ניהול שוטף של העסק: קחו כמה טיפים

ניהול נכון של העסק דורש תשומת לב וגישה נבונה. מהלך מוטעה עלול להביא תוך זמן קצר להדרדרות קריטית. קחו כמה עצות לניהול נכון.

מעורבות בניהול הפיננסי

בעלי עסקים לעיתים נרתעים מהתעסקות בהיבטים הפיננסים של העסק. אמנם חשוב מאוד להיעזר ביועצים חיצוניים (רואה החשבון או מנהל החשבונות של העסק), אבל הסתמכות רק עליהם, טובים ככל שיהיו, לעיתים אינה מספיקה.

כדאי מאוד שבעל העסק יעקוב באופן שוטף אחרי ההתנהלות הפיננסית ויבין אותה ולא רק כאשר מתרחשת תסבוכת, מאחר שאז זה עלול להיות מאוחר מדיי.

בעסקים רבים, כמו עסקי מסחר שונים ובעיקר חדשים, קיים פער בעיתוי בין הכנסות להוצאות. ההכנסה מוזרמת באופן שוטף במזומן ובתחילת החודש מהמכירות באמצעות כרטיסי אשראי.

ואילו, ההוצאות (הוצאות הקמה והוצאות שוטפות) הן בדרך כלל באמצעות צ'קים דחויים (שוטף + 60 או יותר).

פער זה עלול לגרום ל"טעות אופטית": בעל העסק רואה הרבה כסף בחשבון ונוטה ל"בזבזנות" - רוכש מכונית חדשה, ציוד, אוגר מלאים בעסק וכד'. הוא שוכח שהכסף עתיד לצאת מהחשבון בעוד חודשיים-שלושה.

הנ"ל עלול לגרום בעתיד לקשיים בתזרים המזומנים. יחד עם זאת, עסק שעובד על בסיס מזומן אינו אמור להיות ביתרת חובה מעבר לזמן קצר בתקופת תשלומי המסים או המשכורות. אם התופעה נמשכת זמן רב יותר, זה מצביע על בעיה בסיסית בעסק.

רכזו תשלומים למועדים מוגדרים

בעלי עסקים נוהגים לעיתים לבצע את התשלומים של העסק באופן מפוזר על פני החודש, זה הופך את המעקב אחרי ההוצאות למורכב מאוד.

ההמלצה היא לרכז חיובים לתאריך אחד או שניים. לדוגמה, תשלומי מיסים ומע"מ ב-15 (כפי שמתחייב) וריכוז כל הצ'קים האחרים למועד קבוע אחד, למשל 20 בחודש. הנ"ל יאפשר שליטה ויקל במעקב ובקרה אחר תזרים המזומנים.

אל תשכחו לגבות חובות

בעיית התזרים היא אחת הסיבות המרכזיות לנפילה של עסקים, אחת הסיבות למצוקות בתזרים העסק היא בעיית הגבייה מלקוחות.

בעלי עסקים קטנים טרודים בייצור, שיווק, מכירה ולעיתים אינם מפנים זמן לגביית התשלומים מהלקוחות. התוצאה היא ש"על הנייר" העסק נראה נהדר ורווחי, אך בפועל נוצר "בור" בחשבון הבנק. חשוב לסכם מראש את תנאי התשלום כאשר מגייסים לקוח חדש, כי כל עיכוב בקבלת התשלום עולה לבעל העסק בריבית.

היערכו לירידה בפעילות

בעלי עסקים חייבים להיערך כראוי לתקופות שבהן ההכנסות יורדות (בטח כאשר מדובר בעסק שיש בו עונתיות). חשוב לזכור כי בתקופות של ירידה בהכנסות, מבנה ההוצאות נשאר קבוע. מה שמשפיע ישירות על שורת הרווח.

הכותבת היא מנהלת סניף רמת גן בבנק הפועלים