סקירה ראשונית: Office 2007
הגרסה החדשה של Office שהושקה במקביל ל-Vista, מהווה צעד משמעותי קדימה בעולם היישומים המשרדיים. האם היה שווה לחכות?
במקביל להשקה העולמית של Windows Vista, יצאה לשוק השבוע גם חבילת התוכנות המשרדיות Office 2007 גם בעברית. שני המוצרים האלה תורמים את חלק הארי של הכנסות של מיקרוסופט ואינם סובלים מתחרות זה שנים רבות.
מיקרוסופט הוסיפה בעבר לחבילת ה-Office תכונות חדשות, אך בחבילה האחרונה שמה החברה דגש על ייעול השימוש עבור המשתמש, כאשר השינוי הבולט ביותר הוא בממשק - סרגל הכלים העמוס במאות אפשרויות הוחלף ברצועת הכלים (ה-Ribbon) הפשוטה יותר - זאת כדי שיטיב לנצל את יכולות החבילה. האם כדאי לשדרג?
להפיק תועלת מהשדרוג
חבילת Office 2007 מאגדת יותר שינויים ושיפורים מכל גרסה קודמת של החבילה. לגבי רוב המשתמשים השאלה היא לא האם הם ישדרגו, אלא - מתי. משתמשים מומחים ומתחילים כאחד - הן בבית והן במשרד -
יוכלו להפיק תועלת רבה מהשדרוג.
הפגמים העיקריים בהם נתקלתי יתוקנו בוודאי בחבילת השירות הראשונה שתוציא מיקרוסופט. אחרי דקות ספורות של ניווט ברצוכת הכלים (Ribbon) אתם עשויים להרהר בשאלה מדוע לא חשבה מיקרוסופט על הממשק קודם.
ממשק חדש, פורמט קבצים חדש
רצועת הכלים מקנה גישה מהירה לעשרות תכונות שעד כה היו חבויות בעומק התפריטים. אפילו קיצורי הדרך שניתן לבצע באמצעות המקלדת שימושיים יותר. בנוסף תקבלו מנגנון חיפוש מובנה ב-Outlook וקורא RSS שיאפשר לכם לעקוב אחר עדכונים מהרשת מבלי להשתמש בתוסף תוכנה חיצוני.
מנוע הגרפיקה SmartArt מפיק תרשימים מרהיבים. משתמשים ארגוניים ייהנו מגישה לספריית שקופיות הממוקמת על שרת משותף. כך יתאפשר לעדכן שקופיות כלל-ארגוניות באופן מרכזי. המשתמשים יפיקו תועלת גם מיכולות שיתוף פעולה משופרות - משימות שיתוף מסמכים, ניהול גרסאות והשוואה בין מסמכים יהיו יותר קלות מאי פעם.
(רצועת הכלים)
פורמט קבצים חדש מסוג XML אמור להתמודד טוב יותר עם איומי אבטחה. מיקרוסופט מתמודדת גם עם הצורך בשיתוף קבצים עם משתמשים שברשותם גרסאות Office קודמות. משתמשי Office 2003 שעדיין לא שדרגו ל-Office 2007 יוכלו להוריד מהרשת תוכנת המרה שתאפשר להם לקרוא קבצי Office 2007 שנשלחו אליהם.
הממשק החדש חוסך למשתמש את התהייה היכן מסתתרות התכונות הדרושות לביצוע כל פעולה. כל התוכנות במשפחת Office פועלות כפי שהייתם מצפים מהן, אך כעת הן קלות יותר לשימוש. התוכנות היחידות שזכו לעיצוב מלא של הממשק הן מעבד התמלילים Word, הגיליון האלקטרוני Excel, תוכנת המצגות PowerPoint ותוכנת הדואר האלקטרוני Outlook. אם לדייק, הממשק החדש ב-Outlook ישמש אתכם רק במסכי יצירת תוכן.
חוויית השימוש
החבילה החדשה נראית טוב וחוויית השימוש בה טובה כבר מהרגע הראשון. בדקתי אותה על מסמכי Word ו-Excel סבוכים במיוחד מגרסאות קודמות. היא פתחה אותם בלי לשנות את עיצובים ובלי להקפיץ שום הודעת שגיאה. בעת הקלקה על אובייקטים שונים במסמך, דוגמת תרשים או טבלה, הממשק מגיב בזריזות על מנת לספק למשתמש את התכונות להם הוא עשוי להזדקק.
קליק ימני מעלה תפריט עיצוב ותכונות להן צפוי המשתמש להזדקק בהסתברות גבוהה. כעת ניתן לעשות זום לתוך מסמך בקלות - במקום להגדיל את התצוגה באחוזים (זהירות, תכונה ממכרת).
שיפורים בולטים לעין
הודות לממשק החדש, קל לשלוט בתכונות דוגמת גופנים וגבולות, באמצעות בחירה מתוך גלריית הגדרות קבועות מראש. גלריות נוספות מאפשרות לבחור עיצוב תרשים צבעוני. אם אתם מעונינים לפנות עוד קצת שטח מסך תוכלו להעלים את רצועת הכלים לחלוטין, בלחיצה על Ctrl-F1.
