יש לכם עסק? תוכנות שאתם חייבים להכיר

הרשת מלאה בכלים חינמיים ויעילים, שיכולים לעזור לבעלי עסקים קטנים עם משאבים מוגבלים. כיםו ניתן למצוא כלי עזר כמעט בכל תחום - מארגון סביבת העבודה, שליטה ושיתוף קבצים, עד לשיחות ועידה בווידאו. בדרכים יצירתיות, אפשר אפילו לערוך סרטון שיווקי מקצועי באופן עצמאי ובחינם. אז אילו תוכנות מחכות לכם באינטרנט?

כמה גולשים לוחצים על הקישור ששיתפתם?

כשאנו משתפים מאמר, סרטון, או מדביקים כתובת אתר (URL) - עולות שורות עם הרבה סימנים מוזרים ואותיות. אתר Bit.ly ממיר את כתובת האתר הארוכה והופך אותה לקישור קצר ותמציתי, שמאפשר לשתף אותו בקלות עם לקוחות בפייסבוק או במייל.

היתרון האמיתי באתר, הוא האפשרות לקבל מידע על כל קישור שקיצרתם - כלומר כמה אנשים לחצו עליו, מאיפה הם הגיעו (פייסבוק, מודעות גוגל, מייל וכדומה), פילוח דמוגרפי ועוד - כל זאת בגרפיקה ידידותית למשתמש. למידע הזה יש ערך שיווקי רב. כך למשל הוא יחשוף בפניכם סוג של תוכן עובד טוב יותר ברשתות החברתיות וכדאי לחזור עליו, על אילו מודעות לחצו יותר, ואיזה מהערוצים עובד עבור הקהל שלכם הכי טוב - פייסבוק, גוגל או רשימת התפוצה שיצרתם.

מוותרים על סרגל המעודפים

אם בעבר היה לנו סרגל מועדפים עם האתרים הקבועים האהובים עלינו - כיום יש כלים שעושים את זה טוב יותר. EVERNOTE הוא אחד המקומות שמסדר את כל האתרים, הקישורים, הכתבות או הסרטונים המועדפים עם אפשרות לחלק לקטגוריות ולהוסיף תגיות לצורך מציאה קלה של מידע. התוכנה גם מציעה אפשרות לצילום מסך בקלות ולהוסיף הערה אישית ועריכה בכל עת. אחד היתרונות הגדולים היא האפשרות לשתף רשימות, קבצים ותכנים עם לקוחות, עובדים ואפילו ספקים.

שיחות ועידה בוידאו צ'אט

אין לכם זמן לקיים פגישות? לא רוצים לנסוע לפגישה מחוץ לעיר? הלקוח נסע לחו"ל? ואולי בכלל אתם בחו"ל? Hangouts הוא כלי חדש יחסית של גוגל, המציע בחינם פונקציות שגם הסקייפ פרמיום בתשלום לא יכול להציע. כך למשל שיחה מרובת משתתפים עם אפשרות לשיתוף מסך, עבודה על מסמכים ומצגות משותפות, שיתוף סרטוני יוטיוב בקלות ועוד.

התוכנה מאפשרת מאפשרת לייצר שידור חי בקלות, באופן שמאפשר להציג ללקוחות או לקוחות פוטנציאליים תכנים יוצאי דופן ובדרך מקורית וייחודית. אין ספק כי זו גם דרך מעניינת להעביר הרצאות או פרזנטציות. 

אחסון מידע - הענן הוא הגבול

טכנולוגיית ענן הפכה בשנתיים האחרונות לפופולרית מאוד וכיום, חברות אינטרנט ותקשורת רבות מאפשרות לשמור נתונים ברשת במקום מאובטח השמור רק לעסק שלכם. היתרון הוא הגישה המיידית לנתונים בכל עת ומכל מקום וסכנה פחותה של אובדן מידע, שכן גם אם חומרת המחשב בעסק נפלה, לא יפגעו הנתונים המאוחסנים בשרת הווירטואלי של הענן.

