על מקש המינוס שבשורת המספרים (ליד המקש =). הסמן שלכם ישנה את צורתו לקו תחתון עבה. כעת בחרו את המסמך שברצונכם להסיר מתפריט העבודה.

מיקום נוח של תמונות

אם אתם ממקמים מספר פריטים גרפיים במסמך, אל תשכחו להיעזר בקווי רשת שיקלו עליכם לעמד את התמונות. בתפריט תצוגה / סרגלי כלים / ציור לחצו על צייר ובחרו ברשת. כעת וודאו שהתיבה הצג קווי רשת על המסך מסומנת.

כיתובים לתמונות

עורכים מסמך הכולל תמונות? קליק ימני על כל איור במסמך שלכם ובחירה בכיתוב, יאפשר לכם להוסיף בקלות כיתוב לתמונה.

פתיחת קובץ

חלון פתיחת הקבצים מאפשר יותר ממה שנדמה ממבט ראשון. אחרי שבחרתם קובץ לפתיחה, שימו לב לחץ הקטן שליד הכפתור פתח. הוא יאפשר לכם לבחור אם לפתוח את הקובץ כרגיל, לפתוח אותו לקריאה בלבד או לפתוח כעותק נפרד.

עוד טיפים לתצוגה



מסך הפתיחה

מסך הפתיחה של Word הוא בהחלט מיותר. צרו קיצור דרך חדש ל Word והוסיפו לו את הפרמטר q/ לשורת הפקודה, מסך הפתיחה ייעלם כלא היה.

חלונות נפרדים

Word 2000 פותח כל מסמך חדש בחלון נפרד על לוח המשימות. ב-Word 2002 ניתן לבחור האם לפתוח את כל המסמכים בתוך חלון יחיד או כל אחד לחוד. אם אתם מעוניינים באפשרות השנייה, בחרו בכלים / אפשרויות / תצוגה וסמנו את חלונות בשורת המשימות.

מרחק מתצוגה

קביעת מרחק מתצוגה היא פעולה פשוטה הניתנת להתאמה מסרגל הכלים הרגיל (תצוגה / מרחק מתצוגה). לעיתים נוח מאד לקבוע אותה על רוחב עמוד. כך Word יתאים אוטומטית את גודל המסמך המוצג לשטח האפשרי על המסך (יעיל במיוחד אם אתם נוהגים להשתמש בחלוניות העזר שבגירסת XP).