מי אמר שמנהל צריך תוכנית עבודה? הכירו את ה"מתנהלים"
שרשרת תקלות באירועי בר המצווה של הבן של אודי הרשקוביץ גרמה לו להבין איך מנהלים מתנהלים, דווקא ברגע שהכל משתבש. בטור הומוריסטי הוא ממליץ למנהל - פשוט תתנהל. פחות: חלוקת משימות, סדר עדיפויות והערכות זמנים. יותר: אלתור, מזל וחצאי אמיתות
לפני כמה ימים חגגתי לבן שלי בר מצווה בכותל. הכל היה מתוכנן טיפ-טופ: הסעה, כותל, מסעדה סיור מודרך והביתה. הארגון היה מופתי, כפי שאפשר לצפות ממנהל בעל נסיון כמוני. הלו"ז תוכנן לרמת הדקה, ולכל אייטם הוקצה זמן וכמובן באפר (למי שלא זוכר, נא לעיין בפינה שדנה בתוכנית העבודה). ואכן הכל דפק כמו שעון, עד שהשעון נדפק.
כל אחד נהיה צ'יף: כך נעלמו "פשוטי העם" מההייטק
סודות מחדר המנהלים: היום שבו הפכתי למנהל קטן בחברת הייטק גדולה
ההסעה אמנם הייתה בזמן אבל חלק מהאורחים התעכבו, ויצאנו בעשר דקות איחור ככה שתפסנו את הפקק הגדול ביציאה מהשכונה, אחר כך תאונה בדרך לעיר העתיקה. בקיצור, הגענו לכותל באיחור של שעה וחצי, וכל התוכנית השתבשה, עד שנאלצתי לבטל את הסיור המתוכנן במנהרות הכותל.
חלקכם בוודאי שואלים את עצמכם: "למה הוא כותב על זה?, מה זה איכפת לנו?". אז קודם כל, ככה אני יכול להגיד לכולם שלבן שלי היה בר מצווה, וחוץ מזה העיכוב הזה הוא דוגמא נהדרת לאיך להתנהל כאשר תוכנית העבודה משתבשת.
תוכנית עבודה? לא באמת
רוב העובדים בהייטק יוצאים מנקודת הנחה שלמנהל שלהם יש תוכנית עבודה מסויימת שעל פיה הוא מחלק את המשימות וקובע עדיפויות. זאת יכולה להיות תוכנית מפורטת עד רמת הדקה או תוכנית ברמה גבוהה (זה התרגום שלי ל High Level Plan…), אבל יש לו איזו שהיא תוכנית.
ופה - רוב העובדים טועים.
זה לא שלמנהל אין תוכנית, יש לו אפילו כמה תוכניות בדרך כלל. אלא שהקשר בין תוכנית העבודה למציאות הולך וקטן באופן אקספוננציאלי ככל שחולף הזמן. או במילים אחרות, תוכנית העבודה לשנתיים הקרובות, עליה עמל המנהל זמן רב, רלוונטית בדיוק לשלושה ימים וחצי.
בצהרי היום הרביעי צצה לה פתאום בעיה בלתי צפויה שגורמת לעיכוב לא מתוכנן. בשלב ראשון המנהל עוד מנסה להתמודד עם הבעיה. הוא מעדכן את התוכניות, מחליף משימות בין אנשים ומשנה את הערכות הזמנים. לאחר יומיים מתברר שהציוד המיוחד שהוזמן לבדיקות לא מתאים, והמהנדסת היחידה שיכולה לטפל בזה בדיוק לקחה חודש חופש. ומכאן המצב רק מתדרדר. תוכנית העבודה אינה שווה אפילו את פד העכבר של זה שהכין אותה, והמנהל אובד עצות.
וזוהי בדיוק הנקודה בה נבחנים אופיו וחוסנו של המנהל. ישנם מנהלים בעלי אופי וחוסן נפשי שלא יכנעו לתהפוכות הזמן והתוכנה, ולא יתנו לבאג כזה או אחר לשבש את תוכנית העבודה. מנהלים אלו ימשיכו לעדכן את תוכנית העבודה על בסיס שבועי, ואפילו יומי, וזאת למרות שברור להם שהתוכנית שהם מכינים היום לא תהיה רלוונטית למחר.
אכן מנהלים אלו ראויים לכבוד ולהערכה, על אומץ ליבם, על העמידה על העקרונות, והאמונה (העיוורת משהו) בצדקת תוכנית עבודה עדכנית ובלתי מציאותית בעליל. מנהלים בעלי אופי חלש יותר, יודיעו להנהלה הבכירה שתוכניות העבודה אינן רלוונטיות יותר, ושלמעשה אין להם מושג מתי הקוד יהיה מוכן, ושזה כבר לא בעיה שלהם יותר, ושבכלל נמאס להם.
