מבט ראשון: מי צריך את אופיס 2010?

יש אנשים שמאמינים שהכי חדש הוא תמיד הכי טוב: מכונית, טלפון סלולרי, מחשב או טלוויזיה חדשים מהניילון יהיו תמיד יותר מוצלחים, חזקים, חסכוניים ומהירים מהדגמים הישנים. מעברו השני של המתרס נמצאים אלה שמאמינים במבחן התוצאה - אם זה עדיין עובד אז סליחה, למה להחליף?

חבילת אופיס של מיקרוסופט, שיוצאת השבוע במהדורת ‭,2010‬ היא דוגמה מצוינת להתחבטות הזאת. הרי לשימושים הבסיסיים - כתיבת מסמך בוורד, הכנת מצגת, עבודה עם גיליון אקסל או ניהול תיבת דואר - אפשר להסתפק אפילו באופיס 2000 הוותיקה. אם החבילות הישנות של אופיס עדיין עושות את העבודה, למה צריך להחליף אותן?

במיקרוסופט מסבירים, כי בשנים האחרונות השתנו הרגלי השימוש שלנו בתכנים ובשירותים שונים. חלק מהשירותים הללו לא היו קיימים כשהושקה חבילת היישומים הקודמת ב‭.2007-‬ מקצתם היו, אך עדיין לא תפסו חלק משמעותי מזמן השימוש שלנו במחשב, כפי שקורה היום.

רגע לפני ההשקה לקחנו את חבילת היישומים החדשה לסיבוב כדי לבדוק מה בדיוק השתנה. אופיס 2010 תושק בעוד יומיים בישראל, כולל תמיכה בעברית, אבל הגרסה העברית המלאה (כלומר תרגום מלא של התפריטים ותצוגה מימין לשמאל) תוצע רק מ‭8-‬ ביולי. החברה הודיעה כבר במארס, כי מי שיקנה את אופיס 2007 יקבל שדרוג חינם לגרסה החדשה, ויוכל להוריד אותה מאתר מיקרוסופט ללא תשלום. בארץ תתמקד מיקרוסופט בשלוש גרסאות של החבילה: ‭Business Home and Student ,Home and‬ ו-Professional.

סדר באאוטלוק

אחד השינויים הבולטים בגרסה החדשה נמצא בתוכנת אאוטלוק, שלא זכתה לשדרוג בגרסת ‭.2007‬ אאוטלוק היא תוכנת הדואר שנמצאת כברירת מחדל בשימושם של עובדים רבים ומרכזת מידע שימושי רב, כולל יומני פגישות, מטלות וכו‭,'‬ שניתן לסנכרנם גם לטלפונים סלולריים.

בשנים האחרונות אנחנו מופצצים בכמויות הולכות וגדלות של מידע שמגיע מכמה מקורות: הודעות דואר, עדכונים מרשתות חברתיות, קישורים משירותים שונים ועוד. הגרסה החדשה של אאוטלוק עוזרת לרכז את המידע ולעשות סדר בכל הבלגן הזה.

לצד כל הודעת מייל (בתחתית חלונית הצפייה המוקדמת) תמצאו מעתה את "חלונית אנשים‭,"‬ שמציגה סיכום של כל המידע שהצטבר על האדם שאתו אתם מתכתבים, לבחירתכם: בחלונית יכולים להופיע כל המיילים הקודמים שקיבלתם ממנו והפגישות המשותפות שלכם (אם הן נקבעו דרך הזמנה בדואר האלקטרוני‭.(‬ אם אינכם זקוקים לכל המידע הזה, תוכלו לראות רק את הקבצים המצורפים שקיבלתם ממנו בעבר.

נוסף על כך, מיקרוסופט מכניסה אל תוך אותה חלונית גם מידע מרשתות חברתיות, באמצעות תוסף בשם ‭.Social Connector Outlook‬ מתכתבים במייל עם מישהו שהוא חבר שלכם ב‭?LinkedIn-‬ בחלונית תופיע תמונתו של איש הקשר ועדכוני הסטטוס שפירסם ברשת החברתית.

הרעיון מצוין אבל הביצוע קצת מסורבל: החיבור לרשתות החברתיות לא ממש מובנה בתוך אאוטלוק אלא זמין בתור יישומים נפרדים קטנים, שצריך להוריד מאתר מיקרוסופט עבור כל רשת חברתית. בזמן כתיבת שורות אלו זמינים רק שני יישומים כאלה, ל‭MySpace-‬ ול- ‭.LinkedIn‬ בהמשך יהיה גם חיבור לרשת Live של מיקרוסופט עצמה ולפייסבוק.

