הזיזו לי את הניירת: תירוצי העובדים נגד התייעלות

העולם נע קדימה בעיקר בזכות התקדמות טכנולוגית, שמבוססת על היכולת לפתח, להשתמש, ולשמר מידע. עובדה זו נכונה גם לגבי ארגונים עסקיים, וזה מבוסס על היגיון פשוט: בכל פעם שאנו חוזרים על פעולה – אפשר לעשות אותה טוב יותר בזכות המידע שנצבר בפעם שעברה. לכן ארגונים תלויים במידה רבה ביכולתם להתייעל ולהשתפר, וניהול מידע הוא מפתח משמעותי בדרך להצלחתם.

• 4 צעדים לגמילה מניירת מיותרת
• גם במקומות העבודה: קל לחסוך בהוצאות החשמל
• לכבות את המחשב - ולחסוך אלפי שקלים לעסקה
  

הטכנולוגיה של ניהול מסמכים עסקיים מספקת פתרונות אחסון, שימור הידע בארכיב דיגיטלי, גמישות והתאמה מדויקת לצרכי הארגון, ניהול הרשאות גישה לנתונים, אחזור מידע בלחיצת כפתור, שיתוף בנתונים, וגיבויים שמגנים על המידע מפני אסונות כגון: שריפה, שיטפון, או אובדן.

לאור כל היתרונות אפשר היה להניח שכאשר מנכ"ל חברה מבקש להטמיע מערכת ממוחשבת לניהול מסמכים, הוא יקבל שיתוף פעולה מלא מצד העובדים. אבל במציאות, במקרים רבים, ההפך הוא הנכון - השינוי נתפס כאיום ונתקל בהתנגדויות, עיכובים, ומשוכות. מסתבר שהפרידה מנייר היא קשה מנשוא.

(צילום: shutterstock)

זהה את העובד שיכשיל אותך

תהליך הפרידה מהנייר עלול להיות לא קל, אבל לטווח הארוך זה משתלם. אולם ניסיון ניהולי מצטבר מלמד שכדי ששינוי כה עמוק בדפוסי העבודה של ארגון יתבצע בהצלחה, חייבים לעשות פעולות הסברה, לגייס את הרצון הטוב של העובדים, להציג נתונים, ולרתום אותם למהפכה. שינוי צריך לנהל ולשווק - או במילים אחרות, אין ברירה אלא למכור את הרעיון.

כדי לעבור את התהליך בשלום, ניתן להגדיר בארגונים מספר טיפוסים של עובדים, שאם המנכ"ל ידע לזהות אותם יהיה לו קל יותר לצרף אותם לתהליך. מומלץ להסביר לכל אחד מהם מה הרווח האישי - עבורו, ומה הרווח העסקי – עבור הארגון בכללותו. בתהליך יעלו העובדים הרבה טיעונים, חששות, ושאלות שעליהן יש להשיב באופן מתאים:

המקובע: "ידע הוא כוח": העובד "המקובע" הוא מאגר מידע אנושי שאוהב לשמור את הנתונים כמו קלפים— "קרוב לחזה". יש דברים שרק הוא יודע ואף מחשב עם שיתוף קבצים לא ייקח ממנו את מעמדו, כי "אין עליו" וכולם יודעים שאי אפשר בלעדיו. אמנם הוא מרגיש קצת בודד ואף פעם לא מגלה שום דבר לחבר'ה בעבודה, אבל אין ספק שהבלעדיות על הידע משתלמת, לשיטתו.

למרות שהמקובע נשמע כמו מישהו שמבוצר לחלוטין בעמדתו, אל ייאוש - גם הוא יכול להיפתח לשינוי. כי בתוך תוכו, כל אדם שואף להיות חלק מקבוצה וממשהו שהוא יותר גדול ממנו. המשרד הדיגיטאלי הופך את המידע הארגוני לנחלת הכלל על ידי שיתוף קבצים, וכעת כל העובדים שותפים לאותו מאגר נתונים (לפי הרשאות גישה). כך יהפוך העובד לשחקן קבוצתי ויגאל מבדידותו.

הספקן: "אין כמו נייר": לעובד ה"ספקן" יש המון טיעוני נגד, הוא צופה שפע של בעיות ולא מאמין בטכנולוגיה,. כדבריו: "טכנולוגיה שמכטולוגיה - עובדה שאף האקר עוד לא פרץ לקלסר דרך הרשת" אכן טיעון נכון. מצד שני קיימות גם צרות פוטנציאליות אחרות כמו: שרפות, הצתות, וגניבות, שהעסק לא יתאושש מהן ללא מערכת גיבוי דיגיטלית.

