נכון שיש טיפוסים שנולדים יותר מאורגנים ומסודרים מטבעם, קמים ב-5 לפנות בוקר ובצהריים כבר סיימו את מרבית המטלות שלהם. אבל רובנו, לא כאלה. וכעת, האתגר גדול אף יותר, בעידן הקורונה שכולל עבודה מרחוק, איזון בין בית למשפחה וריבוי הסחות דעת.
אז לאן הולך הזמן שלנו, כיצד ניתן לנהל אותו בצורה יותר יעילה וללכת לישון עם חיוך, אחרי שסימנו וי על רוב רשימת המשימות?
בכתבה הקודמת, הרחבנו על תכנון שבועי, על היכולת לומר לא ועל עזרים דיגיטליים. בכתבה זו, נתמקד בעצמאיים שנדרשים גם להחזיק תא משפחתי, במקביל. כל המרואיינים בכתבה הם הורים לילדים ובעלי עסק. יצאנו ללמוד, איך הם עושים זאת ומה העצות שהם יכולים לתת. מוזמנים לאמץ את העצות שאתם מתחברים אליהן.
"אני אמא לחמישה ילדים ובעלת עסק: עם תעדוף נכון זה אפשרי"
כשמדברים על ניהול זמן, הדבר הראשון שחושבים עליו הוא עולם העבודה, מדידת תפוקות, קבצי אקסל, דו"חות. אבל רגע, מה עם אמא לחמישה ילדים שמנהלת גם עסק?
לינדה מרשל, התגלגלה לתחום הזה מתוך מציאות חייה, שדרשה ממנה כבר בגיל צעיר להיות מולטי-טסקיונרית, עוד לפני שהמילה הזו הייתה בשימוש.
"באתי ממשפחה שבה ההורים עובדים ואני כבת בכורה, צריכה לטפל באחים הקטנים ולתקתק את הבית", אומרת מרשל. "ברגע שלמדתי לכתוב, התחלתי להכין רשימות. רק כשהתחתנתי והפכתי לאמא, הבנתי עד כמה המיומנות הזו היא נכס.
"כיום, אני מלמדת אמהות אחרות, לא רק איך להספיק כמה שיותר דברים, אלא איך לשים את עצמן במרכז, לבחור את המשימות שבאמת חשובות ועל היתר פשוט לוותר. זו מלחמה עם הפסד ברור מראש, אם רוצים "לנצח" את הרשימה ולהספיק הכל. יש כל-כך הרבה אנשים שמבזבזים את הזמן שלהם על משימות מיותרות, ואז מתלוננים שאין להם זמן".
לינדה מלמדת אמהות כיצד לא לקחת הכל על עצמן, לדעת להאציל סמכויות בחוכמה, להפעיל את הילדים, את הבעל, את קרובי המשפחה ואת ההיגיון הפשוט.
ואיך זה עובד אצלך? את מתנהלת בעיקר עם יומן ועזרים פיזיים או דיגיטליים?
מרשל: "לי בסופו של דבר, מה שהכי עובד הוא לפתוח כל יום עם דף ריק, לצייר שמש ולהוציא ממנה חיצים עם משימות. אני מארגנת אותם לפי נושאים, מיקומים ומנסה למקבל כמה שיותר משימות. מה שניתן, אני מכניסה לתוך תבנית של שגרה, ולא מנסה להמציא את הגלגל בכל יום מחדש.
"למשל, יש לנו יום קבוע לקניות בשבוע (רביעי בערב), ואם חסר למישהו משהו, יש חלון הזדמנויות גם בראשון בערב. הרגלתי את הילדים לשעות אכילה קבועות, והמטבח לא פתוח כמה מסעדה. אני לא 'מוותרת' להם ועושה הכל במקומם, אלא מכינה ביחד איתם רשימת משימות, תחומי אחריות לכל אחד, לוח משפחתי מחיק שמרכז את הכל במקום גלוי וברור".
דבר נוסף, שמרשל ממליצה עליו הוא לבצע משימות בצורה טורית. "למשל, אם אני קופצת לסידורים, אז לעשות כבר את כל מה שיש באותו האזור. אם אני כותבת מאמר לעסק שלי, אז להכין כבר בנק של מאמרים. אם אני מבשלת, אז לבשל כבר בשביל כמה ימים. לעבוד בשיטה 'טורית', ולא 'אקראית'".
