רוצים להגדיל רווחים? עשו סדר במשרד

האם פעם חשבת כמה כסף "שרוף" יש לך בבית במזווה? מבצעים הם אחד האויבים הגדולים של הצרכן ש"אורבים" לנו בכל פינה, ממוצרי המזון ועד למוצרי הניקיון, מהקוסמטיקה ועד ההנהלה, לא תאמינו כמה דברים מיותרים אפשר למצוא בביתכם.

אחד הדברים החשובים הוא לא לצבור ולא לאגור, כמה פעמים הפסדתם קופון הנחה למוצר שרציתם כי לא מצאתם אותו או כי כשמצאתם אותו פג תוקפו? כמה פעמים פתחתם סוף סוף את הבושם או הקרם הנהדר זה שעוצר את הגיל וקניתם ב"מבצע" בדיוטי-פרי בנסיעה האחרונה לחו"ל ולא הבנתם מה קרה לריח או למה הקרם הפך לשתי שכבות של שומן ונוזל.

להתאים את הרגלי השימוש במשרד

גם בעסק דברים אלו מקבלים ביטוי כאשר במשרד נערמים קופסאות קפה, הרבה חלב עמיד והמון סוכר. כל אלה מצטברים לערימה של כסף שמתבזבזת ואפשר למנוע זאת בקלות על ידי סדר וארגון.

סידור המשרד וארגון המשרד מוביל לחיסכון בהוצאות והגדלת הרווחיות, לא תאמינו כמה זמן וכוח אדם תחסכו. יש להתאים את הרגלי השימוש וכמות השימוש, לשם כך צריך קודם כל ליצור סדר יום קבוע הכולל פגישה יומית בין המזכירה לבוס – יכול להיות בתחילת היום, באמצע היום או בסופו, תלוי בסדר היום של הבוס, פגישה שבועית בין כל אנשי המשרד אנשי מכירות וכו'.

יש להקציב זמן מוגדר וקבוע לכל פגישה שכזאת כשלכל פגישה יש פורמט קבוע. לדוגמא, דיווחי מכירות, בעיות, סוגיות, יעדים, משימות וכדומה. בסוף כל ישיבה יפורסם דו"ח עם משימות ואת הפגישה הבאה פותחים בכך שעוברים על הדו"ח הקודם, תוך בדיקה האם בוצעו כל המשימות. את הישיבה צריך לנהל אדם אחד.

יש לדבר "שפה אחידה" בין כל יושבי המשרד. כלומר, אם כל אחד מתייק תחת שמות שונים תיקיות שונות ואסוציאציות שונות, זה גורם לבלאגן. כאשר מישהו חולה למשל, אך אחד לא יודע איפה נמצא כל דבר? אפילו שם המסמכים צריך להיות תחת אותה חשיבה. כך, אם המזכירה חולה, זו שתבוא להחליף אותה לא תצטרך להטריד אותה כי הכל ברור ופשוט.

לכל עובד יש תיקיה משלו. בכל תיקיה יש נושאים כגון: לקוחות, ספקים, הצעות מחיר, הזמנות עבודה וכדומה. גם קלסרים חשוב שיהיו מסודרים ואחידים. למשל, במשרד עורכי דין בו עובדים כמה עורכי דין, אפשר להקצות לכל עורך דין צבע שונה לקלסר דבר שמאפשר זיהוי מהיר של מה שמחפשים. אפשרות נוספת - כל שנה מקבלת צבע שונה.

הנדסת אנוש וניהול מלאי

חשוב לבחון היכן יושבת המזכירה ובאילו מכשירים היא משתמשת ומי משתמש בהם יותר היא או הבוס. על פי בחינת הקריטריונים הללו נמקם את הפקס, המדפסת וכו'. ריצות בין מכשיר למכשיר, תוך כדי "נטישת" עמדת הטלפונים והכנסת הודעות למשיבון, מצריכה להחזיר טלפונים, דברים הגוזלים זמן יקר וכסף.

אם ישנן 2 מזכירות או יותר במשרד שאינן עובדות במקביל, יש לנהל מחברת מסודרת להעברת הודעות או לחילופין דו"ח אקסל יומי עם אפשרות למעקב, הערות, בקשות וכו'.

אם אין מידע מדויק על סחורה,רישום, מיקומה במדויק במחסן, ופג תוקף של המוצרים - קרוב לוודאי שתרכשו סחורה חדשה ותאבדו בדרך סחורה שלא ידעתם עלייה. ניהול רישום מלאי מדוייק, חוסך המון זמן בסוף השנה כשצריך לעשות ספירת מלאי.

איך אתם מזמינים קפה, תה וסוכר? בהזמנה קבועה? רע מאוד. הזמנות קבועות לא בכרח משקפות את המלאי והצורך האמיתיים של המשרד ולא פעם מוצאים 10 ק"ג סוכר, 5 קפה ו-3 קופסאות ענק של תה. תה שותים רק כשחולים, לא?

האם ניסיתם אי פעם לכמת את כל "הבזבוזים" הללו של "מלאי מת", ניירת שלא תויקה, מסמכים שהודפסו שוב ושוב ובדרך בזבזתם זמן, נייר, דיו? קלסרים אבודים ועבודות שנעשו מחדש וכל זה רק בגלל שאין סדר בעסק?

הכותבת היא מנכל"ית חברת 'סידורים' לסדר, ארגון והעברת דירה.