ה"עננים" כיום נוחים להפעלה וידידותיים למשתמש. לרוב, הם מופיעים במחשב שלנו ככונן נוסף ונגיש. לפניכם כמה מהעננים המובילים החינמיים:

Onedrive של מיקרוסופט (לשעבר סקיי דרייב)

גוגל דרייב

דרופבוקס

כל שירות כזה מאפשר שטח ראשוני בחינם, כאשר שטחי אחסון גדולים יותר עולים סכומי כסף קטנים יחסית. באופן זה, עסק קטן יוכל לגשת למידע מכל מקום, מכל מחשב ואף ממכשיר נייד. כמו כן ניתן לשתף מידע וקבצים עם אנשים נוספים בעסק ומחוצה לו. 
 

סרטון שיווקי בחינם

אם אתם רוצים להקליט סרטון שיווקי או הסבר מצולם ללקוח - camstudio יכולה לעשות עבורכם את העבודה בחינם ובפשטות יחסית, באמצעות מתן אפשרות לצלם כל מה שקורה על המסך שלכם, כולל אימג'ים וסאונד. כך ניתן להפיק סרטוני הסבר על כל תוכנה, אתר או מוצר חדש, להכין מצגות וידאו לשיעורים או הרצאות, סרטון שיווקי ואפילו לצלם בעיה טכנית חוזרת במחשב ולשלוח לטכנאי המחשבים שלכם.

מיוטיוב למחשב שלכם

כדי להציג קטע סאונד מיו-טיוב במקרים שאין רשת אינטרנט זמינה או שאתם לא רוצים להסתמך עליה - ניתן להשתמש בכלי פשוט ביותר להורדה מיוטיוב למחשב שלכם: http://www.youtube-mp3.org.  אין צורך לפתוח חשבון או להירשם, רק להכניס את כתובת הסרטון וללחוץ על Convert Video.

התוכנה ממירה את הקבצים לפורמט של mp3, כלומר, מורידה רק את הסאונד של הסרטון ולא את הווידאו. אם אתם רוצים לבצע את זה מקומית ולהוריד למחשב שלכםתוכנת המרה מיו-טיוב, יש גם תכונות ייעודיות רבות כמו זו למשל: http://download.cnet.com/windows.

המרות קבצים

כדי להמיר קובץ Wave כבד ל-Mp3 קל לצורך שליחה, ניתן להשתמש בתוכנת "מפעל הפורמטים" - המאפשרת המרה של כל סוגי הקבצים הפופולאריים של אודיו, וידאו, תמונה וקבצים סלולאריים. התוכנה קלה לשימוש ואפילו ניתן לבחור בשפה העברית לתפעול קל יותר.

המרה מעברית לאנגלית ולהיפך

קרה לכם שהתחלתם להקליד באנגלית ולא שמתם לב שאתם כותבים בעברית - או להיפך, וקיבלתם ג'יברש? ניתן להתקין במחשב את התוכנה "הפוך על הפוך" וכך להפוך בקלות הקלדה שביצעתם בטעות בשפה הפוכה, לשפה הרצויה.  יש גם אתר שמאפשר את זה בקלות ללא הורדת תוכנה- http://www.pixiesoft.com/flip. 

אם אנחנו מעוניינת לשתף את המחשב שלנו עם גורם נוסף כמו טכנאי, עובד, לקוח או ספק, לצורך הסבר ויזואלי של מצגת או מסמך, ניתן להשתמש ב-LogMeIn הוא כלי חינמי וקל מאוד לשימוש. תוכנה מוכרת ופופולארית יותר היא TeamViewer .

מפות חשיבה

כדי לעשות סדר בעסק, ניתן להשתמש ב"מפת חשיבה" המאפשרת לייצר תרשימי זרימה שונים, שישמשו לפרויקט מסוים או למיפוי העסק, החיים האישיים או סתם לסידור המחשבות. אך בעוד שהשמרנים ממשיכים להשתמש בדף ועט לציור המחשבות והרהורים - מי שיותר פתוח לשינויים יכול להשתמש ב-XMindתוכנה שעושה שימוש בתבניות מוכנות ומוכרות של חצים, עיגולים מרובעים ותרשימי זרימה. השימוש נעים, קליל, ואפילו מהנה.

 הכותב הוא מנהל החטיבה העסקית בחברת ביפר המציעה שירותי משרד וירטואלי לעסק הקטן