זומנתם לעוד ישיבה? המנהל שוב מסווה כישלון

אם יש מחאת עובדים שצריכה לצאת לדרך תיכף ומייד, זו מחאת הישיבות. אנשים כבר לא יכולים לחשוב או לעבוד במשך שעה אחת רצוף, כי בכל רגע נתון ומבלי לשאול לדעתם, עוד מישהו כבר חסם אותם ב-אאוטלוק לעוד ישיבה מיותרת. הם רצים-אצים במסדרונות אחוזי תזזית, ממהרים מישיבה לישיבה, ובכל אחת מהן הם נתקלים ביותר מידי אנשים מכדי להגיע לתכל'ס ושרובם לא ממש חייבים להיות שם.

לטורים נוספים של אורית-קלייר ארזי:

• פוטרתם? מרוויחים מעט? זה גם באשמתכם
• נגעלים מפוליטיקה ארגונית? אתם מתחסדים
• עצמאים? אל תתביישו לדרוש את הכסף שלכם
  

השיעמום זועק, הברברת חסרת תכלית והזמן דוחק כי לכולם תיכף מתחילה כבר הישיבה הבאה. ומעל לכל מתנוססת לה העמדת-הפנים של כל המריונטות בתיאטרון הבובות ההזוי הזה, המביעה אעלק-עניין ומעורבות בפני מנהל התיאטרון המושך בחוטים, בעוד שכולם רוצים פשוט לצעוק: "די! ההנהלה רוצה תוצאות? אז שתניח לנו לעבוד!".

כמה בזבוז של זמן, כסף, עצבים, עירנות, הפריה הדדית, עבודת צוות ותפוקות שרצף שעות עבודה יכול להשיג. כן, גם ישיבה יכולה להשיג זאת, לו רק היתה יעילה ואפקטיבית. כמה חבל שדורות של מנהלים אימפוטנטיים לקחו כלי ניהולי וביצועי ראשון במעלה, ומיסמסו אותו לכדי אקט מאוס ומעורר אנטגוניזם גורף.

מסווים את הכשלים

6. חשוב להיראות עסוק - אין כאאוטלוק עתיר ישיבות צפופות ואינסופיות כדי לשדר להנהלה בארגון בעל תרבות ארגונית קלוקלת, שכולם מאד "עסוקים" ושעובדים מאד "קשה". הדבר נכון במיוחד באותם ארגונים גדולים ומסואבים, שלרוב הם גם הסתדרותיים משהו. 

כללי היסוד לזימון ישיבות

האם המשמעות של כשלים אלו היא שיש לוותר על ישיבות? ממש לא. בשימוש נכון, זהו כלי אולטרא אפקטיבי, אך קצרה היריעה בטור הנוכחי להציג את כל התורה של ניהול ישיבות ראוי. לפיכך, נתמקד בפן ההתנהלות הנכונה שלפני הישיבה, הזימון שלה, כתנאי להשגת יעילות ואפקטיביות במהלכה, ונעשה זאת בפניה ישירה למנהלים (וגם לעובדים מן השורה המזמנים את עמיתיהם לישיבות):

1. אל תזמנו ישיבות, אלא אם ממש אין מתכונת אחרת לפתרון הסוגיה - בדקו עצמכם, האם הבעיה הדורשת פתרון יכולה להיפתר באופן אחר, למשל שיחה טלפונית / ועידה / סקייפ וכדומה; תכתובת אי-מייל; או התייעצות עם המומחה הארגוני לעניין.

כמו כן לימוד עצמי את החומר אולי יעלה שיש בידכם כבר את כל הדרוש לקבלת החלטה ואז כלל לא צריך את הישיבה לצורך זה או בכלל. הבירור עשוי גם להעלות, כי ייתכן שכן נדרשת ישיבה אך לצורך לגמרי אחרי, בהשתתפות בעלי תפקידים אחרים, למשל לצורך משוב, התייעצות לגבי אופן הביצוע ולוחות זמנים וכדומה. רק אם התשובה לכל אלו היא "לא" - זמנו את הישיבה.

2. אל תזמנו לישיבה את כל מי שיש לו נגיעה לעניין - נורמה זו גוררת הזמנה אוטומטית של יותר משתתפים מהנדרש באמת, באופן שמוריד משמעותית את יעילות ואפקטיביות הישיבה, בארבעה היבטים מעשיים: ככל שיש יותר אנשיםיותר קשה לנהל את הישיבה; הסיכוי לקבלת החלטות  יורד; משך הישיבה עולה; והעלויות של זמן העבודה של המשתתפים המיותרים מהווה בזבוז טהור.

3. זמנו את מינימום המשתתפים שניתן - מפו את סך המשתתפים האפשריים שהם בעלי פוטנציאל הערך המוסף הגבוה ביותר, ואז הזמינו רק את מספר המשתתפים הנמוך ביותר מתוכם.

הכותבת היא מנכ"ל BossProblem יעוץ והדרכה להצלחה בעבודה, יועצת ארגונית ופסיכולוגית חברתית