עוברים למשרדים חדשים? מה חשוב לדעת בהובלה

בשיתוף אתר "הספקים"

עוברים משרד בקרוב? על מה חשוב להקפיד בעת ההתקשרות, איזו פוליסה צריכה להיות לחברת ההובלה, מדוע חשוב לדאוג לאישור מהנהלת בניין המשרדים לשם שימוש במעלית בעת ההובלה ומי משלם במקרה שפקח של העירייה נותן דו"ח למשאית של המובילים? כל מה שצריך לדעת לפני שאורזים ועוברים למשרד החדש.

עוד בנושא:

הדרך הקלה והבטוחה להובלת משרד  

מחירון מלא לשירותי הובלת משרד

על מה חשוב להקפיד בחוזה מול המוביל

האם כדאי שנציג מטעם חברת ההובלה יגיע לראות את המשרד לפני? תלוי. אלכסנדר אודינצוב מריאל הובלות: "אם מדובר בהובלה של משרד שהוא חדר אחד, שלרוב עלותו תהיה כמה מאות שקלים, ומאוד ברור מהו הריהוט ובמה מדובר, ניתן בהחלט להסתפק בהצעת מחיר טלפונית".

אודינצוב הוסיף: "ההבדלים במחיר הם זעומים ואין טעם להטריח את נציג חברת ההובלה בשביל זה.

 כדאי לדאוג שהצעת המחיר תישלח גם בכתב באמצעות המייל, כדי שתהיה אסמכתא בכתב והתחייבות מצד המוביל להגיע ביום שנקבע וכן שהמחיר ויתר הפרטים יהיו מעוגנים בכתב. אם מדובר במשרד של מספר חדרים, כדאי שנציג מטעם חברת ההובלה יגיע וייתן הצעת מחיר מדויקת, כדי שביום ההובלה לא יהיו מחלוקות לגבי מה נדרש להוביל ומהם תנאי ההובלה בשטח".

לפני שסוגרים עם חברת ההובלה יש כמה פרטים שמאוד כדאי לתת עליהם את הדעת. אחרת, אתם עלולים להגיע ליום ההובלה כשיד המוביל על העליונה, ויכולתכם להתמקח על המחיר היא אפסית.

מהן הנקודות העיקריות למחלוקת ביום ההובלה בדרך כלל? 

סמי אפיק מאפיק הובלות: "כדאי לדאוג לכתב כמויות מסודר, שיכלול את כל הציוד שנדרש להוביל. אם יש צורך בפירוק ובהרכבה של רהיטים כדאי לציין זאת מראש ולתמחר זאת בהתאם. אם ביום ההובלה בעל העסק מוסיף שולחן אחד, לרוב זו לא תהיה בעיה. אבל אם הוא מוסיף חדר שלם שלא דובר עליו, או כמות רהיטים שהוא החליט שהוא בכל זאת כן מעביר ולא מוסר, זו בעיה. כמו כן, חשוב לוודא האם יש מעלית במקום שאותו עוזבים ומעלית במקום שאליו עוברים. זה משנה משמעותית את תמחור ההובלה".

לעתים יש צורך להוביל את הציוד באמצעות מנוף. כדאי לקחת זאת בחשבון ולא להשאיר את העניין ליום ההובלה, מה שמקטין את יכולת המיקוח ומקשה על איתור מנוף בזמן אמת. אודינצוב: "עלות של מנוף היא כ-400 שקל לשעה עד קומה 4, ויכולה להגיע עד ל-1,500 שקל לשעה אם מדובר בקומה ה-22".

לפעמים יש עיכובים בתהליך ההובלה או ייקור של התעריף עליו הסכמתם בגלל בעיות עם המעלית - בין היתר כיוון שלא היה תיאום עם הנהלת הבניין או שלא התקבלו אישורים לשימוש מראש. אודינצוב: "במצב כזה או שההובלה מתעכבת וזה מצריך תוספת תשלום עבור המובילים שיכול להיות שקבעו הובלה

 נוספת לאותו היום, או שהדבר מייקר את ההובלה ואז יש צורך להוביל את כל הציוד 4 קומות במדרגות במקום במעלית. לכן, חשוב לא רק לסגור את העניין הזה בכתב, אלא גם לדאוג לכל האישורים הנדרשים".

עניין נוסף שיכול לייקר משמעותית את ההובלה הוא דו"חות חניה. אודינצוב: "בעת ההתקשרות עם בעל העסק חשוב שהוא יידע שעליו לדאוג לאישורי חנייה מהעירייה לצורך העמסה ופריקת הציוד. אם בכל חצי שעה מגיע פקח ונותן דו"ח, מי שיצטרך לשאת בתשלום הוא בעל העסק, ולא רבים מודעים לכך. זה יוצר מחלוקות מיותרות וניתן להסדיר זאת מראש על-ידי פנייה לעירייה".

עוד צריך לברר האם חברת ההובלות ערוכה להובלת הציוד והמשרד שלכם ולערוך סקר שוק קצר עם מספר חברות הובלה. אודינצוב: "חשוב לברר כמה משאיות יש לחברת ההובלה וגם צוותים זמינים באותו היום. חברה אחת יכולה להוביל משרד גדול בשלושה ימים ואילו חברה אחרת תוכלו לעשות זאת תוך יום אחד".