העיגול בוטל

גם רצועת הכלים הרחבה ה‭,Ribbon-‬ שמשתנה בהתאם לפעולה הנדרשת והוצגה לראשונה בחבילת אופיס ‭,2007‬ מגיעה בשעה טובה אל תוכנת הדואר האלקטרוני לאחר שעברה מתיחת פנים קלה.

ה‭Ribbon-‬ של הגירסה החדשה משופרת: בגירסת ‭,2007‬ למשל, בחרה מיקרוסופט להעלים את תפריט "קובץ" הישן והמוכר ולהחליף אותו בלחצן עגול, שמזכיר את לחצן "התחל" ב-Vista וב-WInsows ‭.7‬ נראה שהלקוחות לא עיכלו את השינוי ועכשיו החברה מחזירה עטרה ליושנה ואת תפריט "קובץ" למקומו. מצד שני, לחיצה עליו פותחת מעתה (בכל אחת מתוכנות אופיס) חלון חדש לחלוטין, שנקרא Backstage (מאחורי הקלעים‭:(‬ כאן תוכלו, כמו בעבר, לשמור קבצים, לפתוח מסמכים, להדפיס ועוד.

אבל החידוש הוא בעיצוב ובכמה תכונות נוספות. בחלון הזה תוכלו לראות תמונה מוקטנת של המסמך עליו אתם עובדים, לקרוא גרסאות קודמות של הקובץ שנוצרו בכל פעם שלחצתם על Ctrl ו‭,S-‬ לסרוק את סיכום הרשאות השימוש בקובץ (קריאה בלבד או עריכה‭,(‬ וגם לבחור בייתר קלות תבנית מוכנה מראש לקובץ חדש, מתוך תצוגה נוחה ומרהיבה של תבניות.

והכי חשוב - מהחלון הזה תוכלו גם לשמור קבצים ישירות אל ה"ענן‭,"‬ כלומר לאיחסון באינטרנט - מיקרוסופט הוסיפה לאופיס 2010 אפשרות לשמור מסמכים ישירות ב‭,SkyDrive-‬ כונן הרשת החינמי שלה, שמקבל כל מנוי בשירותי Live ומציע לכל אחד שטח אחסון ברשת בנפח של 25 ג'יגה-בייט ללא תשלום. בחר ב"שמור ושלח‭,"‬ ואח"כ ב"שמור באינטרנט" - והקובץ מגובה מעתה אי-שם בסייברספייס.

תגובה מאוחרת

כאן נמצא חידוש נוסף ומשמעותי במיוחד בתולדות מיקרוסופט, אפילו מהפיכה: לאחר שנים של הבטחות משיקה החברה את אופיס גם כשירות רשת. זוכרים את הקובץ ששמרתם בפיסקה הקודמת ישירות לרשת? עכשיו תוכלו להיכנס מכל מחשב המחובר לאינטרנט אל כונן ה‭SkyDrive-‬ שלכם ולהמשיך את עריכת הקובץ בתוך דפדפן האינטרנט, בלי צורך בתוכנת אופיס כלשהי.

אפשר גם ליצור קבצים חדשים באתר – מסמך וורד, גיליון אקסל, חוברת OneNote או מצגת ‭,Point Power‬ ולהזמין חברים או שותפים לעבודה כעורכים-שותפים לקובץ.

מדובר בתגובה מאוחרת לשירות המתחרה ‭,Google Docs‬ ולשירותי רשת נוספים שצצו בשנים האחרונות. מיקרוסופט מציעה כאן גרסה רזה ובסיסית של אופיס בחינם לכל מי שמחובר אל אחד משירותי Live שלה - מסנג'ר והוטמייל, למשל. עיצוב הממשק זהה לזה של גרסת 2010 וגם כאן התפריטים עברו גיור, אבל היכולות חלקיות כמובן - אין כאן את כל האפשרויות של החבילה שמותקנת במחשב, וגם לא את הזריזות ומהירות התגובה שהיא מציעה. בכל זאת, הרי במיקרוסופט עדיין רוצים להרוויח מהמכירות של אופיס.

