איך להצליח בתפקיד ניהולי חדש?

מזל טוב, קיבלת קידום! אם אתה נמנה על בני המזל, הפכת מעובד למנהל, ממנהל זוטר לבכיר, או מסמנכ"ל למנכ"ל. המנהל הבכיר מצפה ממך להיות טוב לפחות ורצוי יותר מקודמך, וגם אתה בא עם מערך ציפיות משלך.

• תנו לי לעבוד ועזבו אותי משיווק עצמי. האמנם?
  

מה עושים עם הירושה?

קודמך השאיר בלגן? אולי דווקא מחלקה לתפארת עם מורשת מכובדת? צוות מגובש להפליא שעדיין נאמן לו? או אולי מחלקה מפוררת?, תרבות של שיתוף פעולה ועבודת צוות או תרבות מאופיינת באינטריגות ומאבקים על בסיס יומי?, בכל מקרה, יש לך 90 ימי חסד, כך על פי מייקל ווטקינס, מרצה לשעבר בהווארד ביזנס סקול וב-INSEAD, בספרו "90 הימים הראשונים". בפועל, מנהלים רבים מגלים שעומדים לרשותם הרבה פחות ימי חסד. כדי להצליח בתפקיד החדש, יהא עליך לבצע מספר פעולות, שביצוען המדוייק יסלול את דרכך להצלחה בתפקיד.

5 הפעולות שיגדילו את סיכוייך להצליח

"מהי הפעולה הראשונה שתעשו בתפקיד החדש", אני תמיד שואלת מנהלים בכל תוכנית פיתוח מנהלים, ולרוב, התשובה היא - "אשב ואכתוב את האג'נדה שלי ואכנס את הצוות כדי לספר להם מי אני...", וזו טעות, לעתים, בדיעבד מתבררת כטעות קריטית.

כדי לבצע כניסה חלקה לתפקיד, לא לעורר אנטגוניזם בגלל אג'נדה, חזון וערכים חדשים שלך, שעלולים להתפרש כמו הנחתות, בעיני עובדים שעדיין לא התאוששו ולא הפנימו את אלו שהתווה קודמך, ווטקינס מציע לך סדרה של חמישה מפגשים עם המנהל הבכיר. בשלב ראשון, תיפגש עם הדרג שמעליך, בשלב שני, תכנס את הצוות. ראשית חוכמה, גייס את הממונה עליך לצידך באמצעות מתן כבוד, התייחסות ופעולה פשוטה, שכל מנהל יכול לבצע - תקשיב לדבריו.

קבעו לכם ביומן מראש, מועדים לחמישה מפגשים רציפים, אחת לשבוע

• מפגש 1 - מצב המחלקה שלך: רגע לפני שאתה מתמקד בך ובתקשורת שלך עם העובדים, כדאי שתיכנס לחדרו של המנהל הבכיר, ותנסה לדלות ממנו את מירב המידע לגבי שלושה דברים משמעותיים להצלחה שלך: מצבה הכלכלי של המחלקה או היחידה שלך, מיצובה בארגון ומצב העובדים בה.

• מפגש 2 - תאום ציפיות: אתם מעמיקים את הקשר ביניכם, מהמקרו - השיחה אודות ארגון והמחלקה, אתם עוברים לפסים קצת יותר אישיים. מהמפגש השני אתה אמור לצאת כשאתה יודע מהן ציפיות המנהל הבכיר ממך ומהמחלקה: מטרות, יעדים, איכותיים וכמותיים, לטווח קצר ולטווח ארוך.

• מפגש 3 - מיסוד נהלי תקשורת: בשורה תחתונה, מאחר שכל פעילות ארגונית ועסקית מבוססת על אנשים, לכן, חשוב שתכיר את הסגנון הניהולי שלו, כי הוא הבוס, וחשוב שהוא יכיר את הסגנון הניהולי שלך. כדי שתוכלו לשלב כוחות ולעבוד יחד בהצלחה, כדאי שתמצאו את נקודות המפגש בין סגנונות הניהול של שניכם, וברור, כי מאחר שהוא הבוס, אתה, תצטרך להתאמץ לבצע ויתורים ואדפטציות הרבה יותר ממנו.

במפגש השלישי, חיוני לדון בנושאים קריטיים כגון: רמת המעורבות שלו בתהליכים - זו שהוא רואה נגד עיניו וזו שאתה היית רוצה, בנהלי קבלת החלטות - פיננסיות, פרסונאליות ואחרות, וכמו כן, תדונו בסוגיית ערוצי התקשורת המועדפים עליו. כל מנהל וערוץ התקשורת החביב עליו, היכרתי מנהלים שהעדיפו אי מייל מקולגה, גם אם זה ישב בחדר הסמוך אליהם וקיר דקיק משותף חצץ בין החדרים. ואחרים, שמעדיפים שיחת טלפון או שיחת מסדרון בה בשניה הם סוגרים החלטות וקצוות.

• פגישה 4 - הסוגיה הכואבת - הקצאת משאבים: מאחר שכל תוכנית - תוכנית עבודה, תוכנית שיווק, תוכנית הדרכה או תוכנית תקשורת שיווקית מחייבת משאבים, זו הפגישה, אולי הכי מורכבת מבין החמש. הואיל ועמידה ביעדים מצריכה משאבים, חיוני שתדע האם אלו שמעמיד הארגון לרשותך, עומדים בהלימה עם היעדים שהציב למחלקה שבראשותך.

• פגישה 5 - אתה הכוכב- תכנון כיווני הצמיחה: זוכר, שכמנהל רצית לפתוח את הפעילות בתפקיד החדש בהתייחסות לאג'נדה שלך?, ובכן, עכשו הגענו לשלב הזה. מהדיון ברמת המקרו במפגש הראשון אודות הארגון והמחלקה עברנו, בצעדים מדודים, לשיחת המיקרו- האישית, הכי פרטית שתהיה לכם. בשיחה תדונו במסלול ובצירי ההתפתחות האישיים- מקצועיים- ניהוליים שלך ושל המחלקה. מאחר ומטרתו של כל מנהל היא להיות מחר יותר ממה שהוא היום, יש לתכנן את מסלולי הצמיחה, הצרכים והעזרים, כולל תהליכי ייעוץ ארגוני ואסטרטגי, אימון והדרכות באמצעותם, תוכל בשיתוף הצוות, לספק את "הסחורה" ולהצעיד את המחלקה לצמיחה ושיפור מתמיד.

אם "נזרקת" לתפקיד חדש ולא הוצגה בפניך תוכנית חונכות אישית - ניהולית - ומקצועית, האחריות לבנות מסלול כניסה נכון שלך לתפקיד היא עליך ובידיך. קבע 5 פגישות עם המנהל הבכיר בטרם תציג את משנתך בפני הצוות: תאמו ציפיות, הגדירו מטרות ויעדים, נהלי תקשורת ומשאבים חיוניים להשגת המטרה המשותפת, ואתה בנתיב הנכון להצלחה בתפקיד.

הכותבת היא מנכ"ל STS , יועצת אסטרטגית למצוינות אישית וניהולית