"התאימו את המטרות העסקיות למשאבים שעומדים לרשותכם"
"אחת האוכלוסיות שהכי מאותגרות בשנה האחרונה היא של עצמאים בעלי עסקים קטנים, שהם גם בעלי משפחה עם ילדים בגילאים צעירים שלא יכולים להעסיק את עצמם לבד", אומרת יעל קפלן, יועצת עסקית בתחומי פיננסים, תפעול וניהול זמן.
"כדי לשמור על העסק בתקופה הזו, כדאי לעשות הערכה מחדש של המצב, של המשאבים ושל הזמן שלנו ולפעול על פי המודל הרזה. כלומר, לחשוב כמו צבא קטן וחכם ולא להתיימר למטרות עסקיות גדולות מדי, ולא תמיד ריאליות. אם אני אקנה מלאי ענק, ולא אוכל לשווק אותו כי אין לי מספיק זמן או תקציב לכך, אז זה לא יהיה חכם במיוחד. ככל שהיעדים יהיו יותר מותאמים למצב הנוכחי, כך יהיה יותר קל לשמור על העסק ועל האיזון של חיי העבודה והבית".
עבור בעלי עסקים רבים רשימת המשימות מרגישה אינסופית, והם לא יודעים תמיד כיצד הכי נכון לתעדף את המשימות.
קפלן: "חשוב לקבוע את היעדים השנתיים תחילה, ומשם לגזור את הפעולות אחורה. למשל, יש משימות בסיסיות של ניהול עסק, שרלוונטיות לכלל העסקים: הוצאת חשבוניות, תשלומי מיסים, הגשת דו"חות וכן הלאה. לכן, חשוב לשבץ בראייה שנתית ישירות ליומן את מועד ביצוע המשימות האלה, ולחלק אותן לפעולות קטנות. ברגע שכתובה לנו משימה ערטילאית וגדולה כמו להגיש דו"ח שנתי, זה מייצר דחיינות. לפעולות קטנות וממוקדות, הרבה יותר קשה לנו להתנגד".
בנוסף, יש יעדים משתנים לכל עסק. "למשל, אם היעד השנתי הוא להוסיף 10 לקוחות חדשים, אז צריך לשתול ביומן מועדי שיחות או פגישות עם כ-30 לקוחות חדשים, כדי שמתוכם כשליש ייסגרו", מוסיפה קפלן.
"ברגע שמשימה כתובה כבר ביומן, אין צורך גם בתזכורות. בניגוד למה שנדמה לנו, כשלא מתנהלים בשיטת כיבוי שרפות, אלא בצורה מסודרת, רוב הפעולות די חוזרות על עצמן".
לדבריה, "אם לא יודעים לתזמן את הפעולות, אז חשוב בפעם הראשונה שמבצעים אותם למדוד זמנים, ואז לדעת מה משך הזמן שצריך לשבץ לפעולה ביומן".
"אם היומן שלכם מלא במשימות שלא תואמות את הערכים שלכם, תהיו אומללים"
"לפני הכל אני אמא", אומרת נוגה וידר, בעלת חברה למיתוג ולשיווק יצירתי. "וזה תפקיד שלקחתי על עצמי מבחירה, והצבתי אותו בראש סולם הערכים שלי. נכון שאני גם מנהלת עסק בתחום בניית מותגים, ומעבירה סדנה בתחום ניהול הזמן, אבל בראש ובראשונה קיבלתי החלטה מבחירה, שבראש כל תפקידי, אני קודם כל אמא.
"כזו, שחשוב לה להיות בשעה 4 עם הילדים, ואת כל יום שישי להעביר במטבח. יש לי ילד היפר-אקטיבי, שמחייב אותי להיות צמודה אליו שעות רבות ביממה. בגלל שהוא זקוק לנוכחותי במשך שעות רבות, נאלצתי ליצור שגרת עסק הרבה יותר אפקטיבית, כי אני צריכה להספיק את הדברים בשליש מהזמן שיש לאחרים לצורך השקעה בעסק".
לדברי וידר, "המציאות היא שחייבה אותה להשכים קום ב-5 בבוקר, כדי לתפוס כמה שעות של עבודה בתנאי ריכוז גבוהים. העצה שלי לכל מי שרוצה להתייעל מבחינת ניהול הזמן שלו, היא לסדר קודם כל את הערכים, ורק אז לבחור את המשימות, בהתאם לאותו סולם ערכים. כאן טמון הגרעין האמיתי לחיים שמשקפים את מי שאתה".