מעבד התמלילים Word מאפשר לצפות בספירת מילים בזמן אמת - תכונה לה פיללו כתבים ועורכים מזה שנים. לרצועת הכלים יש עדיין כמה תכונות מעצבנות - דוגמת המיקום הלא-הגיוני-בעליל של בקרי פקודות המאקרו בתפריט View.
מיקרוסופט לא מציעה למשתמשים כלים לשינוי והרחבת הממשק (בשונה מהטקטיקה בה נהגה ב-Office 2003), אולם סביר להניח שחברות צד שלישי יעשו כן.
סרגל To-Do ב-Outlook מאפשר לקבל במבט אחד תמונה לגבי משימות שלביצוע. דרך Outlook גם ניתן לגשת למשימות, לוחות שנה ומגעים משותפים על גבי SharePoint ולשנותם.
מעבד התמלילים Word כולל מנגנון שימושי לשמירת עיצובים ואפילו ממשק פשוט לעדכון בלוגים. טבלאות pivot קלות לשימוש יותר מאי פעם. אפשר להעלות לשרת SharePoint דף Excel בפורמט HTML, ולעדכנו באמצעות דפדפן רשת. באמצעות PowerPoint אפשר לגשת אל הספרייה הארגונית, כדי לוודא שהשקופיות במצגת מעודכנות.
ניצוצות של תקווה לאבטחה משופרת
אחת התלונות המרכזיות כנגד גרסאות קודמות של חבילת Office היתה האבטחה הרופפת של הפורמטים בהם היא תומכת. פרצות אבטחה אפשרו לוירוסים מבוססי מאקרו לעשות שמות במחשב, ועל כן היתה מיקרוסופט במרוץ תמידי להטליאן.
הגרסה הנוכחית סוגרת את הגולל על חלק מחורי ההצצה שאפשרו לבעלי עין מיומנת לדלות ממסמכים שהגיעו לידיהם מידע רגיש או סודי, שלא היה אמור לדלוף החוצה. בנוסף חיזקה מיקרוסופט את אמצעי האבטחה שכבר היו בשימוש ממילא.
על מנת למנוע דליפת מידע אישי מביך או מידע עסקי יקר ערך כדאי להכיר את חלון Prepare בתפריט File - קובץ. באמצעות Prepare ניתן לצפות ב-metadata של מסמך ולשנותו. ב-metadata נמצא שם יוצר המסמך ומילות מפתח. שם תמצאו גם הערות, מידע על גרסאות ופריטי מידע מוכמנים אחרים. השתמשו בתכונתDocument Inspector על מנת להסיר את כל ה-metadata בכל הקטגוריות. אם אתם רוצים לנקות רק חלק מהסוגים (חלק מההערות - למשל), תהיו חייבים לעשות את הפעולה באופן ידני.
אם אתם משתמשים ב-Windows Rights Management ב-Windows Server 2003 תוכלו להגביל את השינויים לחלק מהמסמך (למעשה, תכונה זו קיימת מאז Office 2003).
גרסאות Office קודמות אפשרו למתכנתים להשתמש בחתימות דיגיטליות לצורך מתן אותנטיקציה לפקודות מאקרו. הגרסה הנוכחית מרחיבה יכולת זו למסמכי Word באמצעות ממשק פשוט (גם בחלון Prepare). משתמשים ארגוניים שמאחסנים מסמכים בשרתי SharePoint יכולים לקבוע לגבי כל מסמך, מי יורשה לעורכו. לאחר ביצוע שינויים בקובץ תקבל הגרסה החדה מספר סידורי עוקב.
פורמט XML החדש מוסיף נדבך של אבטחה - הוא אינו מרשה פקודות מאקרו. מאחר שלא תהיה אפשרות להריץ על גבו קוד מסוג זה, הוא עשוי להוות מטרה פחות נוחה להאקרים.
מעבד התמלילים Word 2007
גלריות עיצובי דף ורצעות הכלים הנוחה הופכים את משימות העיצוב לקלות מאי פעם. מנגנון השוואת המסמכים שופר.
מנוע הגרפיקה SmartArt מקל על יצירת תרשימים וטבלאות מותאמים אישית. האינטגרציה עם שרת SharePoint מקלה על משתמשים ארגוניים לשתף פעולה בתהליכי עבודה.
אפשר להפיק תועלת רבה משימוש ב-metadata. בקרי פרטיות מסירים בקלות הערות ו-metadata, במידת הצורך באמצעות תפריט Prepare. תפריט זה מאפשר גם לייצא PDF (סופסוף).
משתמשים מתחילים עדיין יתקשו להבין את ההיגיון הפנימי של מעבד התמלילים. אפילו משימות העתקה והדבקה עלולות להתברר כמורכבות מהצפוי.
