עובד IBM מספר: כך נגמלתי מדואר אלקטרוני

זוהי לרוב תכולתה של תיבת דואר אלקטרוני ממוצעת של עובד משרדי: הודעה נרגשת על מבצע נופש לעובדים בהילטון נווה פיסטוקים, חמישה כוכבים. מייל זועם לגורם אנונימי שגמר את החלב במקרר, חמש-שש תזכורות עצמיות למטלות כאלו או אחרות, עוד כמה מיילים מהבוס ו-2,723 הודעות ספאם. האם זה הכרחי?

כמו רבים מאיתנו, לואיס סוארז, עובד בסניף של IBM בספרד, מאס סופית בזרזיף המיילים האינסופי שזורם לתיבת הדואר האלקטרוני שלו. אבל התפקיד, אוונגליסט מחשוב חברתי באחת מענקיות התוכנה הגדולות בעולם - מחייב, וסוארז המשיך לכלות זמן משרד יקר בריקון תיבת המייל, עד שנשבר לו. הוא החליט להפסיק לבדוק את מיליון ואחת עדכוני התקדמות הפרוייקט והניוזלטרים שבתיבה שלו.

איך עושים צעד שכזה ומתנתקים מהמייל בלי לאבד קשר עם חברייך למשרד והממונים עלייך בסניף בארה"ב של החברה? סוארז מספר במאמר שפירסם ב-New York Times כי זכה לתמיכה של הנהלת החברה, בעיקר בזכות העובדה שהצליח להוכיח כי שיטת העבודה שלו יעילה יותר. סוארז מספר כי השיב על שאלות נפוצות באמצעות הבלוג שלו, וכך לא נאלץ לשלוח ולפרוורד את התשובה במייל לכמה עובדים בכל פעם שנשאלה.

את רוב התקשורת שלו עם שאר העובדים ביצע באמצעים מקוונים חליפיים, כמו תוכנות לשיתוף קבצים לצורך העברת מסמכי טקסט וקטעי וידאו, Wiki ו-Twitter לשליחת הודעות, בלוגים במערכת הפנימית של IBM המכונה Beehive (סוג של רשת חברתית סגורה בסגנון Facebook) ועדכוני RSS שהעבירו לו מידע רלוונטי לעבודתו במקום מיילים.

"תמיד אפשר להתקשר לאנשים אם יש לך משהו לומר להם", מזכיר סוארז את מה שעובד משרד מצוי נוטה לשכוח. "אם אתם עובדים באותה קומה, אפשר פשוט לקום מהכיסא ולגשת לאותו אדם כדי לדבר איתו".