הספקן גם מאוד אוהב לקחת פה ושם ניירת הביתה, מפני שכך הוא יכול לצאת הביתה בשעה סבירה. אבל כעת הוא לא בטוח איך המערכת החדשה תשפיע על איכות חייו. הוא אינו מודע לעובדה שמידע דיגיטלי זמין הרבה יותר. דרך כל חיבור אינטרנטי פשוט ניתן לגשת אליו מכל מקום, בכל זמן. לא צריך להישאר בעבודה על חשבון זמן איכות פרטי. אפשר לצאת בשעה סבירה, "לסגור פינות" בעבודה דרך האינטרנט, ולהשתחרר סוף סוף מ"כבלי הנייר".

השמרן: "מי הזיז את הנייר שלי?": העובד "השמרן" הוא בדרך כלל העובד הוותיק שנמצא בחברה שנים רבות. יש לו שיטות משלו לארגן את המידע העסקי וזה תמיד עבד מצוין. יתכן שהוא קרא בעבר שיום אחד מחשבים או רובוטים יעבדו במקום בני אדם, לכן הוא תוהה – האם הגיע תורו? האם מערכת ניהול מידע היא "המכונה" שתחליף אותו?

השמרן הוא זה שכל החבר'ה בעבודה אומרים עליו שהוא קצת "מאותגר טכנולוגית"... הוא לא הטמיע בהצלחה חידושים טכנולוגיים, ולכן נשאר קצת מאחור. ואם להיות כנים זה אפילו פוגם באיכות עבודתו. השמרן צריך לדעת שזו ההזדמנות הגדולה שלו להתקדם, לשלוט היטב על טכנולוגיה חדשה בעזרת הדרכה צמודה, ולהפסיק להיות מושא לבדיחות ליד הפקס או בפינת הקפה.

(צילום: shutterstock)

החשדן: "אנחנו כבר מנהלים ידע": העובד "החשדן" לא מאמין להבטחות. הוא חושב ש-ROI ("החזר על השקעה") הוא קשקוש של אנשי מכירות. הוא אוהב נתונים מדידים ואם לא ידברו איתו במספרים הוא יתבצר בעמדתו ויאמר: "לא תודה. אנחנו כבר מנהלים מידע מצוין עם נייר".

מכיוון שיעילותו של המשרד הדיגיטלי נמדדה מהיבטים רבים, ניתן לספק לו שפע של נתונים, למשל: 20% מזמן העבודה מתבזבז על חיפוש מידע, 7% מהמסמכים העסקיים הולכים לאיבוד, ו-3% מהמסמכים מתויקים בצורה שגויה. המסקנה היא שבמשרדים שאינם דיגיטליים מתבזבז המון זמן! במקום שהעובדים יבצעו את תפקידם (נטו), הם מבזבזים זמן יקר על טיפול בניירת. אבל עם מערכת ניהול מידע דיגיטלית, במקום להתעסק במנהלה, להקדיש מבצעים הרבה יותר משימות שהן באמת מקצועיות, ומכאן הדרך להצלחתו של העובד בתפקיד פתוחה.

החסכן: "מערכות מחשוב זה רק הוצאות": העובד "החסכן" מוטרד מהעלות של מערכת ממוחשבת חדשה. הוא שואל למה לבזבז כל כך הרבה כסף כאשר יש כלים חינמיים שעושים בדיוק את אותו הדבר? הוא לא מבין מה הערף המוסף של ההשקעה, מה "קפץ" על המנכ"ל, לאן יוביל "הבזבוז" את החברה, את משרתו, ואותו עצמו.

כאן חשוב להציג נתונים כספיים כגון: הידעת? עלות שימוש במשאבי נייר בשנה לכל 100 עובדים, מגיעה לסכום לא זניח של 200,000 שקל. מערכת ניהול מידע חוסכת לפחות 50% מסכום זה, ומאפשרת החזר על ההשקעה תוך פחות משנה. נכון שיש כל מיני אלתורים ופתרונות שלא עולים כסף אבל בסופו של דבר - הזול עולה ביוקר. בכך שהחסכן מצטרף למהפכה הוא עוזר לחברה לחסוך, להתייעל, ולצמוח - וכך הוא הופך לשותף מלא בהצלחתה.

הכותב הוא מנכ"ל חברת MPL העוסקת במערכות ניהול ואחזור מסמכים, וניהול משרד ללא נייר