ציון:
הגיליון האלקטרוני Excel 2007
גרפיקה מרשימה, תרשימים מצוינים. ממשק הסרט מקל על הגישה לעשרות תכונות מתקדמות. חיווי חזותי משופר במשימות מורכבות.
יש תמיכה במיליון שורות ובמערכי נתונים גדולים.
קל יותר לבצע הפניות מובנות ולתכנת. קל יותר לעצב את המסמך הודות לתצוגת Active Page Layout.
עיצוב מותנה מקל על קריאה של מסמכים. קל יותר ליצור טבלאות pivot.
ציון:
תוכנת הדואר Outlook 2007
אינדקס שימושי באמת להודעות דואר אלקטרוני. האינדקס מחליף את מנגנון החיפוש האיטי.
רצעות כלים חדשה לטיפול בהודעות דואר, RSS, דואר קולי ו-SMS. במילים אחרות - הממשק החדש משולב רק במשימות יצירת תוכן.
אפשר להציג חלון משימות לביצוע - To-Do. יש אינטגרציה הדוקה עם משימות, יומנים ולוחות שנה משותפים. ניתן לשלוח צילום של דפי יומן לעמיתים ולקוחות (שימושי לצורך תאום פגישות).
התוכנה עדיין קצת מבהילה את המשתמשים המתחילים. ניהול רשימת אנשי הקשר אינו מבריק בהשוואה לחלופות.
ציון:
תוכנת המצגות PowerPoint 2007
ב-PowerPoint מנוצלים יתרונות ממשק הסרט באופן מלא. התוכנה משתמשת במנוע SmartArt לבניית תבניות מסמך ולביצוע התאמה אישית של מסמכים - בקליק. המנוע משמש ליצירת מצגות מרשימות. היכולת להשתמש בתבניות מסמך מותאמות אישית חוסכת זמן רב.
ספרייה משותפת של שקופיות כלל-ארגוניות מאפשרת עדכון קל ופשוט של מצגות בכל רחבי הארגון.
מי שזקוק לתכונות וידאו מתקדמות ייאלץ להשתמש בהרחבות מבית צדדים שלישיים.
ציון:
מה בחבילה
החבילה נמכרת במספר גרסאות. גרסה בסיסית כוללת את Word וכן את Excel ואת Outlook. הגרסה המתקדמת ביותר היא גרסה לשימוש ארגוני שכוללת את כל הרכיבים, ומציעה יכולות שיתוף פעולה נרחבות. תוכנת Groove 2007 מאפשרת לקבוצות של משתמשים ליצור תפריטים של מסמכים משותפים.
תוכנת OneNote מאפשרת גישה משותפת לפיסות מידע, שבעבר היו נחלתו של משתמש בודד. בגרסאות מתקדמות מוחלפת תוכנת FrontPage ב-SharePoint Designer - תוכנה לעריכת דפי פורטל ארגוני.
Microsoft Office Home and Student 2007
חבילת Office Home and Student 2007 כוללת את Word 2007, Excel 2007, PowerPoint 2007 ואת OneNote 2007, אשר לא היה כלול בגירסאות ביתיות קודמות. תנאי הרישוי של החבילה הביתית מאפשרים התקנה של חבילת היישומים החדשה ב-3 מחשבים ביתיים בו זמנית.
מחיר גירסה מלאה: 879 שקלים.
Microsoft Office Standard 2007
חבילת Office Standard 2007 כוללת את כל התוכנות של גירסאת Office Home and Student 2007 ובנוסף את Outlook 2007, אך בלי OneNote.
מחיר גירסה מלאה: 2,349 שקלים.
Microsoft Office Professional 2007
חבילת Microsoft Office Professional 2007 כוללת את כל התוכנות של Office Standard 2007 ובנוסף את Outlook 2007, Publisher 2007, Access 2007 אך בלי OneNote.
מחיר לשדרוג: 1,949 שקלים.
מחיר גירסה מלאה: 2,849 שקלים (זמינות בשוק בשבועות הקרובים).
סיכום: גירסה נקיה וחלקה
אחרי שיטוט נרחב בממשק החדש הגעתי למסקנה שמהדורת Office 2007 נקיה וחלקה יותר מכל מהדורה קודמת. יש שיפורים אותם אני יכול להציע. יש צורך בייעול ניהול ספריות האובייקטים לשימוש חוזר. אין גם אפשרות משביעת רצון להתאמה אישית של הממשק.
גם לאור הערות אלה, חבילת Office 2007 היא נקודת אור בקריירה של מיקרוסופט. אני מקווה שהשדרוג מחלונות XP ל-Vista יהיה קל ונעים כמו המעבר מ-Office 2003 ל-Office 2007.
הכתבה פורסמה במקור בגליון ינואר של PC Magazine. לחצו כאן לרכישת מנוי במחיר הכרות. לאתר הבית של PC Magazine
לפנייה לכתב/ת 
