100,000 ישיבות נערכות מדי יום. על מה ולמה?

גם כרגע, בשעה שאתם קוראים כתבה זו, מתרחשות ישיבות שקובעות את גורל כולנו. ישיבות מתרחשות מדי יום - הערכות שונות מדברות על מעל 100,000 ישיבות שנערכות מדי יום בישראל בלבד, חלקן בעלות השפעה מכרעת על חיינו ועתידנו.

• רוצה להצליח? שחה עם כרישים
• הישראלי הממוצע חי לפחות כמו מיליונר אמריקני
  

רבים נאנחים רק לשמע המילה "ישיבה" ומבינים שהם הולכים לבטל זמנם לריק בישיבה נוספת, חסרת תכלית. מצד שני, ישיבות רבות שהיה חשוב שיתקיימו, אינן מתקיימות.

מאחר שהעולם לא נוצר על אי בודד ואיננו פועלים לבדנו, הישיבות חייבות להתבצע כדי לתקשר ולאשר נושאים שעל הפרק. לכן, בין אם נודה בכך או לאו, ישיבות הן דרך יעילה וחשובה לקידומם של נושאים רבים. הקבוצה יכולה וצריכה לעודד אפשרויות ופתרונות שהיחיד לא היה מגיע אליהם לבד, ללמד זוויות חשיבה שונות לנושא ולחלוק מידע שרלבנטי וחשוב.

ישיבות אינן מתרחשות רק בארגונים - ישיבה היא התכנסות של 3 אנשים ומעלה לשם קידום או פיתוח נושא מסוים. באם נביט נכוחה, אנו חברה שסובבת סביב ישיבות - אם זה בנושא חינוך – אסיפות הורים, אסיפות מקצועיות וכיוב', ועד בית, מועדוני ספורט, מועדונים חברתיים, וכמובן במקום העבודה.

למרות זאת, לנושא של ניהול ישיבות והשתתפות אפקטיבית בישיבות, לא מושם דגש משמעותי ופעמים רבות מצפים שאנשים "פשוט ידעו" כיצד לנהל ישיבה. ישיבה הינה כלי ניהולי ושיווקי חשוב - הן למנהל והן למשתתפים. ניהול נכון של ישיבות ישפר את יעילות הארגון ויביא לתוצאות טובות יותר. להבדיל, ניהול גרוע של ישיבות יביא לבזבוז זמן, לפגיעה ביחסים בין המשתתפים ולמעשה לפגיעה בארגון עצמו.

למעשה, אנו מקדישים במהלך חיינו אלפי שעות להשתתפות בישיבות ולכן חשוב שנלמד מספר דברים כדי להגיע להישגים טובים יותר ולבהירות משמעותית יותר לגבי המסרים שאנו מעבירים בעת השתתפותנו בישיבה.

עמיקם כהן, מקימה של חברת פרטנר, מדבר בספרו "בגלל שההר שם", על נושא ניהול הישיבות ועל הציפיות שלו מעובדיו- "היה לי ברור שזה לא פשוט להתנגד לדעותיי, אך ציפיתי מאנשי שלא יחששו לומר את אשר על לבם, גם כשהדברים שהשמיעו לא נעמו לי".- ע' 63.

כאשר ליד שולחן הישיבות הכל "שקט ופסטורלי" והמנהל שומע רק את מה שהוא רוצה לשמוע, זהו הזמן לעשות בדק בית. כאשר מנהל שומע ש"הכל טוב", עליו לזוז בחוסר נוחות בכסא, משום שבחברה שרוצה להשתפר ולהתפתח, לא ייתכן ש"הכל טוב".

