כדאי שתכירו: 16 הרגלי מייל שצריך לשנות

על רקע המוני המכתבים שאנחנו מקבלים לתיבת הדואר הנכנס של המייל שלנו, קשה לדמיין איך מישהו יכול לשמור על הרגלי דוא"ל מקצועיים כל הזמן. אתר ה-Business Insider אסף מהמומחים את ההתנהגויות הכי פחות מקצועיות שאתם יכולים להראות בזמן שליחת דוא"ל. אמנם אף אחד לא מצפה מכם לנסח מכתבי דוא"ל שמשתווים ל"מלחמה ושלום", אבל הימנעות מההרגלים הרעים היא התחלה טובה.

כתבות נוספות בערוץ כלכלה

היום יום הולדת: כמה כסף שווה אליזבת?

טסים לחופשה? הנה 4 עמלות תעופה מיותרות

המודל הכלכלי החדש? "הודו עושה הכל נכון"

"כמו הילד שקרא זאב באגדה, אם אתם מנצלים לרעה את סימן ה'דחוף', מאוד במהרה אף אחד לא יתייחס אליו", אומרת רוזמרי היפנר, מנהלת משאבי אנוש ב-CareerBuilder.

הטון שלכם אמור לשקף את היחסים שלכם עם הנמען, לדברי היפנר, אם אתם יותר מדי לא-רשמיים, הדבר יתפרש בתור כהתנהלות לא מקצועית. היפנר ממליצה לחשוב פעמיים באשר לסימני קריאה, טקסט בצבע, פונטים מוזרים וקיצורים של SMS.

בנוסף, לא כולם יכולים להבין ראשי תיבות במהרה, אומרת רוסלינדה אורופזה רנדל, מומחית לנימוסים והליכות והכותבת של הספר "אל תעשו גרפסים בחדר הישיבות". "השקיעו תשומת לב במיוחד לעובדים מדורות שונים מכם, שימו לעצמכם גבולות שפה, תעדיפו טון מסורתי יותר במקרים אלו", לדבריה.

במקביל, אתם לא רוצים לצאת כמו רובוטים שכותבים דואר אלקטרוני. ניתן להוסיף התלהבות או אישיות לתכתובות שלכם", אומרת ויקי אוליבר, מחברת הספרים "301 תשובות חכמות לשאלות קשות על נימוסים במקום העבודה" ו-"301 תשובות חכמות לשאלות קשות בראיון". אוליבר מדגישה כי לעתים היא מקבלת מייל "עם שורה אחת שהיא כל כך יבשה, עד שנשמעים כאילו מכונה מגיבה".

"דוא"ל הוא לא מסיבה או טרקלין, אלא כלי תקשורת", אומרת היפנר מ-CareerBuilder. "אם אתם מגיבים לתכתובות שנשלחו לקבוצה, וודאו שאתם לוחצים על "Reply all" או "שלח לכולם" רק אם יש צורך אמיתי ועמוק לכך שכולם יקבלו את התגובה".

שיתוף המידע שאינו שלכם הוא מעצבן, לכל הפחות. בין אם אתם מעבירים מכתב ללקוח בו הבוס אמר משהו עליהם משתפים בשרשרת מייל בה עובדים אחרים יכולים לשתף מידע אישי, "אף אחד לא אוהב שמישהו אחר מחליט להעביר מכתב של מישהו בשלמותו מבלי לבקש רשות", אומרת רנדל. החוק הטוב ביותר הוא לעולם לא להניח שזה בסדר לשתף מכתב עם מישהו חדש בשיחה.

(צילום: Gettyimages)

שליחה עם נמען מוסתר (BCC)

"אני לא מעריצה של כיתוב נמענים נסתרים בדוא"ל", אומרת אוליבר. "כשעשו לי את זה, ישר חשבתי 'אם היא עושה לי BCC, למי היא עוד עשתה את זה במכתבים אחרים?". שליחה עם נמען מוסתר מעביר תחושה של חוסר אמון וסודיות, לדבריה, "אם אתם צריכים להעביר מכתב דוא"ל למישהו שטכנית לא יכול להיות בשרשור, העתיקו את הטקסט למכתב נפרד לאותו אדם".