מנהל פנתר הוא מנהל מאלתר
אבל קיים סוג שלישי של מנהלים, המכונה בשפה המקצועית: "מנהל בעל יכולות אילתור תוך שמירה קפדנית על תוכנית עבודה לא רלוונטית" או במילה אחת – ה מ ת נ ה ל. המתנהל הקלאסי הוא שילוב מרתק של אדם המבין את המציאות (כלומר: אין כל סיכוי לעמוד בלוחות הזמנים), ויחד עם זאת יש לו את היכולת להציג את המצב הנוכחי בצורה אופטימית להפליא.
אחת התכונות המרכזיות הנדרשות מהמתנהל היא היכולת לעדכן תוכניות עבודה תוך כדי תנועה בתגובה לאירועים בלתי צפויים. או, כפי שקורה ברוב המקרים, לעדכן את התוכנית בעקבות אירועים צפויים, שהמנהל שכח מהם, או שפשוט דחה את הטיפול בהם עד שהם התפוצצו.
החלק החשוב ביותר בסדר יומו של המתנהל הוא לוודא שההנהלה הבכירה חושבת שהכל בסדר, או כמו שאומרים הישראלים – "על המשאית" (On truck). על מנת לייצר מצג שווא שיראה שהפרוייקט עומד בלוחות הזמנים, על המתנהל לתחזק תוכנית עבודה שתצדיק את מה שהוא משדר כלפי מעלה. שיטה זו נקראת בפי המומחים תכנון מתמשך, או "Continuous Planning". פה באים לידי ביטוי מקסימלי כשרונותיו של המתנהל.
משימת קידוד שהמהנדס העריך שתיקח ארבעה שבועות? לפי התוכנית החדשה מספיק שבוע וחצי. את האינטגרציה עם הקבוצה בארה"ב אפשר לגמור תוך יום-יומיים של שיחות וידאו, ולא צריך שבועיים של Face2Face. וכמובן שעל סבב הבדיקות המסכם לפני הגירסא הסופית אפשר בכלל לוותר, כי בכל מקרה כבר בדקנו את הרוב בסימולציה. וככה, למרות שכל הפרוייקט מאחר בארבעה חודשים, המתנהל מצליח להראות איך, עם קצת מזל, לא מעט אומץ והרבה חצאי אמיתות, הפרוייקט מאחר בשעה וחצי בלבד.
כמובן שעל המתנהל לפתח גם יכולות הגנתיות, שכן יכול מאן דהו לקום ולשאול שאלות על הקיצוצים הנרחבים שנערכו בתוכנית העבודה, והאם זה לא קצת מסוכן לתת גירסא ללקוחות בלי שבדקנו אותה בכלל? כאן שוב נחשפת גדולתו של המתנהל. ברגע שהוא מריח, בדרך כלל באמצע השקף התשיעי, שמתעוררים ספקות בקרב אנשי הנהלת הפרוייקט, הוא שולף את תוכנית המגירה.
תוכנית המגירה מוכיחה, קבל עם והנהלה, שאם נמשיך על פי תוכנית העבודה המקורית – תוכנית אותה אישרה ההנהלה הבכירה של הפרוייקט רק לפני כמה חודשים, הרי שהפרוייקט יאחר בחצי שנה לפחות. בשלב הזה מנחית המתנהל המנוסה את מכת המחץ. הוא מציג את שתי התוכניות – המקורית אך המאחרת לעומת המאולתרת/המסוכנת/ אבל עומדת בזמן, זו מול זו, בטבלה צבעונית ועמוסת פירוטכניקה של יתרונות וחסרונות. וכאן הוא מציע לפורום המכובד להחליט בעצמו איזה מהתוכניות לבחור.
המתנהל בעל הנסיון יודע לחוש את רמת ההיסטריה של ההנהלה הבכירה, ובאינטואיציה שנרכשת עם השנים הוא יודע באילו מקרים עליו לקחת אחריות (כמו למשל ההחלטה לאיזו מסעדה להזמין את האורח מחו"ל), ובאילו מקרים עליו להעביר את האחריות לדרג שמעליו (כל שאר ההחלטות בפרוייקט).
כי התכונה החשובה ביותר של המתנהל, היא תכונה בסיסית אך הכרחית – היכולת להחליט שלא להחליט!
והמהנדס החכם אומר: אני מתנהל גאה
הכותב בעל נסיון ניהולי, וממשיך לצבור חוויות בהייטק על בסיס יומיומי. טורים ופוסטים נוספים שלו ניתן לקרוא בבלוג פינת הקפה.
לפנייה לכתב/ת 
