בואו נדבר על זה: לקיים שיחת משוב - ולשרוד

חודש דצמבר הוא חודש שיחות המשוב וסיכומי שנה לעובדים. אם אתה מנהל בארגון, בטוח שבימים אלו אתה עסוק בנושא. כמו בכל שנה, אתה עומד להקדיש שעות רבות לסיכום שנה עם כל עובד. העובדים, בדיוק כמוך, היו מעדיפים לדלג על השבוע הזה, אבל אין לכם יכולת בחירה, זו חובה המעוגנת בספר הנהלים של הארגון שעליך לבצע.

• כיצד לשמור על האנשים ששומרים לך על הביזנס?
• חמישה מכשולים נפוצים בדרך לעבודה החדשה
• אני מחפף בקצוות?! בוס, אבל נתת מחמאות
  

אתה לא לבד. מיליוני עובדים ומנהלים בשוק העבודה בישראל יעברו החודש שיחות משוב. רובם לחוצים, חוששים, ולעתים מתייסרים, כי רוב המנהלים ורוב העובדים לא מודעים למשמעות, לחשיבות, ובעיקר לפוטנציאל העצום הגלום בשיחות המשוב.

שיחות קלות, ושיחות מלחיצות

עם חלק מהעובדים יהיה לך קל לנהל את שיחת המשוב. הם עובדים טובים, עמדו ביעדים השנתיים, מנהלים תקשורת טובה עם הצוות ולא מאלצים אותך להשקיע בהם אנרגיה רבה במהלך השנה.

אבל עם החלק האחר צפויה בעיה. השיחות עם עובדים, שגם בשגרה גורמים לך כאב ראש לא קטן ושואבים ממך אנרגיה רבה בניהול השוטף, הן השיחות מהן אתה הכי חושש.

מה המטרה ומהם הרווחים משיחות המשוב?

מטרת העל של שיחות המשוב היא העצמת העובדים. באמצעות המשוב והשיחה שתקיימו, באווירה חיובית מטפחת ומשתפת, העובד יוכל לשפר התנהלות, ביצועים ותוצאות. לכן, בדיעבד, משוב טוב ב-2011 יאפשר לשניכם לגלות בשיחת המשוב הבאה בדצמבר 2012 שהעובד שיפר ביצועים ותפוקות, וגם ששביעות הרצון הכללית ממנו עלתה בצורה משמעותית.

כמנהל, חשוב שתשקף לעובד שלך את הישגיו באופן איכותי וכמותי, ועל פי פרמטרים שיהיו ידועים וברורים לשניכם. חשוב שהמשוב לא יהיה מבוסס על דעתך האישית, אלא על מידע מדויק ויגרום לעובד לרצות להקשיב ולהרוויח מהשיחה. לשם כך יהיה עליך להתמקד בתחילת השיחה בהיבטים החיוביים שלו ושל עבודתו, כדי שלא ירגיש מאוים ולא ייכנס לקיפאון.

בשלב שני, תדברו בעדינות על קשייו, בהיבט ארגוני, ניהולי, מקצועי וחברתי, ובסוף, גם תבחנו מה כדאי לו לשנות.

מעבר לבחינת הפעילות, זו הזדמנות שלך כמנהל ונציג הארגון, לחזק את ההרגשה של העובד, שהארגון ואתה נמצאים שם בשבילו.

כשם שכל נייר עמדה וכל תיאוריה כדאי לתרגם למעשים, כך גם לגבי משוב, חשוב שתגדיר בשיתוף העובד את הכלים שיסייעו לו לשפר את פעילותו כדי שיוכל ליישם את המלצות המשוב שלך.

איך תנהל בפועל שיחת משוב מקצועית?  

• ראשית חוכמה, תכיר טוב את מודל ש.ש.ש: שימור, שיפור, שינוי. חשוב, שגם העובד שלך יכיר את המודל לפחות כמוך, שכן, משוב מקצועי הוא דיאלוג בין שניים. כל שיחה תתחיל מסקירת הדברים הראויים לשימור אצל העובד, תמשיך בהתייחסות לדברים הראויים לשיפור ותסיים בראוי לשינוי.

• משוב הוא הזדמנות להעמקת קשרים וחיזוק מחויבות של שני הצדדים.

• שני הצדדים צריכים להתכונן באמצעות מסמך מקדים לשיחת המשוב.

• שיחת משוב נכונה מתחילה, מנוהלת ומסתיימת באווירה טובה, רגועה וחיובית.

• שיחת משוב אינה דו-

קרב, עימות, או הזדמנות לסגירת חשבונות, אלא מפגש שמטרתו זיהוי צרכים וגיבוש מענים ופתרונות לצרכים.

משוב לסיכום שנה הוא הזדמנות להעצים, לחזק ולהצמיח את העובד. ההזדמנות הזו נופלת לידיך כמנהל רק פעם בשנה, אל תחמיץ אותה. הכן עצמך לקראת השיחה, אסוף נתונים מדויקים על פעילות העובד, ארגן סביבה נעימה ומאפשרת לשיחה, ארגן לעצמך חשיבה וגישה חיוביות כלפי העובד, במיוחד אם הוא שייך לקטגוריית העובדים אותם אתה מתקשה לנהל במהלך השנה.

פתח את השיחה בהצגת ההיבטים החיוביים, חזור על מנטרת העל- "כמנהל, אני רוצה לעשות הכול כדי לאפשר לך לשפר, לייעל ולהשיג תוצאות טובות יותר", זכור לשאול והקפד להקשיב בתשומת לב לדברי העובד, ואני מבטיחה לך, על בסיס שלושה עשורים של ניסיון בייעוץ לארגונים, שבמאמץ מזערי, תצליח להפוך את שיחת המשוב השנתית ממשימה מעיקה למשימה מהנה, מקדמת ומשפרת - אותך, את העובדים ואת התפוקות.

הכותבת היא מנכ"ל STS , יועצת אסטרטגית למצוינות אישית וניהולית