(צילום: Shutterstock)

אם החלטתם להשתמש בשירותי אריזה של חברת ההובלות, קחו בחשבון שאתם מכוסים בכל מקרה של נזק שנגרם לציוד. הדבר גם יקטין את הסיכוי לנזקים שכן חברת ההובלות תהיה לרוב מיומנת יותר. אם החלטתם שלא להשתמש בשירותי אריזה של חברת ההובלות, אלא לארוז בעצמכם - עבדו מסודר.

איך תחסכו 

הדבר הראשון שתרצו לעשות הוא להשיג ציוד אריזה נוח ואיכותי שישמור על חפציכם. ערכו סקר שוק קצר, רוב הסיכויים שתגלו שיהיה זול יותר לרכוש קרטונים, מסקנטייפ וגלילים של ניילון בועות ישירות מחברת ההובלה. אפיק: "בעת האריזה הקפידו לארוז ציוד של כל עובד בנפרד, ולסמן כל ארגז במדבקה עם שם העובד או עם צבע מסוים. זאת, כדי שמלאכת הפריקה תהיה קלה ומסודרת והסיכוי שחפצים ילכו לאיבוד בעת המעבר יקטן.

גם כשאתם אורזים ציוד מחשוב הקפידו לארוז בנפרד את הציוד של כל עובד. הימנעו מריכוז של כל הכבלים יחד, כדי להקל על איתורם בעת פריקת הציוד. מסכי מחשב וכל ציוד רגיש כדאי לארוז באמצעות ניילון בועות או קלקר.

אם שכרתם את שירותיו של איש מחשבים על מנת שיחבר את כל המחשבים במשרד החדש, כדאי שלא תקבעו איתו לאותן שעות בהן מתבצעת ההובלה. אודינצוב: "זה מקשה על כל הצדדים, מעכב את ההובלה ואת עבודת אנשי המחשבים. כדאי מאוד לפרוק את כל הציוד ורק לאחר מכן לחבר את המחשבים. אם התשתית כבר מוכנה, חשוב לסמן בצורה ברורה היכן יש להניח את הארגזים של כל עובד, כדי שההובלה תתבצע בצורה הכי מסודרת שניתן ותחסוך זמן יקר באיתור ארגזים".

עניין חשוב שכדאי לוודא מראש הוא האם חברת ההובלה מבוטחת. אודינצוב: "כדאי לבקש לראות פוליסת ביטוח הכוללת ביטוח הובלה ותכולה, ולברר מהו הסכום המבוטח ומה גובה ההשתתפות העצמית של המוביל". אם מדובר בהובלה של פריט יקר במיוחד, שווה לבטח אותו נקודתית ליום-יומיים רק לצורך ההובלה. ישנן חברות ביטוח שיבטחו פריט נקודתית".

אם כחלק מהמעבר רכשתם ציוד למשרד החדש כדאי לברר מה עלות הובלת הציוד. ייתכן שיהיה זול יותר להוביל כמות גדולה של ריהוט חדש באמצעות חברת ההובלה שממילא נותנת לכם הצעת מחיר גלובלית עבור ההובלה. אפיק: "אם מדובר ברהיט בודד או במספר קטן יחסית של רהיטים, ייתכן שיהיה זול יותר להשתמש בשירותי ההובלה של הספק ממנו קניתם את הרהיטים". בכל מקרה, כדאי לחסוך עלויות של הובלה ולהוביל את הריהוט החדש ישירות למקום העסק החדש.

לבחירת התאריך יכולה להיות השפעה על המחיר. אפיק: "כדאי ככל הניתן לתאם את מועד ההובלה בין ה-10 לחודש ועד ל-20 לחודש, מפני שאז המחיר יהיה הכי נמוך. בתאריכים הקרובים לתחילת או סוף החודש עלות ההובלה יכולה לעלות בכ-10% ובחודשי הקיץ (יולי-אוגוסט) עלות ההובלה יכולה לעלות ב-30% ויותר, בשל עומס העבודה בחברות ההובלה.

 מי שמעוניין להפסיד כמה שפחות ימי עסקים, יכול להעביר את המשרד בסוף שבוע או בימי חול-מועד, אז לרוב תהיה עליה של כ-10% במחיר, אבל ייתכן שזה יהיה צעד חכם יותר מבחינה עסקית".

כמה זה עולה? במוקד השירות של הספקים אמרו: "עלות של הובלת משרד בגודל של חדר אחד תעלה 500-400 שקל (כולל מע"מ) בממוצע. משרד של 2 חדרים יעלה 1,000-8,000 שקל בממוצע. משרד בגודל של כ-5 חדרים יצריך משאית ויעלה כ-2,000 שקל ומעלה. המחיר משתנה בהתאם למורכבות ההובלה, האם ישנה גישה נוחה מהמשאית לכניסה לבניין, האם יש מעלית או שנדרש להוביל באמצעות מנוף ועוד".