"זה אני", "היי", או "לידיעתך", לא נותנים לנמען או הנמענת מושג על נושא הדוא"ל, מה שיפחית את הסיכוי שלהם לפתוח את הדוא"ל. "אף אחד מהנושאים האלו לא מושכים תשומת לב", אומרת רנדל. "דואר אלקטרוני במקום עבודה צריך לכלול רעיון ברור ומדויק. אם תתנו לנמען מידע רלוונטי בנושא, זה יעודד אותם לפתוח ולהגיב מהר יותר".

לדברי רנדל, בדיחות, סיפורים מרגשים וציטוטים של מוטיבציה הנשלחים מעת למעת עשויים לעודד מישהו ביום מדכא, אבל בקלות יכולים גם להפוך למעייפים. "לא משנה עד כמה הכוונות שלכם טובות, הפצצה של שאר העובדים בדוא"ל על בסיס יומי יכול להוביל אותם להגדיר "מחיקה אוטומטית" למכתבים שלכם.

מאוד מפתה להיות טרחן בדוא"ל מעקב, במיוחד אם אתם מחכים למשהו שלא סופק כבר זמן רב. אל תעשו זאת, מייעצת אוליבר. "אנשים זוכרים תמיד את המייל המרושע", אומרת אוליבר. "מה שאומר שלא כדאי לכם לשלוח אחד כזה".

אם אתם מכירים מישהו ממש טוב, אתם יכולים לפעמים לוותר על דברי הנימוסים, לדברי אוליבר."אבל אם האדם שאתם כותבים לו הוא קולגה לעסק או לקוח, הקפידו מאוד על הנימוסים. השתמשו במילים כמו בבקשה, תודה לך וחיתמו עם "בברכה", ,לדבריה.

אם אתם שולחים דוא"ל בהקשר מקצועי, בין אם מדובר בלקוח, קולגה או מעסיק פוטנציאלי, הימנעו משליחה מחשבון דוא"ל לא מקצועי. לדברי רנדל, כתובת דואר מתנחמדת, סקסית, וולגרית או מטופשת מדי תכתיב טון שלילי מההתחלה. אם אתם מתעקשים לשמור על כתובת כמו S3xyCan1@netscape.net, לפחות פתחו חשבון נפרד למטרות מקצועיות.

"נשלח מה-iPhone שלי" הוא לא תירוץ למכתבים מרושלים. אמנם אוליבר טוענת ששגיאת הקלדה פה ושם הפכה להיות דבר מקובל יותר משום שכולם שולחים תכתובות מהטלפון הסלולרי שלהם, יותר מטעות אחת במכתב היא מאפיין בלתי מקצועי. אם הדוא"ל חשוב מספיק להישלח בזמן שאתם בתנועה, הוא חשוב מספיק בשביל לעבור עליו שוב לפני ששולחים אותו.

לדברי אוליבר, גם היא שלחה דוא"ל בשעות מוקדמות מאוד של הבוקר, "כי לפעמים את קמה מוקדם מאוד ומרגישה פרודוקטיבית". אבל בו בזמן מזהירה, כי גם בעולם של 24/7 "רוב האנשים מסתכלים על שעת שליחת הדוא"ל. אם השעה היא אמצע הלילה חשוב על השולח דברים שליליים. במקרה הטוב, הם יחשבו שהשולח וורקוהוליק ואין לו חיים. במקרה הגרוע, הם יחשבו שאתם אובססיביים". אם ההשראה לעבודה נופלת עליכם דווקא באמצע הלילה, אוליבר מציעה לכתוב את הדוא"ל, לשמור אותו בטיוטות, ולשלוח אותו במהלך שעות העבודה.

אם אתם משתמשים בסימן קריאה, השתמשו רק באחד כדי להעביר התרגשות, אומרת ברברה פא'צר, מחברת הספר "הבסיס לנימוסים עסקיים". "אנשים נסחפים לעתים ושמים מספר סימני קריאה בסוף המשפטים שלהם. התוצאה יכולה להיראות בתור משפט רגשי מדי או על חסר בגרות", היא כותבת בספר שלה. "סימני קריאה צריכים לבוא לידי שימוש באופן מדוד בכתיבה".

לפונט Comic Sans בצבע סגול יש אולי מקום וזמן, אבל להתכתבות עסקית כדאי לשמור על פונטים, צבעים וגדלים קלאסיים. החוק המרכזי: התכתובות שלכם צריכות להיות קלות ביותר לקריאה - "באופן כללי, הכי טוב להשתמש בגודל של 10 עד 12 ופונט קל לקריאה כמו אריאל, קליברי, או טיימס ניו רומן", מייעצת פאצ'ר. שחור הוא הצבע המועדף.