בראיון שנערך ב"ידיעות אחרונות", במוסף לשבת, יום 2.9.11 עם מפקד שייטת הצוללות בחיל הים,אל"מ עודד, הוא מספר על תפקידו כמפקד, מול צוות שנמצא עימו כל הזמן בצוללת- "דווקא בגלל שמפקד צוללת פועל בעצמאות מלאה-לעיתים מנותק לחלוטין מכל קשר עם הממונים עליו- צריך שיהיה לו כל המידע וכל הראייה הרחבה על המשימה, כדי שיוכל לקבל את ההחלטות הנכונות. גם אנשי הצוות חייבים להכיר את המשימה, אם כי יש לפעמים משימות מסויימות ...שרק מפקד הצוללת נחשף אליהן". ..."מסוכן מאד אם נוצר מצב שהקצינים לא יכולים להתמודד עם מפקד הצוללת, להעיר לו, לתקן אותו. ..מתחייבות כאן פתיחות ואווירה שמעודדות את הקצינים והנגדים לייצר עוד ועוד ידע שייתן למפקד לקבל את ההחלטות הנכונות. וכאן אני חוזר לעניין האגו. הסמכותיות נרכשת כתוצאה מהרמה המקצועית, מהבגרות, מהניסיון. כך מייצרים מודל של צוות שמסוגל לפעול עצמאית, בחשאיות מלאה, במקומות רחוקים".

בזמן ישיבה, הן כמשתתף וכמובן כמנהל, כדאי לדעת מספר נושאים בעלי חשיבות:

1. כאשר המשתתפים בישיבה יודעים שמצופה מהם לחלוק מידע יותר מאשר רק להרים אצבע ולהצביע, הם יחלקו מידע רב יותר בישיבה.

2. למקום בו אתם יושבים יש חשיבות רבה - בראש השולחן או מולו, באיזה צד, מי יושב לידכם או האם יש כיסאות ריקים סמוכים אליכם.  באם אתם יושבים בצד שבו יושבים יותר מחליטנים בארגון, או להבדיל בצד של "הזוטרים"- יש לכך הצהרת כוונות על המעמד שלכם בארגון. לאיזה צד אתם חושבים שאתם שייכים?

3. כאשר אנשים מסוימים נוטים לשבת תמיד יחד, או מבודדים עצמם על ידי השארת מקום ריק, כדאי להציע ולשנות את סדר הישיבה. זאת כדי להימנע מקבוצות משנה בתוך הישיבה.

4. היפטרו מכיסאות ריקים בין האנשים. כיסא ריק מסמל הרבה יותר ממה שנדמה. כאשר אתם נותנים לאנשים לשבת בסמיכות, ללא כיסאות ריקים ביניהם, נוצרת תחושת "ביחד" והדברים עולים בסבירות גבוהה יותר. כסא ריק מסמל דליפה של אנרגיה בין אנשים וקשה יותר להוביל קבוצה כזו לתוצאות.

5. היו ערים לתנאים הפיזיים מכיוון שגם הם מאד משפיעים על התנהלות הישיבה ועל האנרגיה שאתם רוצים לייצר. חדר קטן ומחניק, או להבדיל אולם גדול מדי ומקפיא, לכל אלו יש השפעה על קבלת ההחלטות בעת ישיבה.

6. הכוח האמיתי של החלטה נכונה מצוי אצל כל החברים - כמו חלק חסר בפאזל, לא משנה מה גודלו של החלק, בלעדיו התמונה לא שלמה. לכן, כמשתתפים וכמובן כמנהלים, עלינו לשאוף לכך שרבים ככל הניתן ישמיעו את קולם ויחלקו מידע שסמוי מהעין. הכוח של ההעדר חזק הרבה יותר מהכוח של הנוכח, ומידע חסר הוא מידע משמעותי מאד. לכן, ישיבה טובה וניהול טוב, יעודדו את המשתתפים לחלוק במידע ולא רק להצביע בהתאם לרוח המנשבת בחדר, לקונצנזוס שמשדרת הקבוצה. 

הכותבת היא מנכ"ל התמרה - תהליכים בעיצוב חיים. ניתן לפנות אליה בדוא"ל