לא נותנים לעבוד: 10 המכות של המייל המשרדי
תחלופת המיילים האינטנסיבית מביאה לבזבוז משאבי זמן ואנרגיה של העובדים בשל הפרעות מיותרות, אינפורמציה לקויה וקושי להתמודד עם הצפת המידע. פתרון הבעיה יכול להגדיל את התפוקות בארגון בעד 12% - כך תעשו זאת
זיהוי וארגון תהליכי עבודה לא יעילים באמצעות תעבורת המיילים וצמצום הזמן המושקע בהם חוסכים עלויות רבות לארגונים.
- מדריך: על ארבעה בנים דיבר שוק העבודה
- מעבדות לפיטורים: 10 המכות בשוק העבודה
- מי חייב לעבוד בפסח? זכויות עובדים בחג
לקראת הפסח, כדאי גם לעשות ניקיון בניהול לא נכון של תעבורת המיילים ולטפל בתקשורת מיילים לקויה במקום העבודה, המביאות לבזבוז משאבי זמן ואנרגיה במהלך יום העבודה. אז מהם 10 המכות של המייל המשרדי?
1. אינפורמציה לקויה - 65% מהדואר אלקטרוניים הנשלחים אינם מכילים אינפורמציה על פיה יכול הנמען לפעול. לרוב תידרש תעבורה נוספת להבהיר ולהשלים את האינפורמציה הראשונית.
2. מכת ה-CC - מנהלים רבים מוצפים בדואר אלקטרוני שהם מכותבים עליו (cc), רק מכיוון שהשולח רוצה למנוע טענות נגדו, או כדי לוודא שהנמען יבצע את המשימה בהינתן העובדה שמנהלו מכותב. מיילים כגון אלו מייצרים עלות מיותרת.
3. בחירת מדיה - לעתים עובדים מעדיפים להתקשר דרך דואר אלקטרוני על מנת להתחמק מתקשורת דרך טלפון או פגישה פנים אל פנים, בשל אי רצון לקום מהכיסא, או אפילו בשל קונפליקט עם המכותב למייל ממנו רוצים להמנע. אולם הבחירה במדיה זו, שאינה מתאימה, מייצרת עלות מיותרת.
4. הפרעות - דואר אלקטרוני מסיח את דעתו של עובד במיוחד כאשר הוא בתוך משימה. מחקרים מראים כי עלות ההפרעה לבדה - ללא זמן קריאת הדואר אלקטרוני - היא בממוצע של 64 שניות. כלומר עלות ההפרעה במקרה של קבלת דואר אלקטרוני כל 5 דקות - שהם לא פחות מכ-13 דקות בשעה.
5. תיוק - הגידול בכמות האינפורמציה מקשה על עובדים למיין, לארגן ולחפש דואר, במיוחד כאשר שורת "הנושא" אינה מדויקת דיה.
6. זמן המתנה - מענה מאוחר או חוסר מענה על דואר אלקטרוני גורם אף הוא לעתים לעלויות מיותרות, שכן ייתכן שהשולח ישקיע זמן במשלוח תזכורות, המשימה הרלבנטית תתארך, המקבל יבקש הבהרות נוספות ברגע שיתפנה לענות מכיוון שדברים התפתחו מאז שקיבל את הבקשה, וכיוצא באלו.
7. חורים ארגוניים - יש מיילים העוברים מעובד אחד דרך עובד אחר על מנת להגיע לעובד השלישי. תעבורה ארוכה ולא יעילה זו מסרבלת את התקשורת בארגון ומחייבת הימצאותו של העובד המהווה גורם מתווך ושיתוף פעולה מצדו על מנת שתקשורת כזו תתקיים. אמנם העובד הנמצא בעמדת ה"תיווך" נהנה מתחושת כוח וחשיבות, אולם התעבורה האינטנסיבית של המיילים שוחקת אותו בסופו של דבר.
8. מרחקים - בהמשך לכך, מדידת המרחק שיש בין שני עובדים, כלומר מספר האנשים שעובר דרכם מידע מסוי,ם שנוצר על ידי עובד א' על מנת להגיע לעובד ב', יכול ללמד על אפקטיביות התקשורת הארגונית.
9. "צווארי בקבוק" - לעתים נוצרים צווארי בקבוק של מידע מיילים, בשל תעבורה אינטנסיבית, כשעובדים מקבלים מידע או משימות ולא מתייחסים אליהם. צווארי בקבוק יכולים להיגרם גם מסיבות של מען שגוי של המיילים או אפילו רצון הנמען לשמור את האינפורמציה לעצמו.
10. Well being - עומס מידע ותקשורת דואר אלקטרוני לא אפקטיבית משפיעים לרעה על רווחת העובד, במיוחד כאשר הדואר אלקטרוני זמין כל כך גם כאשר העובד אינו ליד המחשב או בעבודה.
איך מתנקים ומתייעלים?
על פי מחקרים, הגברת המודעות לבעיה מחזקת את התפוקה הארגונית בכ-8%-12%. הגברת המודעות של העובדים מתבצעת באמצעות הדרכה, חידוד נהלים ויצירת שפה ארגונית. כדאי ללוות תהליך זה במדידת מידת השקעת הזמן והמשאבים של הארגון בתקשורת דוא"ל לפני, תוך כדי ואחרי השינויים בתהליכי העבודה בארגון.
יש להמשיך באבחון תקופתי רציף לאיתור הכשלים בתקשורת ובתהליכים הארגוניים היוצרים חוסר יעילות ולבחון כיצד לטפל בהם. התיקונים המידיים הם פרוצדוראליים, רחבים וכלליים, ומתאימים לרוב הארגונים.
כך למשל: לחשוב פעמיים על שורת הנושא; הימנעות משליחת דוא"ל לרשימות תפוצה כללית, במיוחד אם יש צורך לצרף מסמך; או ניסוח מיילים במבנה קבוע: בהתחלה רקע של שורה, לאחר מכן שתי שורות על המסר המרכזי שעל כל הקוראים להפנים; רישום מטלות וליד כל אחת מהן מי אחראי ועד מתי יבצע; והגדרת הגורמים מהם מצפים לתושבה - לעומת אלו שלא.
עלות ההשקעה בביצוע תיקונים כאלה נמוכה וההחזר הוא מידי. תיקונים ארוכי טווח הם תהליכיים וספציפיים לארגון בהתאם לתוצאות שמספקים כלי אבחון ארגוני. תיקונים כאלה נוגעים לדרך העבודה של הארגון, לחידוד התפקיד והאחריות של כל צוות ולמבנה הארגוני. עלות התיקונים מהסוג הזה הינה גבוהה יותר מאשר עלות התיקונים המידיים אך ההחזר גבוה מאוד.
תיקונים מעין אלה, של התנהלות אישית או שינוי מגבוה של מדיניות החברה, לצד שילוב כלים ארגוניים לאבחון ותיקון הבעיות, יחזירו למייל את תפקידו הייעודי ככלי טכנולוגישאמור להקל על חיי העובדים ולעזור להם להספיק יותר בפחות זמן, במקום להיות אבן שואבת לזמן ולאנרגיה והסחת דעת קבועה.
הכותב הוא מייסד StepAhead סטרטאפ, המסייע לקבל מפה ארגונית של העובדים בארגון באמצעות ניטור המיילים
לפנייה לכתב/ת 
