5 טיפים למעבד התמלילים Google Docs

מעבד התמלילים הכלול ב-Google docs, חבילת השירותים המקוונים המתחרה באופיס של מיקרוסופט, לא מושלם, אבל מסוגל לשמש תחליף מצוין למרבית המשתמשים, שצריכים פשוט לכתוב. אם נמאס לכם מאופיס הכבד והיקר ויש לכם חשבון בגוגל, הנה כמה טיפים שישכנעו אתכם לנסות את השירות:

התממשקות ל-Gmail - אם יש לכם תיבת מייל בשירות של גוגל וברצונכם להפוך התכתבות כלשהי למסמך, תוכלו לחסוך כשלושה קליקים באמצעות תוספת מ-Gmail Labs: לחצו על הבקבוקון הירוק בחלקו העליון של החלון וסמנו enable על האפשרות Create a Document (הראשונה ברשימה). כעת פתחו את ההודעה אותה תרצו להמיר למסמך ובצידו הימני של החלון לחצו על Create a Document.

עימוד - מעבד התמלילים של גוגל מאפשר להגדיר מראה עמוד מותאם אישית להדפסה. בתפריט File ביחרו ב-Print Settings ובחלונית שתיפתח תמצאו מספר משתנים: הדפסה אנכית או אופקית, גוגל הנייר, רוחב השוליים, האם והיכן לכלול את מספרי העמודים והאם להדפיס הערות המשולבות במסמך.

השוואת גירסאות - אחת התכונות הפופולריות ב-Word היא מעקב אחרי גירסאות, שמאפשר למספר אנשים לעבוד יחד על מסמך. המקבילה של גוגל היא היסטוריית עריכות (File - see revision history), שמאפשרת לצפות בכל השינויים שהתבצעו במסמך מאז נוצר על פי סדר כרונולוגי, להשוות בין גירסאות שונות ולבחור את זו המבוקשת במידה ונעשו עריכות לא רצויות. אם העריכה התבצעה על ידי יותר ממשתמש אחד - יסומנו השינויים בצבע אחר.

בדיקת איות - לבד מתרגום מובנה של מסמכים משפה לשפה, תכונה שבעברית מתגלה לא פעם כמשעשעת יותר ממועילה, מציע השירות אפשרות בדיקת איות מוצלחת למדי. על מנת להפעיל אותה, גשו לתפריט Tools והגדירו את העברית כשפה המבוקשת (Select language for spelling).

 לאחר שבחרתם בעברית גשו שוב ל-Tools ובחרו ב-Check speling. תוך מספר שניות, תלוי באורך המסמך, יסומנו מילים שגויות במרקר צהוב, ולחיצה עליהן תפתח חלונית קטנה ובה אפשרויות תיקון או הוספתה למילון המובנה בשירות.

שאלונים - בחלון הראשי של השירות לחצו על כפתור Create new ואז ביחרו ב-form. בחלון החדש שנפתח תוכלו לתת שם לשאלון ולמלא אותו בשאלות כאוות נפשכם (לחצו על Add item כדי להוסיף שאלות במבנה מסוים, מעבר עמוד או כותרת ביניים).

בנוסף, ניתן לבחור תבנית עיצובית לטופס, אחת מתוך כ-70 הזמינות בלחיצה על כפתור Theme. שימו לב שחלקן אינן תומכות בעברית או ביישור מימין לשמאל. לחיצה על כפתור More actions כוללת שתי אפשרויות נוספות: קבלת קוד להטמעת הטופס בבלוג או באתר שלכם ואפשרות לערוך את אישור מילוי הטופס שיוצג בפני המשיבים. על מנת לצפות בטופס כפי שייראו אותו המשיבים, לחצו על הקישור בתחתית העמוד. לצפיה בריכוז התשובות לחצו על See responses וביחרו באופן התצוגה הרצוי.