7 טיפים לניהול נכון של עסק קטן
כל שינוי במצב העסק משפיע ישירות על המצב הכלכלי של המשפחה שמאחוריו. איך לנהל אותו מבחינה כלכלית ולדאוג למשפחה?
- לקריאת כל הכתבות בפרויקט "משפחה בצמיחה" – לחצו כאן
1. להפריד בין החשבונות של העסק למשק הבית
כאשר העסק ומשק הבית מתנהלים באותו חשבון בנק, הדבר עלול לפגוע בהתנהלות הכלכלית של העסק ושל הבית גם יחד. לכן, חשוב להפריד בין החשבונות, ולהחליט בכל חודש איזו משכורת למשוך וכמה כדאי להשאיר בעסק לטובת השקעה בצמיחה.
2. להבין באיזה שלב נמצא העסק
החלטות כלכליות יש לקבוע בהתאם לשלב שבו העסק נמצא: האם מדובר בעסק בהקמה הדורש השקעות ראשוניות גדולות, או עסק קיים שנמצא בשלב של צמיחה (מצב שכולל אתגרים כמו שיווק, אשראי, גיוס עובדים), שלב של יציבות, או בתהליך של האטה. יש למפות את מצב העסק ולהבין היכן הוא נמצא עכשיו ביחס לשוק, הענף והמתחרים ולאן רוצים להגיע בעוד שנה, שנתיים או חמש.
3. להציב מטרות ויעדים עם מנגנוני בקרה
המטרות והיעדים של העסק צריכים להיות הגיוניים, מדידים, תחומים בזמן ועם מנגנוני בקרה. לדוגמה, "אני רוצה להגיע למחזור של 500 אלף שקל עד סוף השנה". את מנגנוני הבדיקה יש לתרגם ליעדים יומיים, שבועיים, חודשיים או רבעוניים, ובכל נקודת זמן לבדוק את קצב ההגעה ליעד. חשוב לקבוע יעדים שהעסק יכול למדוד בפועל ובצורה מדויקת.
4. לבנות תקציב לעסק
בשלב בניית התקציב, יש לאמץ גישה שמרנית: לרשום את ההכנסות הצפויות ואת ההוצאות הצפויות. ההפרש בין שני הסעיפים הוא למעשה מסגרת התקציב שאיתה העסק יכול לעבוד. ודאו שהעסק עומד במסגרת בלי לפרוץ אותה.
5. לנהל תזרים בצורה נבונה
היעדים, המטרות והתקציב הם תיאוריה. התזרים הוא המצב בפועל, שמשקף את הנזילות של העסק. אם ההכנסות נמוכות מהצפוי וההוצאות גדולות מהצפוי — העסק עלול למצוא את עצמו בתזרים שלילי. עסקים קמים ונופלים על תזרים. החברה יכולה להיות רווחית, אבל הפער התזרימי שלה (ההבדל בין מועד התשלום לספק לבין קבלת ההכנסה מהלקוח) לא מאפשר לה להמשיך את הפעילות השוטפת. כדאי להתייעץ עם בנקאי, לבחון את צורכי האשראי השוטפים לטווח קצר וארוך, להבין מהו הפער התזרימי שהעסק מייצר ולהגדיר כיצד העסק מממן את הפער (הון עצמי, הגדלה זמנית של מסגרת האשראי, הלוואת גישור וכו').
עסק קטן צריך לנהל את התזרים שלו לחודש הקרוב, ורצוי אף 3 חודשים קדימה. כל הוצאה צריכה להיבחן לפי השאלה האם היא עוזרת ליצור הכנסה והאם היא הכרחית. אם התקציב אינו מאפשר או שההוצאה אינה הכרחית — כדאי לדחות אותה. בכל מקרה, כל הוצאה שתקרה בוודאות צריכה להיות בתזרים. רק כך ניתן לקבל תמונה מלאה של מצב העסק ולדעת כמה למשוך וכמה להשאיר להשקעה בו. כדאי לרכז את ההוצאות לתאריכים קבועים המקבילים להכנסות. כאשר ההוצאות מפוזרות, קשה יותר לעקוב אחריהן, והוצאות המימון גבוהות יותר.
6. להפריד בין אשראי שוטף לבין אשראי להשקעות
עסק נזקק למסגרת אשראי בסיסית לצרכיו השוטפים (הון חוזר, משכורות, מיסים וכו'). זו המסגרת שמגשרת בין הפרשי העיתוי של ההכנסות וההוצאות באותו חודש. בנוסף, העסק זקוק לעיתים לאשראי לטובת השקעות שונות לטווח הרחוק כמו שדרוג ציוד מתכלה או רכישת מכונה חדשה לעסק. לעיתים קרובות, בעלי עסקים מעמיסים הוצאות אלו על האשראי השוטף, מה שמביא לקשיים תזרימיים ומייקר את עלויות המימון (אשראי שוטף נוח יותר, אבל יקר יותר).
בהתייעצות עם בנקאי, יש לבנות מסגרות אשראי בסיסיות לפעילות שוטפת, לצד ליבון הצרכים והתאמת מוצר האשראי לטווח הרחוק תוך הפרדה בין שני סוגי האשראי. אם ההשקעה משמשת לטווח הרחוק, נכון יותר לפרוס אותה לתקופה ארוכה יותר כדי להקל על התזרים.
7. לפעול כל הזמן להגדלת הרווחיות
אחד האתגרים הגדולים ביותר של עסקים קטנים (וגדולים) הוא להגיע לרווחיות. רווחיות היא שם המשחק בעולם העסקים, ובמיוחד בעסקים הקטנים שמחזיקים משק בית. על פי הסוכנות לעסקים קטנים ובינוניים, הסיבה המובילה לסגירת עסקים היא חוסר רווחיות.
הסיבות להיעדר רווחיות מגוונות ולעיתים חיצוניות בחלקן ואינן בשליטת העסק: סביבה מקרו-כלכלית, שינויים בהרגלי הצרכנים, שינויים בשוק, פיתוחים טכנולוגיים או תחרות מצד עסקים גדולים.
איך משפרים רווחיות? קודם כל, מדובר בתמחור נכון. יש לנקוט באסטרטגיית תמחור שלוקחת בחשבון את כל העלויות הישירות והעקיפות, ומעמיסה אותן על מחיר המוצר או השירות. בנוסף, נסו להגדיל הכנסות באמצעות איתור לקוחות חדשים, שיווק ומכירה בדיגיטל, פתיחת שירות משלוחים, בניית אפליקציה ועוד. במקביל, נסו להקטין הוצאות כמו שכר דירה (לעבור לחלל עבודה משותף, לחלוק משרד עם עסק נוסף), לשכור רכב במקום לקנות ולעבור לשיווק דיגיטלי במקום פרסום יקר יותר.
על משפחת כרמל (בתמונה למעלה), זכיינית "חומוס אליהו" בכרמיאל, בסוף השבוע ב-ynet ובמוסף "ממון" של "ידיעות אחרונות"
לפנייה לכתב/ת 
