יש לכם עסק? כך תבחרו משרד מוצלח

בחירת המשרד הנכון לעסק הוא תהליך לא פחות מלחיץ ומסובך ממעבר דירה - אבל אם עושים זאת נכון, אפשר להפוך אותו להרבה יותר קל ונעים. לפניכם 10 טיפים לתהליך בחירת המשרד האופטימלי לעסק:

1. קביעת תקציב ברור ומוגדר מראש

הנקודה הראשונה שצריך להתייחס אליה היא שאלת התקציב. כאשר אתם קובעים לעצמכם את גובה דמי השכירות שתהיו מוכנים לשלם, חשוב שון ותשכללו גם את כל ההוצאות הנלוות של המעבר ושל תפעולו השוטף של המשרד, לרבות דמי ניהול, חשמל, ארנונה, היטלים נוספים, ריהוט,, תקשורת ומחשוב, הנהלת חשבונות, שיפוץ, עיצוב וכיו"ב. 

משרד מסודר שמתנהל טוב יודע בכל רגע נתון מה סך כלל ההוצאות החודשיות הקבועות שלו וכמובן שיש לו את היכולות לעמוד בתשלום הוצאות אלו תקופה מסויימת גם ללא הכנסה (או שההכנסות מהעסק משלמות חלק מהוצאות קבועות אלו).

2. בחירת מיקום אסטרטגי

למיקום העסק השלכה מהותית על סיכויי ההצלחה של העסק שלכם. בבחירת המיקום יש לשאול את עצמנו את השאלות הבאות:

האם מיקום העסק נוח לעובדים? אל תקלו ראש בשאלה זו. ההון האנושי שלכם הוא חשוב לא פחות מכל הון אחר ומחקרים מראים שכאשר מקום העבודה נוח ונגיש לעובדים שלו הם נוטים להישאר יותר זמן ולהיות יותר פרודקטיבים.

. 

3. מיקום נגיש

כשמדברים על נגישות - הכוונה גם נגישות לנכים וגם נגישות מבחינת דרכי הגישה, למשל תחבורה ציבורית, צירי תנועה ראשיים ועוד. דרכי הגישה למשרד משפיעים בקשר ישיר עליכם, על העובדים שלכם ולא פחות חשוב גם על קהל הלקוחות - במידה ושאתם נפגשים עימם באופן פרונטלי. אם יש לכם אפשרות לבחור משרד הקרוב לצירי תחבורה עיקריים - שאינם פקוקים מידי בוקר וצהריים- אפשר לשקול את האפשרות הזו בחיוב.

4.חנייה מסודרת

אתם ממש לא רוצים שלקוח חשוב שלכם יאלץ לחפש חנייה ברחובות סמוכים ויגיע לפגישה במצב רוח קרבי, כי אף אחד לא אוהב לחפש חנייה ולעשות סיבובים כמו סביבון. אתם גם לא רוצים שהעובדים שלכם יאחרו כי הם נאלצו לחפש חנייה ברחבי העיר.

חשוב שתדעו מה מצב החנייה והאם יש פתרונות חנייה קרובים. היום, יותר מתמיד, עובדים (ולפעמים גם לקוחות) מגיעים למקומות העבודה שלהם באמצעות אופניים, אופניים חשמליים או אופנועים ולכן כדאי לוודא שיש מקום מסודר וחוקי שבו הם יוכלו להעמיד ולקשור את אמצעי התחבורה שלהם. באופן זה יהיה להם גם שקט נפשי לעבוד ברוגע מבלי לדאוג אם הם עלולים לקבל קנס או לחזור ברגל.

5. חברות אחרות הפועלות בסביבתכם

אחד ממנועי הצמיחה של העסק שלכם הוא שיתופי פעולה ולכן אתם חייבים למפות מראש מי נמצא בסביבתכם. בעולם של נטוורקינג ושיתופי פעולה כמנוע צמיחה של העסק חשוב מאוד לקחת בחשבון אילו חברות פועלות בבניין המשרדים שבו נמצא המשרד שאתם רוצים לשכור או בסביבתו. אילו מתחרים עובדים בסביבתכם? איזה עסק אשר משלים את השירות או המוצר שאתם מעניקים או מוכרים הייתם רוצים שישב לידכם - או להיפך?

