מנהלים? כך לא תטבעו בשטף המידע

אף שכיום הטכנולוגיה מאפשרת זאת יותר מתמיד - רוב המנהלים מקבלים עדין החלטות על בסיס תחושות בטן, רגשות או ראייה חלקית של נתונים. זה עלול להוביל לתחזיות ורודות מאד שיגררו הוצאות עצומות, או תמונה שחורה המעצימה כישלונות קטנים ומביאה להשקעה נמוכה מדי במשאבים לצורך הגדלת מכירות או פעילות ולאי מקסום של הרווח הפוטנציאלי.

לכתבות נוספות בערוץ קריירה :

• מועמד הסתבך בפייסבוק; לפסול אותו לעבודה?
• מגייסים עובדים? 5 טיפים לשיווק העסק שלכם
• מובייל in, מיילים out: דור ה-Z בשוק העבודה
  

נתונים ומאפשרים, בעזרת חשיבה מעמיקה וכלים נכונים לתת לנו תמונה מדויקת ומקיפה על מצבנו, על ההשקעות הרצויות ועל אזורים הדורשים שיפור, באופן שיכול לייצר חסכון, התייעלות והגדלת שורת הרווח. עם זאת, חברות מעטות בלבד עושות שימוש מושכל בנתונים הנאגרים במערכות השונות, באתר האינטרנט, ובערוצי השיווק השונים.  

רוב העסקים מתקשים עדיין לנצל את הנתונים בצורה טובה לצורך קבלת החלטות. ייתכן כי הסיבה לכך היא שזה נשמע תחום יבש, טכני ואפילו משעמם, ואולי בגלל שמנהלים רבים סבורים שאם ירכשו מערכת בינה עסקית יקרה, הם יקבלו מענה לצרכים שלהם. אבל בפועל, מעטים עושים שימוש מספק במערכות הללו, באופן שבאמת מאפשר גישה למידע המצוי בהן.

טיפים לשימוש נכון בנתונים

כדי לשנות את המצב - יש להפנים כי שימוש בנתונים הוא קודם כל תהליך, שרק בסופו בוחרים את המערכת שתשמש אותנו להצגת המידע המעובד והמדויק. מה כולל התהליך?

1. הבנת הפעילות העסקית - התחומים והתהליכים העסקיים המהותיים של החברה לצורך הגדרת הדוחות הניהוליים, תוך התייחסות למטרות שהוגדרו על ידי הארגון..

2. מיפוי המערכות והנתונים התומכים בתהליכים אלו - סוגי המערכות, מאפייני הנתונים המאוחסנים, הממשקים הקיימים בין המערכות, מיקום ואופן אחסון הנתונים הנדרשים.

3. בדיקת איכות הנתונים - למניעת מצב של קבלת החלטות על בסיס נתונים שגויים. לכן נוודא שאיכות הנתונים טובה, ושהבקרות לשמירת האיכות במערכות מתבצעת כהלכה.

4. הכרת המשתמשים - הכרת המשתמשים שיקראו את הדו"חות שנייצר, המשתמשים שיפיקו את הדוחות האלו, כלי המחשוב ההם משתמשים (מחשב נייח, נייד, סמארטפון, טאבלט), ומערכת ההפעלה. השאלה המהותית היא מהי הפלטפורמה הנוחה ביותר ברמת משתמש הקצה המאפשרת לצפות במידע, או להפיק אותו.

5. הגדרת המידע הנחוץ למקבלי ההחלטות - אפיון המידע הניהולי הנדרש, לדוגמה:

• מוצרים עם רווחיות אשר גבוהה מ-50% מהעלות כולל העמסות.

• עובדים שביצעו יותר מ-3 שעות נוספות בממוצע לשבוע בחודש האחרון.

• פיצול סעיף עלות המכר לפי פרופורציות של מכירות לצורך מדידת רווחיות חברה לענף.

התוצאה היא רשימה מאוד ארוכה של צרכים, שאותה ניתן לתעדף ולקטלג, לאחד ולסדר ולהגיע לרשימת דוחות ברורה ומושכלת שתפיק עבורכם את כל המידע שאתם רוצים לקבל.

6. בחירת המערכת או הפלטפורמה באמצעותה נייצר את הדוחות - רק לאחר שהגדרנו את הצרכים ואפיינו את הנתונים, נוכל לבחור את המערכת או הפלטפורמה המתאימה ביותר. לאחר הבנת הצורך מול נתוני הבסיס, השלב הזה יהיה הרבה יותר קל והרבה יותר מועיל.

תהליך ניתוח מעמיק זה יאפשר לכם להנות ממערכת נגישה למשתמשים, גמישה, ברורה, פשוטה וכזו שתיתן פתרון לתהליך החלטות מבוססות נתונים, במקום מערכת שעלתה מאות אלפי שקלים, אבל אינה מספקת את המידע הדרוש. בחלק מהמקרים נוכל להשתמש בדו"חות אוטומטיים שיספקו לנו נגישות מלאה למידע הנחוץ לנו מבלי לרכוש מערכות יקרות.

7. התועלות - בסופו של התהליך, נהנה משתי תועלות עיקריות משימוש בנתונים לצורך קבלת החלטות:

• חסכון והתייעלות - הוספת מערך בקרות וניתוח שיעזור לנו לזהות הוצאות עודפות במקביל לבניית מערך דוחות אוטומטי לחסכון בזמן עבודה יקר.

• הגדלת הכנסות - המידע הזמין יאפשר לנו להשקיע יותר משאבים במקומות שייצרו לנו יותר הכנסות.

איל מיכלוביץ הוא רו"ח CISA ואושיק קובליו הוא רו"ח Sys.Analyst, DBA Smartdata ניהול מערכות מידע