מה האתגר שאת מזהה אצל מרבית לקוחותיך?
וידר: "בצורה גורפת, אני יכולה לומר שרבים מתוסכלים בגלל שהזמן שלהם מתבזבז על הדברים שלא חשובים להם ולא מקדמים אותם. כדי לדעת האם אדם מאושר, אני פשוט פותחת את היומן שלו ורואה האם הם משקפים את החיים שהוא רוצה שיהיו לו. אגב, היומן של רוב האנשים לא משקף את החיים שהם היו מעדיפים שיהיו להם. הסוד לניהול זמן הוא בניהול בהתאם לערכים שאתה קובע שחשובים לך. אם זה לא צמוד לערך שחשוב לך, לעולם לא תמצא לו זמן ביומן".
אבל זה המצב בימינו: אתה תתכנן תוכניות ואחרים יצחקו הלו"ז שבנית. לא?
וידר: "זה נכון שבשנים האחרונות המצב הרבה יותר מאתגר מבעבר. בגלל שאנו חיים בעידן טכנולוגי, אנשים הרבה יותר מוסחים. המנטליות החברתית היא שלגיטימי להתפרץ אל תוך חייך בכל רגע נתון. בעיני זו חוצפה, והדרישה לרמת זמינות כזו גבוהה היא זו שמייצרת מתח ודריכות ביומיום שלנו. ברגע שאני אמור להגיב לכולם מיידית, מאוד קשה לי להיצמד לתוכנית שקבעתי לי לאותו היום. ואז, במקום להתרכז בדברים שחשובי לי, אני יכולה בקלות להישאב לדברים שחשובים לאנשים אחרים, אם לא אהיה מודעת לכך".
אם היית צריכה 'לתמצת' את ה'אני מאמין' שלך בניהול זמן, איך היית עושה זאת?
וידר: "ההמלצה העיקרית שלי היא לקבוע לו"ז בהתאם לערכים. כל מה שמיותר ולא מקדם אותנו (כמו שהות ברשתות החברתיות, שגוזלת מאיתנו הרבה יותר זמן משנדמה לנו), צריכה להיעשות מתוך מודעות ובמינימום הנדרש. אגב, ניתן לאחד ערכים: לשלב זמן איכות עם הילדים עם ספורט, ולמקבל משימות שעונות על ערכים שחשובים לנו, ובכך כמו להכפיל את הזמן".
המלצה נוספת של וידר, היא 'לקנות זמן'. "בהחלט ניתן להפריט הלאה משימות שהן בבחינת בזבוז זמן, והשכר השעתי עבורן נמוך ביחס לשכר השעתי שאתה יכול להשתכר אם תתפנה לכך".
וידר ממליצה מאוד גם להיפתח לכלים טכנולוגיים שמסייעים באוטומציה ומורידים מאיתנו עומס רב. "יש כלים שיכולים לחסוך לנו התעסקות רבה. נוסח תשובה מובנה למיילים שחוזרים על עצמם, צ'קליסטים, אפליקציות. שווה להשקיע את זמן הלמידה של כלי חדש, כי הוא יכול לחסוך לנו זמן רב, ולמנוע מצב שבו אנו מתישים את עצמנו עם פעולות שחוזרות על עצמן".
האם יש לך המלצות להורים לילדים שמתקשים בעבודה מהבית ובהצבת גבולות?
וידר: "יש מספר דברים שמאוד יכולים להקל על ההתנהלות בבית: ראשית, לקבוע זמנים מוגדרים שבהם כל אחד מההורים עם הילדים, וליצור בלוקים כך שלכל מבני-הזוג תהיה אפשרות ל-4 שעות עבודה ברצף. לא צריך להתגרש בשביל לחלק ימים בבית בין אבא לאמא. אין שום בעיה שאמא תהיה בבית, וכשהילדים יבקשו ממנה משהו היא תגיד: 'זה היום של אבא'. היא לא חייבת לעבוד, היא יכולה פשוט להיות בחופש בבית, ושזה יוגדר כדבר לגיטמי. אם לא מקפידים על כיסי האוויר האלה, זה מגביר את הסטרס בבית.
"בצורה הזו שני ההורים לא חייבים כל יום וכל היום להיות אחראים להכל. חלוקת הזמנים והתפקידים יכולה להפחית עומס וחיכוכים. כשהילדים גדולים יותר, חשוב לשלב אותם במטלות הבית. אין שום סיבה שהם לא ייקחו חלק בהם, בייחוד בתקופה שבה כמות המטלות בבית מכפילה את עצמה: יותר כביסות, יותר בישולים ויותר ניקיונות.
