להעניק משוב שיהפוך את העובדים למצוינים

לתת הערכה נכונה: מנהלים רבים חוששים מנתינת משוב לעובדים, אך משוב טוב יכול להגביר את תחושת השייכות לחברה ולהצעיד אותה קדימה.

מדריכים נוספים בערוץ הקריירה

איך תשתמשו בפייסבוק כדי לקדם את העסק

כך תשמרו על יחסים טובים עם הבוס

אלה התכונות שיהפכו אתכם לעובדים מושלמים

לפני מספר שבועות, בית הדין הארצי לעבודה חייב מעסיק לקיים מול עובדיו רוטינה קבועה של משוב והערכה. בפסק הדין נכתב כי "הערכות אלה באות לחזק את הקשר שבין העובד למעסיק, שכן הן מאפשרות למעסיק לומר לעובד במה הוא טוב ובמה הוא צריך להשתפר, וגם לעובד יש הזדמנות לשטוח את טענותיו, אם ישנן כאלה, בפני המעסיק".

עד פסיקה זו, תחום הערכת העובדים היה תחום פרוץ וכל מעסיק נהג לעשות דין לעצמו. הצהרות כמו "בארגון שלנו העובדים הם המשאב החשוב ביותר" נשמעות תדיר מפי מנהלי חברות, אך פעמים רבות מדובר באמירה שחוקה. אין חולק על חשיבותם של המשוב וההערכה, אך מנהלים רבים נמנעים מלבצע אותם משום שמדובר בתהליך בלתי מהנה וכזה הדורש כלים מובנים.

חשוב להבהיר כי אין דרך נכונה אחת ויחידה להעריך אנשים. כל חברה מגבשת לעצמה צורות שונות ומתודולוגיות שונות. יחד עם זאת, כל שיטת הערכה טובה צריכה להיות בעלת כמה מאפיינים דומים.

(צילום: shutterstock)

הערכה טובה חייבת להכיל מה העובד עשה טוב, וכיצד המנהל חושב שהוא יכול להשתפר. בנוסף, השיטה צריכה לאמוד את העובדים על בסיס פרמטרים איכותיים - הדורשים תשובות מילוליות וכמותיים - הדורשים תשובות מספריות, המתייחסים ישירות לביצועיהם.

יש להעריך את העובד באופן רשמי, פנים אל פנים. הערכות לא פורמליות צריכות להעשות כל הזמן. פעמים רבות, מנהלים אומרים "אבל תפסתי אותו במסדרון ואמרתי "כל הכבוד" אך אין זה מספיק. לבסוף, שיטת הערכה טובה צריכה לכלול מרכיב של פיתוח מקצועי. מנהלים צריכים לדבר עם העובדים שלהם על השלבים הבאים בקריירה שלהם ו"לחלוב" מהם שמות של שניים-שלושה אנשים שיוכלו להחליף אותם, במקרה שיקודמו.

לדברי המנכ"ל לשעבר של ג'נרל אלקטריק, ג'ק וולץ, משוב לעובדים צריך להיות ברור ונקי "מכל קשקשת ביורוקרטית גוזלת זמן". לדבריו, אם השיטה מקיפה מעל שלושה עמודים לכל עובד - משהו בה לא בסדר.

על מנת שהמשוב יהיה אפקטיבי ויוביל לשיפור ההישגים, נדרשת תשומת לב גבוהה לפרטים. לדוגמא, מומלץ להוסיף הערות כגון: "כשדיברת עם לקוח X, שמתי לב שלא זכרת את שמה" או "שמתי לב שאתה לא בונה יחס אישי עם לקוחות".

משוב בונה לוקח בחשבון את מידת יכולתו של העובד לקלוט אינפורמציה. מידע ונתונים רבים ומורכבים מדי עלולים לגרום לחוסר הבנה מצד העובד ואף להתעלמות.

יש להאמין בעובדים, הם לא רוצים להיכשל במה שהם עושים. טעויות קורות והם עשויים לחוות אירועי חיים משמעותיים שהמנהל אינו מודע להם, יש לתמוך בהם ולעודד אותם להשתפר ולהצליח.

אם האדם שמקבל את המשוב לא מרגיש בנוח - המשוב יכול להפוך להיות לא אפקטיבי. יש לתאם עם העובד את הזמן מבעוד מועד, על מנת להימנע מהפרעות אשר עלולות לשבש את השיחה ולהקפיד על אוירה טובה ותכליתית. על השיחה להיות פרטית כדי להגן על כבוד העובד.

מומלץ לתת חיזוקים חיוביים ושבח לפחות באותה מידה שנותנים ביקורת. חיזוקים חיובים הם אחד הגורמים המובילים לשינוי, בעוד משוב שלילי מוביל לתגובת התגוננות. אין זה אומר שצריך להימנע ממשוב שלילי, רק לוודא שהוא בונה ושהוא אכן מוביל לפתרון. מומלץ לפתוח ולסיים משוב בנימה חיובית.

(צילום: shutterstock)

משוב אפקטיבי אינו "סגור" אלא מזמין שיתוף (לדוגמא, "איזו תמיכה את מציעה לתת לצוות על מנת לעמוד במשימה וללכת כולנו הביתה בזמן?"). כדאי לחשוב על תוכנית פעולה ברורה ביחד עם העובד ולהקפיד להתייחס לנקודות ספציפיות.

אם ממתינים שלושה חודשים לספר למישהו שהביצועים שלו ממוצעים - הוא בדרך כלל לא יוכל להבין את השינויים הדרושים כדי לשנות כיוון ולשפרם. משוב טוב חייב להינתן באופן שוטף ולעתים קרובות.

רוב הסיכויים שהמשוב לא יהיה אפקטיבי אם כוונתו תהיה לגרום לאדם להרגיש רע. אסור שהמשוב יתייחס לפן אישי ("אתה עצלן") אלא לתפקוד העובד ("שמתי לב שאתה מתקשה להשלים את המטלות בזמן"). אם עובד עושה מהלך מסוים שמחייב משוב - יש להתחיל בשאלה על נקודת מבטו לגבי הסיטואציה ולא להתפתות לומר כמה המהלך שלו היה שגוי.

חשוב לזכור כי משוב הנו כלי ניהולי חשוב לשמירה על רמה חיובית של מעורבות עובדים במקום העבודה ולהשגת רמה גבוהה של ביצועים עתידיים. משוב אפקטיבי מאפשר למנהלים להפגין כבוד, להכיר את העובדים ולהזניק את החברה קדימה.

הכותבת היא סמנכ"לית משאבי אנוש בקבוצת עוף טוב, מרצה, דירקטורית ונציגת ציבור מעסיקים בבית הדין לעבודה