מרוץ נגד הזמן בעבודה? יש פתרונות

• מה מתרחש בשוק העבודה? קרא בקריירה
  

ניהול זמן נתפס כנושא "ניהולי" שחוק שאין הרבה מה לחדש בו. אתם בטח חושבים לעצמכם, לכולנו יש יומן, שעון, ולו"ז - אז מה הבעיה? מתברר שלרבים וטובים הכלים האלו לא ממש מסייעים לבצע את המשימות בזמן שהקצו להם. לארגון, בזבוז זמן עולה בכסף, לעובדים ומנהלים הוא עולה בזמן ובתחושת אכזבה ואף כישלון. יש מה לעשות.

מה שעלינו לחפש, כמנהלים ועובדים, הם כלים מעשיים וקלים הניתנים להטמעה בזמן קצר. כך נאפשר ניהול יעיל של פרוייקטים ותהליכים - מתחילתם ועד סופם, במקום לסחוב אותם עד ולבטל את התועלת מהם.

 רוצים דוגמה? קחו למשל את הרכבת הקלה בגוש דן: לוחות זמנים שגויים שלא  לקחו בחשבון גורמים מעכבים, קשיי תפעול ופוליטיקה מעלה אפשרות סבירה מאוד שלא נראה את הרכבת בזמן חיינו. נשמע מוגזם? לא אם תזכרו שבן גוריון היה הראשון שחתם על הסכם לבניית הרכבת התחתית בת"א.

הכלים שיסייעו לכם

ובכל זאת, הבנה בצורך בניהול זמן יעיל לא תקדם אף אחד מבלי ההבנה ויכולת שימוש בכלים שיאפשרו לכולנו גם לתכנן וגם לבצע . הנה המרכזיים שבהם: 

• תיעדוף משימות. קבעו מידת חשיבות לכל משימה בעיקר יש לכם הרבה משימות על הפרק. משימות פחות חשובות דחו, אך תעדו, כך שלא יפרחו מזכרונכם. משימות דחופות בצעו מיידית תוך קביעת לוח זמנים מוגדר להתחלה וסוף
  

• תיעוד. תיעוד פרויקטים, פגישות ומשימות יאפשר שליטה ויימנע מכולנו "לברוח" לתחומים בהם אנו מרגישים נוח יותר. מה הכוונה? קחו לדוגמה את תחום הבנקאות. בנקאים נוטים לפנות זמן לשוטף ולדחות משימות הקשורות בתחום המכירות - אליו הם פחות "מתחברים". כאשר הבנקאי מתעד ורושם את המשימות והביצוע – הוא אינו יכול להתחמק מלפנות זמן לניהול וביצוע משימות אלו.
  

• לרשום ה-כ-ל - זמני הפסקות, שיחות, דיונים הם זמן שאינכם יכול לנצל לדברים אחרים, עליך להיות מודע אליהם.
  

• בחרו את המדיה הכי פחות "בזבזנית". חלק מהמשימות מאפשרות שימוש במדיות נוספות כגון טלפון, מייל. השתמשו בהם בתבונה. לדוגמה, שיחת משוב עם עובד אודות פרויקט יכולה להתקיים במייל, או בטלפון בדרך הבייתה.
  

• האצילו סמכויות. הרבה עובדים מעוניינים לשכפל את עצמם, כך ב-א-מ-ת נוכל לדאוג שהמשימה תתבצע על הצד הטוב ביותר. אבל אל תהיו בטוחים כל כך. ייתכן מאד כי אחרים יעשו טוב מאיתנו. מה שדווקא כן בטוח הוא שהאצלה תפנה לנו זמן. כמובן כי האצלה אין פירושה "זריקת אחריות". יש לוודא ביצוע מול יעד מוגד, לסייע ולתת משוב בונה.
  בחן את עצמך:

  האם אתה מנצל את זמן העבודה לעניינים אישיים?

  בחן את עצמך

  האם במקום לעבוד אתה משוטט באינטרנט, מקשקש במסדרונות, מדבר בטלפון עם החברים והמשפחה, עושה סידורים אישיים, וגורם לבוס לשלם על עיסוקיך שלך? ענה על השאלות וגלה

  האם אתה מנצל את זמן העבודה לעניינים אישיים?
  
  

• תהיו אסרטיביים עם הזמן. הרבה מנהלים מוצאים עצמם עורכים שיחות במסדרון ומקדישים זמן רב מדי להתרועעות עם העובדים ואף לשיחות מקצועיות 'על הדרך'. זהו בזבוז זמן ומשאבים. ברכת שלום היא כמובן חיובית, אך פתרון בעיות יש לבצע בהליך מסודר.
  

• רשמתם פגישה ביומן? הוסיפו זמן למרווח טעות. כל פגישה ביומן – ייצרו לה מסגרת זמן של +- 15 דקות המאפשרות להתמודד טוב יותר עם עיכובים (כגון פקק תנועה, הרצון לחטוף משהו לאכול וכיו"ב).
  

• מתי כדאי? זהו באילו שעות ביום אתם יותר פעילים ואפקטיביים. אם בבוקר- סגרו את הדלת ובצעו משימות חשובות. אם בערב – התנהלו בהתאם בשעות הערב.
  

• עבדו עם יומן – ידני, אלקטרוני – לא חשוב איזה, העיקר שכל דבר יהיה מתועד ומנוהל. רכזו משימות דומות באותו זמן. לדוגמה, טלפונים, תיוק, ישיבות. כך גם עדיף לקיים שתי ישיבות ברצף (לא יותר) מאשר להגיע במיוחד לישיבה אחת כל יום במשך יומיים.
  

• ולא לשכוח לפנות זמן לחופשות ולעצמכם. זה לא מותרות, זמן זה נועד להטעין מצברים ומאפשר להמשיך באותו מרץ במהלך כל השנה. אל תזלזלו בחופשה ככלי ניהולי לניהול זמן, אנרגיה ומוטיבציה.
  

הכותב הוא מומחה אסטרטגי-שיווקי ומנכ"ל משותף בחברת Profit לייעוץ שיווקי וקידום מכירות.