רוצים להתייעל? בטלו את הישיבות בעבודה
בארגונים רבים קיים נוהג של ישיבה שבועית רבת משתתפים - אף שלא פעם מדובר בבזבוז זמן טהור של אינספור שעות עבודה. ד"ר אדם רויטר ממליץ מספק טיפים מניסיונו לייעול הישיבות - למשל לבטל אותן
אומרים שאם מכניסים עשרה יהודים לחדר אחד, על כל נושא תהיינה לפחות אחת עשרה דעות. כמי שהשתתף במהלך השנים באלפי ישיבות, במאות חברות ציבוריות ופרטיות, חברות ממשלתיות, גופים ממשלתיים, ארגונים ועמותות וגם בצה"ל, כאיש צבא קבע ובמילואים - הגעתי עם הזמן למספר תובנות שמאפשרות לייעל אותם ולחסוך במצטבר אינספור שעות עבודה לכל ארגון. הנה עיקרם:
לטורים נוספים של ד"ר אדם רויטר:
עוד סיפורים חמים – בפייסבוק שלנו
איחורים לישיבה
נתחיל מהעניין הפשוט של מועד תחילת הישיבה. אחת התופעות שמעלות את חמתם של אלו המקפידים להגיע בזמן לכל ישיבה היא איחורים. ככל שמספר המשתתפים עולה, קיים פוטנציאל הולך וגדל שאחד או יותר מן המשתתפים יאחרו.
מכיוון שכך, פעמים רבות הישיבה נדחית עד שיוסי, שהודיע שהוא מאחר ב-10 דקות - יגיע ועד שיוספה, שאפילו לא הודיעה שהיא מאחרת, תצטרף לישיבה. הקפידו ועמדו על כך שאנשים יגיעו בזמן.
10 הדקות הראשונות מבוזבזות
גם אם אף אחד לא איחר וקרה הנס שכולם הגיעו בזמן, ברבות מן הישיבות מבוזבזות 10 הדקות הראשונות על"סמול טוק", הכנת קפה ותה, לעתים בדיחה אחת או שתיים ועדכונים איזוטריים הדדיים שאינם קשורים כלל לנושא הישיבה.
היו ערים לכך ונסו לצמצם את התופעה. זו אמנם תופעה חברתית מוכרת שגם גורמת להרגיש בנוח עם התכנסותם של אנשים רבים בחדר הסגור, אךמניעתה תותיר יותר זמן לשוחח על הנושאים שלשמם התכנסתם.
הישיבה נקבעה למשך שעה וצריך להשתמש בה עד תומה
ישיבות סטנדרטיות, לפחות בעולם העסקים, טבעיקר אם מדובר במספר משתתפים שאינו עולה על 5, נקבעות כמעט תמיד לטווח של שעה עגולה. כך כולם כותבים לעצמם ביומנים, הבנויים גם הם בדרך כלל על חצאי שעה או שעה עגולה. באופן זה, כולם מתכווננים פסיכולוגית למלא את הישיבה בתוכן, עד שהזמן מסתיים, כלומר השעה העגולה עברה
הפלא ופלא - כאשר השעה מתקרבת לסיומה, קצב הדיון מואץ ולרוב עומדים בזמן שהוקצב. קיימים מצבים רבים בהם ניתן היה בקלות לסיים את הישיבה קודם לכן ואם אכן זה המצב, סיימו את הישיבה ופנו לעיסוקכם. כך למשל, הכרתי מנהלת בכירה מאוד שהיתה קובעת תמיד ישיבות בנות חצי שעה בלבד והן היו יעילות באופן מדהים.
כולם מחכים למנהל הבכיר
כמנהל הבכיר בחברות שלי, מזה שנים רבות אני מקפיד על כך שלא אהיה זה שיעכב את הישיבה בכך שאגיע אליה באיחור. מתברר, שאצל חלק מהמנהלים הבכירים בחברות רבות, קיים נוהג לפיו הם לא מגיעים בזמן למועד תחילת הישיבה ואז כולם צריכים לחכות לכבודם, כי לא ניתן להתחיל את הישיבה בלעדיהם.
ראוי שאותם מנהלים ייקחו לתשומת לבם שהם מבזבזים זמן יקר של עובדיהם ולפיכך של הארגון אותו הם מנהלים - ויקפידו להגיע בזמן. אם הם יקפידו להגיע בזמן למועד תחילת הישיבה, עובדים זוטרים מהם לא ירצו לאחר אף הם.