שירות הרשת היה זמין באופן חלקי בחודשים האחרונים, ללא אפשרות לעריכת קבצי וורד, למשל, והושק לאחרונה גם כשירות משותף עם פייסבוק, באתר ‭.Docs.com‬ בשבוע שעבר הושק השירות רשמית ונפתח לכל בעלי ‭Live ID‬ וההתרשמות הראשונית היא שמדובר בשירות מוצלח. הסרגל המוכר של אופיס מופיע גם כאן, אבל בגרסה חלקית, מאחר שלא כל התכונות זמינות.

לשדר את המצגת

גם תוכנת המצגות הפופולרית PowerPoint עברה מקצה שיפורים לקראת גרסת ‭.2010‬ בגרסה החדשה אפשר לשלב בקלות גם סרטוני וידיאו כחלק בלתי נפרד מהמצגת. התוכנה כוללת כלים לעריכת וידיאו: אפשר לחתוך את הסרטון ולקבוע מאיזה נקודה בדיוק להתחיל אותו ומתי לסיים. נוסף על כך, תוכלו לשנות את הדרך בה מוצג הסרטון, באופן דומה לזה שמציעים הכלים לעריכת התמונה: אפשר לשנות את הצבעים בקליפ, לחתוך את מסך הווידיאו לצורות ומסגרות שונות, להוסיף אפקטים ועוד.

2010 כוללת גם מנגנון לשידור מצגות מרחוק. מדובר בכלי שבעזרתו תוכלו להעביר את המצגת ב"שידור חי‭,"‬ בזמן-אמת, אל כל אדם בכל מקום. כדי לשדר תצטרכו חיבור לשירות Live של מיקרוסופט. התוכנה תציג בפניכם קישור לשיתוף המצגת, שאותו תוכלו לשלוח בדואר לעד 250 איש, גם אם הם לא משתמשים בשירות Live או בחבילת אופיס. מי שיפתח את ההזמנה יצטרף לשידור המצגת שיתבצע בשליטתכם המלאה. העברתם שקף? הוא יתחלף גם אצל כל מי שצופה בשידור.

חזרתם לאחור? כך יקרה גם אצל הצופים. ברגע שתסיימו את המצגת, היא תיעלם ממסכי הצופים: גם אם הקישור עדיין נמצא בתיבת הדואר שלהם הוא יוביל אל עמוד ריק.

שיפור נוסף שנמצא בכל היישומים בחבילת אופיס הוא במנגנון החיפוש. בעבר פעולת החיפוש הקפיצה חלון קטן, שבו הקלדנו מילה ולחצנו שוב ושוב כדי להגיע לטקסט המסוים שחיפשנו. באופיס 2010 החיפוש מופיע בחלון צדדי, לצד המסמך, והתוצאות מתחילות להופיע כבר תוך כדי ההקלדה. מילת החיפוש מודגשת באופן אוטומטי בכל המקומות שבהם היא מופיעה. בחלון הצדדי, תחת הכותרת "ניווט‭,"‬ מופיעים תקצירי הפסקאות שבהן מופיעה המילה שחיפשתם ולחיצה על כל פסקה תקפיץ אתכם לקטע הרלוונטי.

אז כדאי לשדרג?

החידושים שמוצגים כאן הם רק הבולטים ביותר, והחבילה החדשה כוללת עוד עשרות שיפורים ושדרוגים. אז האם הכי חדש הוא באמת הכי טוב? לא בכל המקרים, אבל אופיס 2010 כוללת שיפורים משמעותיים לעומת החבילות הקודמות, שעבור משתמשים רבים די אפילו בחלק מהם כדי להצדיק שדרוג.

כך, למשל, השדרוג של אאוטלוק לבדו מספק כלים מצוינים, ובעיקר "חלונית האנשים" והחיבור לרשתות חברתיות - אף שקיימות היום תוכנות ש"מתלבשות" על האאוטלוק ועושות עבודה דומה. גם וורד, ‭Power Point‬ ואקסל כוללים חידושים שעוזרים לעבודה עם חבילת היישומים.

בסופו של דבר, התשובה תלויה ברמת השימוש שלכם באופיס: אם אתם משתמשים "קלים" או מזדמנים, סביר להניח שהחבילות הישנות יספיקו לכם. משתמשים אינטנסיביים יותר, שמעורים ונוטלים חלק בעולמה המשתנה של האינטרנט, ירגישו בהבדל משמעותי.