מדריך: הדרך הבטוחה להעברת המשרד

בשיתוף אתר "הספקים "

מנצלים את תקופת הקיץ, שבה עובדים רבים נמצאים בחופשה, כדי להעביר את העסק שלכם למשרדים חדשים לפני שאתם מתחילים לארוז, הנה כמה דברים שכדאי לדעת לפני התקשרות עם חברת ההובלה.

עוד כתבות מאתר "הספקים":

הדרך הקלה והבטוחה להעברת משרדים

לפני שפונים לחברת הובלה למשרדים

מחירון הובלות

דאגו שיהיה נציג שינחה את חברת ההובלה

"כדאי מאוד שיהיה נציג מטעם המשרד או בית-העסק שילווה את אנשי חוברת ההובלה בשטח וידאג לפקח על העניינים", מציע יוסי חדד מל.א הובלות באתר 'המקצוענים'. "זה יחסוך בלגאן, ויאפשר פריקה נכונה ומסודרת של כל הציוד, כך שבסיום לא תצטרכו להזיז בעצמכם ארגזים מחדר לחדר או מקומה לקומה".

דאגו להזמין את חברת הניקיון לפני ההובלה

"לאחר התקנת הריהוט ופריקת כל הארגזים יהיה הרבה יותר קשה לבצע ניקיון יסודי בשטח המשרד החדש. לכן, דאגו להזמין את חברת הניקיון מספר ימים לפני ההובלה", אומר חדד. לא כדאי לחכות עם הניקיון עד יום לפני המעבר, גם כדי שבמקרה של תקלה כלשהי, יהיה לכם מרווח ביטחון וגם אם יש משטחים מסוימים שעדיף שיתייבשו לפני כן (כמו שטיחים מקיר לקיר, למשל), הדבר לא יאלץ אתכם לדחות את יום ההובלה.

דאגו לכל התשתיות מראש

"כדאי לדאוג לכך שכל תשתית החשמל והתקשורת תהיה מוכנה מראש", אומר חדד. "זה ימנע מצב שחברות ההובלה ואנשי המחשבים יצטרכו להריץ כל מיני כבלים מאריכים בצורה פרוביזורית ולא בטיחותית לטווח ארוך. בנוסף, תאמו עם איש מחשבים הגעה מיד בסיום העזיבה או למחרת כדי להבטיח חיבורים תקינים של כל ציוד המחשוב, כדי לגרום לכמה שפחות פגיעה במהלך התקין של העסק שלכם".

בקשו מנציג חברת ההובלה להגיע מראש למשרד אותו עוזבים

כדי למנוע טעויות בתמחור וויכוחים מיותרים ביום ההובלה, דאגו לבקש מנציג חברת ההובלה להגיע למשרד ולראות בדיוק במה מדובר. חדד: "זה יבטיח תמחור מדויק יותר של ההובלה. לעתים בעל העסק לא יודע להעריך נכון את כמות הארגזים שיש לו וחושב שיש לו רק 30 ארגזים להובלה כשבפועל יש ציוד שנדרשים לו כ-60 ארגזים. הגעה למקום תבטיח כתב כמויות מסודר ולא הצעת מחיר כללית ונתונה לשינויים ביום ההובלה".

עדכנו את חברת הניהול של הבניין על המעבר

"כדי למנוע עיכובים ביום ההובלה דאגו לעדכן מראש את חברת הניהול של הבניין על יום ההובלה. זאת, כדי שלא יימנע מהם שימוש במעלית או כל עיכוב אחר", מוסיף חדד. קחו בחשבון שאם חברת ההובלה תצטרך להתעכב מספר שעות בגלל בעיות אישורים, אתם תצטרכו לשאת בעלויות, שכן מרבית חברות ההובלה מתזמנות יותר מהובלה אחת ליום, ואם תיפגע ההובלה האחרת שלהם, יכול להיות שתצטרכו לשאת באובדן הכנסה זו.

אפשרות אחרת היא שהמובילים יבטלו את ההובלה וילכו מבלי להוביל, במקרה של עיכוב בלתי סביר מצדכם. במקרה כזה, שבו תהיו תחת לחץ, ייתכן שתיאלצו לשלם מחיר גבוה יותר עבור התקשרות מיידית עם חברה אחרת.

בחירת יום ההובלה

עונת הקיץ היא עונת שיא מבחינת חברות הובלה. ועדיין, נסו לתאם יום שיהיה נוח לכם ולא רק לחברת ההובלה. חדד: "כשמדובר במעבר של בית עסק כדאי מאוד לתזמן אותו ליום רביעי או חמישי, מפני שזה יאפשר פגיעה מינימאלית בעסק. במקרה של עיכובים ופריקת ציוד ממושכת יותר מאשר תכננתם יהיה לכם את יום שישי ואת מוצאי שבת כדי לטפל בעניין, וכך תוכלו להתחיל את השבוע בראש שקט. לעומת זאת, מעבר בתחילת שבוע יכול לגרום לאובדן ימי עבודה גדול יותר".

ארזו רק לאחר שסגרתם עם חברת הובלה וקיבלתם ציוד אריזה

מרבית חברות ההובלה מתמחרות את ההובלה כך שתכלול גם ציוד אריזה בעלות ההתקשרות. חדד: "דאגו לקבל את הקרטונים, את מדבקות הסימון ואת ניילון הבועות (פצפצים) מחברת ההובלה מספיק זמן מראש. ארזו בצורה מסודרת, כך שלכל עובד תהיה מדבקה על הארגזים עם הציוד שלו. זה יאפשר פריקה נוחה ומסודרת ויבטיח שחפצים יגיעו למקומם במשרד החדש".

ביטוח

"לפני שמתקשרים עם חברת הובלות בחוזה כדאי לבדוק שלחברה יש ביטוח סחורה בהעברה, כך שכל תכולת המשאית תהיה מבוטחת", אומר חדד. "כדאי לברר מהו הסכום המובטח ומה גובה ההשתתפות העצמית של המוביל. אם ישנו פריט יקר במיוחד שאותו מובילים, כדאי מאוד לבטח אותו בביטוח יומי נפרד, כמו למשל פסנתר או מסך גדול במיוחד ויקר. ישנן חברות ביטוח שמבטחות פריט נקודתית למספר ימים".

כמה זה עולה?

מוקד השירות של אתר 'הספקים': "טווח המחירים בהובלות גדול במיוחד ומשתנה בהתאם לפרמטרים השונים כמו כמות הארגזים, כמות הריהוט שנדרש לפרק ולהרכיב, מיקום המשאית ביחס לעסק, האם יש מעלית או שהמובילים נדרשים לעלות ולרדת במדרגות, המרחק הגיאוגרפי בין בתי-העסק וכו'. בהכללה גסה, הובלת עסק תעלה 1,000-5,000 שקל (לא כולל מע"מ)".