כולם רוצים לדבר
בניגוד למה שרואים בטלוויזיה בדיונים פתוחים בהם כל אחד נכנס לדבריו של השני ולא מעוניין לתת לאחר זכות דיבור - ברוב הדיונים בהם השתתפתי בסקטור העסקי, דווקא קיימת תרבות שיח וכל אחד מדבר בתורו. אלא מה? כולנו חכמים, כולנו נבונים, כולנו יודעים את התורה ולכן כולנו רוצים לדבר בישיבה, לשתף את האחרים בפנינים שיוצאות מפינו - ולא פעם מדובר בבזבוז זמן ובטחינת מים.
בפועל - לא כולם חייבים לדבר, בעיקר אם אין להם משהו שבאמת חשוב לדיון. אין גם צורך לומר במילים אחרות, משהו שמישהו אחר בחדר כבר אמר קודם. כאן כבר צריכה להיות ערנות והתערבות אקטיבית של מנהל הישיבה, על מנת להגביר את יעילותה.
מספר משתתפים גדול
ככל שהארגון גדול יותר כך מספר המשתתפים בכל ישיבה רב יותר. ככל שמספר המשתתפים רב יותר, כך נשמעות יותר דעות. ככל שנשמעות יותר דעות, כך האפקטיביות של הדיון יורדת ובעיקר קשה יותר להגיע להחלטות ולרעיונות לביצוע. באופן זה גם הישיבות ארוכות יותר מהשעה הקצובה הרגילה.
כאשר קיימת ישיבה בה מספר המשתתפים קטן, האפקטיביות שלה עולה, דברים נסגרים מהר יותר ומסקנות צצות ועולות טוב יותר. זו אחת הסיבות שחברות קטנות מסוגלות לעבוד יותר כמו סיירת, ביעילות ובזריזות ואילו בחברות גדולות קשה לפעמים להזיז משהו.
זה נכון שבישיבות רבות משתתפים בהם עולים נושאים "גדולים" יש צורך לעיתים במנהלים שונים ממחלקות שונות. אך מי שמזמן את הישיבה, רצוי שיבצע חשיבה מראש האם באמת כל מי שהוזמן לישיבה בכלל נחוץ בה?
נכון, יש כאן לעיתים גם עניינים של כבוד. עובד שלא הוזמן לישיבה עלול להיעלב או לחשוב שמישהו עושה לו את זה בכוונה. אך עם כל הכבוד, האפקטיביות של הזמן של המנהלים המשתתפים ובעיקר חיסכון הזמן בעבור המנהלים שאינם צריכים באמת להשתתף בישיבה, חשובים יותר מענייני הכבוד הללו.
חייבים לקיים ישיבה שבועית – האמנם?
בארגונים רבים קיים נוהג של ישיבה שבועית או אפילו דו-שבועית. פעם בשבוע הוא זמן טוב להתעדכנות וכיוצא באלו - וארגונים רבים מצאו שזהו משך הזמן האידיאלי שבו מספר מסוים של מנהלים חייב להתכנס על מנת לטפל בבעיות אשר על סדר היום.
לא אפתיע פה מנהלים רבים כאשר אומר שחלק מהישיבות השבועיות הללו הן לא פחות ולא יותר מבזבוז זמן. נסו למשך תקופה של רבעון להפוך את הישיבות השבועיות לישיבות דו-חודשיות וראו מה קורה - יתכן שתדירות זו מספיקה וזה יחסוך למנהלים בארגון הרבה זמן. במידה שיש משהו דחוף בין הישיבות הדו-חודשיות, תמיד אפשר להתארגן לישיבה דחופה חד פעמית.
מנהלים בלתי נחוצים בישיבה
מנהלים שמרגישים שאין צורך בנוכחותם בישיבה, יכולים בהחלט לשלוח מייל למכנס הישיבה ולומר לו שלדעתם הם אינם נחוצים בה. רק במידה שמכנס הישיבה ירגיש שהם בכל זאת נחוצים, הוא יכנס אותם. במידה שלא, שיחסכו לעצמם את הזמן הזה.
ישיבות בלתי נחוצות
יש גם ישיבות בלתי נחוצות לחלוטין. לפיכך בדקו אם אתם בטוחים שהישיבה הקרובה נחוצה והכרחית - גם אם נקבע לה תאריך וכולם שריינו אותו.
נסיים בציטוט מכתבה שפורסמה לאחרונה על אוזלת היד שמגלה המשטרה בעקבות גל החיסולים בעולם התחתון, בה המליצו לה למעט בישיבות ולצאת יותר לרחובות: "הישיבות הבלתי נגמרות של כל הקצינים - ישיבות שמתחילות במטה הארצי וגולשות למחוזות למרחבים ולתחנות - משאירות מעט מאוד זמן לעבודה האמיתית".
הכותב הוא יו "ר רויטר מידן ומנכל חיסונים פיננסים
לפנייה לכתב/ת 
