"משרד עורכי דין הוא עסק שצריך לדעת לתפעל"

כשעורך דין א' התחיל לעסוק בעריכת דין לפני כ-20 שנה הוא לא חשב שיגיע היום בו יהיה אחד מהשותפים הבכירים במשרד מוביל בתחום המסחרי, המעסיק כ-30 עורכי דין, 5 מתמחים וכ-15 אנשי מנהלה.

עם השנים מצא את עצמו א' עומד בראש ארגון כלכלי, שהצלחתו אינה תלוייה רק בשירות המשפטי שהוא מעניק ללקוחותיו.

בשנים האחרונות הבינו המשרדים של עורכי הדין שהעסק שלהם הוא ארגון עסקי, וככזה הוא דורש אנשים בעלי כישורים ארגוניים מעבר לתחום המשפטי הטהור.

כך צמח לו התחום הנקרא כיום ייעוץ ארגוני ממוקד למשרדי עורכי דין. לא מדובר בשירותים של יחסי ציבור, בהם משתמשים רבים מהמשרדים כדי להביא את משרדם לחשיפה, אלא בייעוץ לפעילותו השוטפת של המשרד באספקטים מגוונים.

"הנושאים העיקריים בהם אנו מתמקדים הם פיתוח כלי בקרה, ייעול תהליכי העבודה, פיתוח אסטרטגיה עיסקית, נהלי עבודה, מיומנויות ניהול ובניית מערכות תגמול לשכירים ולשותפים, מספרת ליאורה לבנשטיין, בעלת חברת אנשי מפתח ויועצת ארגונית המתמחה במשרדי עורכי דין.השורה התחתונה היא שמשרד עורכי דין הוא עסק, שצריך לדעת לתפעל על מנת לשמור עליו. יש הרבה משרדים שכלפי חוץ הכול נראה נוצץ אצלם, אבל הם מפסידים ומביאים כסף מהבית בתקוה שהמשרד ישרוד וירוויח בהמשך", אומרת לבנשטיין.

התחרות העזה הקיימת בשוק עורכי הדין והשינויים אותם עוברים המשרדים לאחרונה יצרו שינויים מבניים במשרדים, וחשוב מכך: שינויים תפיסתיים. אחד השינויים העיקריים קשור בשיווק המשרד ותדמיתו.

"איך שהמשרד נתפס כלפי חוץ ומהו השם שיש לו ולעומדים בראשו - לדברים האלה יש השפעה מכרעת על יכולתו של המשרד לגייס לקוחות, להתרחב ולהתפתח", אומר אמיר דן, מנהל המחלקה המשפטית-מאבקית במשרד ייעוץ התקשורת רימון-כהן וובר-שנדוויק.

דן מדגיש, כי יחסי הציבור של המשרד הם רק צד אחד של האסטרטגיה השיווקית. החשיפה הציבורית מאפשרת למשרדים לפרסם ברבים ובקרב לקוחות פוטנציאליים את העבודה המוצלחת שהמשרד עושה למען לקוחותיו.

אבל אסטרטגיה שיווקית זה לא רק יחסי ציבור. אסטרטגיה שיווקית צריכה לטפל בכל מה שקשור לפנים שמציג המשרד כלפי חוץ: אתר האינטרנט, הלוגו, ניירות המכתבים, הפרזנטציות שהמשרד עורך ללקוחות פוטנציאלים ועוד. "יש משרדי עריכת דין ששוקלים לשנות את שם המשרד במסגרת מתיחת הפנים שהמשרד עובר", אומר דן, "יש משרדים ששוקלים לקחת תיקים שיש להם נוכחות תקשורתית גבוהה והכנסה נמוכה, רק כדי למצב עצמם כמומחים בתחום מסוים".

לבנשטיין מוסיפה, כי היא התפלאה לגלות שלצד משרדים בהם יש שותף האחראי על תחום השיווק, יש גם משרדים שאין להם אפילו תקציב לשיווק. "זו טעות", היא אומרת, "כי נכון להיום לשיווק יש משמעות רבה לשרידות העסק".

