משוב לעובדים - לא חייבים לבאס אותם

תהליכי הערכת עובדים יכולים להיות בעלי ערך רב לארגון ולעובדים אם הם נעשים כראוי - אך לא תמיד זה מה שקורה. "אני לא יודע מה לכתוב בחלק של המלל החפשי"; "איך אסביר לבוס למה במדד היזמות קיבלתי ציון מתחת למצופה?", "אם הציונים שלי לא יהיו גבוהים לא אקבל בונוס השנה" - הן חלק מהסוגיות שמעסיקות עובדים שעוברים הערכה בעבודה. 

• האם העובדים שלכם יוצאים מוקדם לפעמים?
• נפגעי שביתה: מתי אפשר לתבוע פיצוי?
• עזרו לעובדים להיות הורים טובים - זה משתלם
  

התעסקות מסוג זה עלולה לפגוע באפקטיביות ובאובייקטיביות של התהליך, וליצור אווירה לא נעימה ומתח במקום העבודה. עם זאת, שימוש נכון בכלי של הערכת עובדים יכול להקל על העובד המוערך ולהביא לתפיסת התהליך כמועיל. כיצד אפשר לבצע את התהליך באופן שלא תגרום לעובדים לחוש עצבנות ומרמור?

הערכה התפתחותית או אדמיניסטרטיבית?

כדי לשפר את התהליך ראשית יש להבחין בין שני סוגים של הערכות: הערכה התפתחותית והערכה אדמיניסטרטיבית. מטרת הראשונה להבהיר לעובד מה הוא עושה טוב ומה פחות, ולעזור לו להשתפר באזורים החלשים. מטרת השנייה, לעזור למקבלי ההחלטות בארגון לקבל החלטות אדמיניסטרטיביות כגון כיצד לחלק בונוסים, אתמי לקדם ואילו הדרכות לקיים.

כל אחת מההערכות דורשת תפקיד שונה מהמעריך - הראשונה דורשת יותר ייעוץ והשנייה דורשת יותר שיפוט. חשוב כי המעריך יבין מהי המטרה ומה מצופה ממנו כאשר מעריך את עובדיו. המוערך אף הוא ירגיש אחרת כלפי שני סוגי ההערכות, ויש לוודא כי הוא מודע למטרת התהליך מראש.

טיפים לשיחת הערכה

לאחר שהובהרה מטרת התהליך, יש להתייחס לשיחת הערכה או משוב. האווירה בחדר ואופן התנהלות השיחה הינם גורמים מכריעים בהצלחת התהליך. לפניכם מספר המלצות שיאפשרו להפוך את שיחת ההערכה למוצלחת:

הערכה מילולית ולא רק כמותית - על המעריך להסביר את נקודות החוזקה והחולשה של העובד במילותיו שלו. גם אם נדמה כי פשוט יותר להעריך עובד על ידי מתן ציון מספרי (מ-1 עד 5 למשל) עבור מדדי ביצוע שונים, מחקרים מראים כי עובדים מעדיפים הערכות מילוליות ונכונים יותר לשנות התנהגותם לאחריהן, מכיוון שהן נכתבות באופן אישי וספציפי.

בנוסף, הערכות מילוליות "מאלצות" את המעריך להיות יותר מעורב בתהליך ולהתייחס אליו ברצינות, מה שמראה לעובד כי הושקעו מאמצים ומחשבה בהערכתו. כתוצאה, העובד יותר פתוח לביצוע שינויים או לפחות לקיום דיון עם המעריך בנוגע לאלו. עם זאת, אין לזנוח את ההערכות הכמותיות שכן אלו תקפות יותר, ומאפשרות השוואה בין העובדים.

מיקוד בהתנהגות ולא באדם - יש להתייחס להתנהגויות ספציפיות שהעובד עשה ולמעשים שביצע (למשל: "בישיבה הזאת התנהגת בגסות"), ולהימנע מאמירות כוללות עליו כאדם (למשל: "אתה גס רוח"). התנהגויות נשלטות, וניתן לשנותן. אין המקום כאן לשנות את או להעביר ביקורת על אופי העובד.

שימוש בדוגמאות - יש להכין מראש דוגמאות מהשטח שיתמכו בנקודות החוזקה ובנקודות החולשהשיועלו. העובד ירגיש כי מוקירים אותו עבור דברים טובים שעשה, ובמקביל יבין אילו התנהגויות עליו לשנות ומהן התוצאות של אלו.

התבססות על עובדות - יש להעריך את העובד על סמך עובדות ולא להתבסס על תחושות, שמועות, ומידע חלקי שמהימנותו לא ידועה.

שאלות פתוחות ושיקוף - יש לוודא כי העובד מבין את דברי המעריך כראוי, וזאת על ידי שאילת שאלות פתוחות ("מה אתה לוקח ממה שאמרתי?") ולא רטוריות ("נכון שהבנת אותי?"). בנוסף, על המעריך לוודא שהוא מבין כראוי את דברי העובד על ידי שיקוף (חזרה במילים שלו) (" אז בעצם אתה אומר ש...").

תיעוד - מומלץ לתעד את עיקרי הדברים שנאמרים על ידי המעריך והעובד בטופס ייעודי. העתק אחד של הטופס יישמר אצל המעריך, והעתק שני יימסר לעובד. טופס זה הינו בסיס לפעולה עבור העובד, ובסיס להערכה הבאה עבור המעריך. יש משמעות למילה הכתובה ותיעוד בטופס מראה על רצינות, ויוצר התחייבות לביצוע אצל העובד.