מנהל פרויקט? כך תוביל את הארגון להצלחה
הרבה פרויקטים בעולם העסקי נכשלים בעקבות תכונות באופי האנושי, ביניהן נטייה לבינוניות ודחיית משימות. כך תתגברו על ההרגלים, תצליחו לסיים את המטלות בזמן ולהוביל את הארגון להצלחת המשימה
פרדוקס בעולם ניהול הפרויקטים. מצד אחד, חלה התקדמות רבה בטכנולוגיה ובשיטות הניהול, אך מהצד השני, במבחן התוצאה, רוב המיזמים נכשלים ולא עומדים במסגרת לוח הזמנים והתקציב שניתנו מלכתחילה.
מדריכים נוספים בערוץ הקריירה
איך להתמודד עם "תפוח רקוב" בחברה
בעיית העסקים הקטנים: כמו נהגי משאית בלי רישיון
מרחיבים את הצוות? כך תמצאו עובד אידאלי
ההבדל בין פרויקט מוצלח לכזה שנכשל טמון בחמש תכונות שלא מרבים להתייחס אליהן: חדירה לבינוניות, דחיית משימות, הפחד מאכזבה, פוליטיקה והחשש משינויים.
כיול לבינוניות
לבני האדם יש נטייה טבעית לחקות את הבינוניות של הקבוצה בה הם נמצאים. כלומר, אנשים מכוילים לבינוניות של הסביבה הארגונית שלהם, ולעיתים קיים לחץ חברתי סמוי או גלוי שלא להצטיין בכדי לא להגיע לסיטואציה שבה מחלקה אחת בארגון פורצת את הדרך ומראה שאפשר לעשות הרבה בפחות אנרגיה וזמן.
מנהל פרויקט שרוצה לשפר את התפוקות מהאנשים ולא להישאב לממוצע, צריך לפעול בכמה מישורים. ראשית, יש להבין בראש וראשונה כי תפקידו להיות זה שרותם את האנשים לפעול באופן יוצא דופן. תחילה יש צורך בהגדרת זמן, תקציב ותכולה "ריאליים". ה"ריאליות" הזו היא לרוב בינונית ומסתמכת על ניסיון העבר. מנהל פרויקט אפקטיבי צריך להיות מודע לכך ולאתגר את כל מערכות הארגון.
דחיינות
האינסטינקט הראשוני של כל אדם הוא לדחות את המשימה שהוטלה עליו, גם אתם ודאי משאירים את דו"ח החניה שקיבלתם מספר שבועות באוטו, ולאחר מכן הוא נותר עוד כמה שבועות על המקרר. כאשר מנהל הפרויקט שואל שאלה הקשורה ללוחות הזמנים של המשימה, לרוב התשובה המתקבלת תהיה שהדבר יבוצע בסוף השבוע או בסוף החודש.
תשובה מסוג זה מעידה שאין תכנון אמיתי, אלא רצון לדחות את הקץ ולהרוויח זמן. בפועל, כמו כל סטודנט שלומד למבחן, רוב האנשים מתחילים לפעול סמוך למועד הדד-ליין שהוגדר. מנהל הפרויקט צריך להיות מודע לתופעה, ולא לקבל את תאריך הדד ליין שהוגדר כתשובה לגיטימית. הוא לא צריך לשאול "עד מתי תתבצע המשימה?", אלא "מתי היא תתבצע?", "כמה זמן לוקח לעשות אותה?", "האם כבר אפשר להתחיל את המשימה?" ו"האם היא תלויה בגורמים נוספים?". השאלות המכוונות יוצרות שינוי משמעותי ומגדילות את הסיכוי לביצוע מהיר.
הפחד לאכזב
הפחד לאכזב הוא פחד טבעי. הוא טמון בהגדרת לוח הזמנים, ומכאן שכל גורם בפרויקט עושה הכול כדי לא להיתפס כמי שלא עמד במשימה מסוימת. תפקידו של מנהל הפרויקט הוא לנהלו בקפדנות כך שהעצירה תתקיים אך ורק אצלו, ברמת הפרויקט ולא ברמת המשימה. על מנת שזה יתאפשר, עליו ליצור סביבה ארגונית בטוחה שמאפשרת גם להיכשל. בטווח הרחוק, ביצוע מעבר לגבולות הנוחות, עם דחייה בדד ליין, עדיף לארגון ולעובדיו מאשר בין בינוניות ואי עמידה יעדים.
(צילום: shutterstock)
פוליטיקה ארגונית
בכל ארגון יש פוליטיקה, כיון שפוליטיקה בהגדרתה היא תחרות על משאבים במחסור. במקרה של פוליטיקה בארגון, המשאבים יכולים להיות קידום, כוח, שליטה, יוקרה וכדומה. מנהלי פרויקטים רבים רואים בפוליטיקה את הרעה החולה המעכבת את סיום הפרויקטים. תפקידו של מנהל הפרויקט הוא לא לחמוק מפוליטיקה ארגונית, כיוון שהיא המגרש ועליו לשאוף להיות השחקן הטוב ביותר. על מנהל הפרויקט לדעת ולאתר מי מבין האנשים בארגון יכול לעצור או לעכב את הפרויקט וכיצד ניתן לרתום אותו, כאשר לכל אחד יש את "שביל הגישה" הייעודי שלו.
פחד משינוי
אנשים לא אוהבים שינויים, ואין פרויקט שלא יוצר שינוי משמעותי בארגון. לרוב עובדים חוששים שאם משהו יתייעל בארגון - הם לא יהיו נחוצים יותר. בנוסף, ישנם הפחדים משינויים טכנולוגיים שמשנים את תהליך העבודה המוכר ודורשים מהם ללמוד ולהסתגל לדברים חדשים.
כדי להתמודד עם התופעה באופן יעיל, המנהל צריך להיות מומחה בניהול השינוי ולדעת כיצד לתקשר את התהליך והשלכותיו וולהוריד את מפלס הלחץ בקרב האנשים.
לסיכום, מנהל המוביל את הארגון להצלחת הפרויקט חייב להיות אדם המאמין באנשים ובעוצמתם. הרוח האנושית יכולה להפוך את הבלתי אפשרי לאפשרי, לשבור פרדיגמות ולייצר מציאות אחרת המובילה להצלחת כל פרויקט.
הכותב הוא מנכ"ל ומייסד Energy Team ששואפת להעניק ערך מוסף בניהול פעילויות בדגש על הגורם האנושי.
לפנייה לכתב/ת 
.JPG "צילום: ניר קידר")