אחת התוצאות של התחרות הרבה בין משרדי עורכי הדין בארץ היא תופעת המיזוגים: משרדים מאחדים כוחות כדי לצמצם בהוצאות ולהתייעל לנוכח התחרות.

"מיזוג עם משרד נוסף יכול להביא לגידול פנימי מהיר ללא צורך בהשקעה יקרה וממושכת יחסית", אומרת לבנשטיין. "פונים אלינו משרדים בסדרי גודל שונים בחיפוש אחרי משרדים ושותפים היכולים לתת מענה לצרכים של לקוחות קיימים. בדרך זו גם ניתן למנוע הפניית לקוחות קיימים למשרדים אחרים".

חשוב לזכור, מציינת לבנשטיין, כי מיזוג הוא תהליך שהופך שני גופים עם תרבות ארגונית עצמאית לארגון הומוגני מאוחד. לכן, היא אומרת, לפני מיזוג כזה צריך לבחון לא רק את ההיבטים הפיננסיים של השותפות, אלא גם את ההתאמה ברמה המקצועית והאישית.

התחרות החריפה בתחום מובילה את המשרדים לשאול את עצמם יותר ויותר שאלות ארגוניות ומבניות, אומר דן. שאלות כמו לאיזה כיוון המשרד צועד? איזה תחומים חדשים על המשרד לפתח? מה התחומים שהמשרד ידוע בהם ומה התחומים שהמשרד פחות מוביל בהם? כל השאלות האלה יש להן גם השלכות רבות על תדמית המשרד ועל היכולת לגייס לקוחות.

לתחרות, השפיע על התחום בשנים האחרונות גם המיתון ששרר במשק והמחירים היורדים. משרדים רבים הבינו שאי אפשר להתבסס רק על פעילות בתחומים בודדים ונוצר הצורך לגוון את השירותים המשפטיים שהם מעניקים.

גורם נוסף שהשפיע על הענף היה העובדה שהלקוחות נעשו תובעניים יותר ומתוחכמים יותר.הייעוץ הארגוני מנסה לטפל בדילמות העומדות בפני המשרד ובבנייה של המשרד כיחידה עיסקית רווחית ותחרותית.

אחת השאלות המרכזיות היא

האם נכון יהיה ליצור משרד של One Stop Shop, משרד אחד המעניק שירות רחב ומגוון, או ליצור משרד בוטיק, המתמחה בתחום ספציפי.אבל מעבר לשאלות הגדולת, קיימות שאלות קטנות ופרקטיות, שגם בהן מטפל הייעוץ הארגוני. למשל, ההוצאה לדמי שכירות. יש משרדים שמעסיקים עורכי דין בחצי משרה, ואז המשרד פנוי חצי יום, וזה גורם להפסד, אומרת לבנשטיין, ההמלצה שלנו היא לחלק את זמנם של עורכי הדין והמתמחים בין החדרים, כך שלא ייווצר חדר פנוי בשעות העבודה.

כיסא פנוי עולה כסף. גם שאלות כמו התפוקה של עורכי הדין השכירים ובחינת הכדאיות של התיקים והלקוחות עולות על הפרק. יש לקוחות שעדיף למשרד להתנתק מהם כי ההוצאות עולות על ההכנסות, טוענת לבנשטיין. על היועץ הארגוני לדאוג לכך שהמשרד יבין שעליו להקים מערכת שתפקח על גביית מלוא שכר הטרחה שמגיע לו.

אחד הדברים היותר חשובים בבנייה של מערכת כלכלית הוא בנייה של שיטת תגמול ראויה, שלא תיצור מתיחות וחוסר מוטיבציה שתפגע בפעילות המשרד, אך מצד שני לא תהפוך את פעילות המשרד ללא כדאית. לדברי לבנשטיין, במשרדי עורכי דין בסדר גודל בינוני וגדול ניתן להבחין במספר מעמדות: השותפים הבכירים, השותפים הזוטרים, השותפים הצעירים, עורכי הדין השכירים והמתמחים. חלוקת הרווחים במשרד היא פועל יוצא של היררכיה זו. על היועץ הארגוני לנסות למנוע עיוותים במערכת התגמול, שתמנע מתיחות בין עורכי הדין במשרד ובמיוחד בקרב השותפים הזוטרים.