6. מקום מפגש התאווררות לעובדים וללקוחות.

אם העסק שלכם כולל מפגשים פרונטאליים עם לקוחות, חשוב שיהיה לכם אזור המתנה שבו הלקוחות שלכם יוכלו להמתין לכם. כמו כן, מומלץ לבחור משרד שמאפשר לעובדים לדבר ביניהם בחופשיות, לרכל ולשחרר לחצים מבלי שהם מפריעים ליתר העובדים - זה חלק מהווית המשרד. כך למשל מטבחון, מכונת קפה, גג, או גינה או כל מקום אחר שיכול לתת לעובדים כמה דקות מחוץ לשולחן המשרדי .

מחקרים מראים שיצירת מקומות בהם העובדים יכולים לשוחח אחד עם השני, גם אם מדובר במחלקות שונות בחברה, מעלה את הפרודקטיביות המצרפית בחברה. מעבר לכך, לעיתים תרצו להפגש עם הלקוחות שלכם במיקום פחות רשמי ולכן אם יש לכן אפשרות לשכור משרד שמאפשר לכם לעשות זאת - זכיתם.

7.סמיכות לחדר ישיבות

לא מעט עסקים מנהלים פגישות וישיבות עם העובדים ועם הלקוחות שלהם בשולחן המשרדי ולא בחדר ישיבות. מעבר לעובדה שלנהל פגישה עם ניירות וקלרסים על השולחן זה לא הדבר הכי מקצועי בעולם - במיוחד אם הפגישה היא עם הלקוחות שלכם - מחקרים מראים שקיום פגישה בשולחן העבודה הרגיל פוגעת באפקטיביות שלה מאחר שדעתכם מוסחת ממייל שנכנס, שיחה נכנסת וכיו"ב.

לכן, אם אתם מנהלים עסק אשר מקיים פגישה עם לקוחותיו, עם קולגות שלו או מפגשים שבועיים עם העובדים, מומלץ בחום לקיים פגישות אלו בחדר ישיבות מסודר. אתם תרגישו אחרת וגם הלקוחות שלכם ירגישו ויתייחסו אליכם אחרת. היום ניתן לשכור חדרי ישיבות במשרדים קיימים לפי שעות ובעלות זניחה, כך שכאי ומומלץ לפגוש את הלקוחות שלכם במקום ייצוגי ומקצועי

8. הפרעות חיצוניות אם המקום רועש

הגורם העיקרי לפגיעה באפקטיביות של עובדים הוא רעש. שימו לב, האם יש לכם בית ספר קרוב, שיפוצים באיזור, מרכז מסחרי קטן קרוב שיכול לגרום לכך שלא מעט משאיות יסתובבו באזור  ויצפצפו, או כל מקור רעש חיצוני מיותר שיכול לפגוע בריכוז העובדים. מעבר להפרעות החיצוניות חשוב לשים לב גם לתנאים שיוצרים הפרעות פנימיות כגון אקוסטיקת המשרד. תנאי אקוסטיקה גרועים גורמים לרעש מתמיד ולתחושה של עומס ולחץ. וזה משפיע. 

9. עסקים ונותני שירותים בסביבה הקרובה למשרד

סביבת המשרד לא פחות חשובה ממיקום המשרד ומיתר מאפייניו המיוחדים. האם הוא קרוב לבית המשפט? לקריית הממשלה? לבית קפה בו ניתן לקיים פגישה לא פורמאלית, או שהעובדים יכולים לאכול בו צהריים ולהתאורר? האם יש חנות קרובה לממכר ציוד משרדי?

10. בחירת משרד שיתמוך בהתרחבות וצמיחת העסק

אם אתם צופים שהעסק שלכם צפוי לצמוח בטווח הקרוב או הבינוני - חשוב מאוד שתבחרו לכם לוקיישן שיאפשר לכם צמחיה שכזאת מבלי לעבור שוב למשרד אחר ולעבור שוב את אותו תהליך. אל תחששו לקחת משרד שכולל חדר פנוי או עמדת עבודה פנוי שכן אף פעם לא ניתן לדעת בוודאות מתי תהיו זקוקים לאותו שטח משרדי. היום יש אפשרות להשכיר את עמדות עבודה וחדרים משרדיים לטווחים קצרים.