"כדי לעודד זאת, ניתן לתגמל את הילדים בסוף שבוע, כך שרק אם כולם עמדו במשימות שלהם, הם מקבלים צו'פר. זה מעודד אותם לדאוג שכל אחד יבצע את המטלות של האחר, ולהיות באחדות ולא בנפרדות. ודבר שאינו ברור מאליו: למרות שכולם באותו בית, לעתים כל אחד בעולם שלו וזה מגביר תחושת בדידות ודיכאון. כדאי מאוד להכריז גם על ערבי כיף משותפים, ולהיצמד אליהם. ימי ספורט, ימי צפיה בסרט ביחד, יום מונופול וכן הלאה".
ומה לגבי בעלי מקצוע שנמצאים בעיקר בשטח, ומתקשים להתנהל תוך כדי עבודה עם הודעות נכנסות, ובסוף היום מותשים מכדי לענות?
וידר: "אני חושבת שדווקא מקצועות שטח חייבים להקפיד על יום משרד אחד, או לפחות חצי-יום. מי שנותן שירות לקוחות בבתים, איש מכירות שנמצא בדרכים – כל אלו חייבים יום אחד לאיפוס שבועי, כשהם מול מחשב או יומן פיזי, מארגנים את כל מה שקורה. מהדרכים, הרבה יותר קל לפספס דברים".
"אפשר לקחת המון שיטות מתחום הניהול הלוגיסטי וליישם בחיים האישיים"
איציק מג'אר, התגלגל לתחום הזה, במקביל לעיסוקו כשכיר בתחום הניהול והלוגיסטיקה והיותו מורה לצילום. "כאבא לשלושה ילדים, וכמי שבעבודה היומית שלו במפעל נדרש כל היום למדוד תפוקות, להעריך ביצועים ולנהל צוות עובדים, הבנתי שאלו מיומנויות שבהחלט ניתן לייבא אותם לחיים האישיים", אומר מג'אר.
"זו לא מיומנות שחייבים לשלוט בה רק מי שעובדים בתחום ניהול, אלא זה כבר התפשט וחל כיום על כל השכירים וכל העצמאיים בכל התחומים", הוא אומר. "הגענו למצב שבו רבים לא מרוצים מחייהם, מרגישים שהעבודה שואבת מהם יותר מדי זמן, שאין להם מספיק זמן למשפחה ולתחביבים, שאחרים שואבים את הזמן שלהם, בניגוד לרצונם".
מהם הטיפים שלך למי שמתקשה במעבר לעבודה מהבית, ורוצה להגביר את הפרודוקטיביות שלו?
"אחד הדברים החשובים הם סביבת העבודה הפיזית", אומר מג'אר.
"מעט מאוד אנשים זקוקים לפינה מבולגנת שמעודדת יצירתיות. רוב האנשים, מושפעים מאיך שנראית פינת העבודה שלהם. כדאי שעל השולחן יהיו כמה שפחות חפצים. אם יש ניירת למיון, לשים אותה במקום נפרד, ולא לערום אותה ליד המחשב. כדאי שעל הלוח לא יהיו יותר מדי פתקים ורשימות, ולהתמקד ברשימה יומית, במקום ברשימה אינסופית ומאיימת.
לדבריו, "חשוב מאוד גם להקפיד על ניקיון 'שולחן העבודה' הוירטואלי שלנו (הדסקטופ של המחשב). רובנו עובדים מהמחשב, והוויזואליה המארגנת הזו מפחית המון סטרס. רובנו, חווים תחושת הקלה גדולה אחרי ניקיון וסדר, וחשוב לשמור עליו".
דבר נוסף, מתקשר להתאמת המשימה למצב האנרגטי שלכם. "בתחילת יום, באמצע יום ובסוף יום אני מקפיד לעשות 'הערכת מצב' ובודק את רשימת המשימות שלי ואת רמת האנרגיה שלי", משתף מג'אר.
"אם אני לא במצב-רוח או בריכוז לביצוע משימה שתכננתי, לא לוותר לגמרי על היום ולמרוח את הזמן, אלא להחליף אותה למשימה שתואמת את האנרגיה שיש לי. זה בדיוק הזמן, לבצע משימות שלא מצריכות מאמץ מנטאלי מיוחד, אבל עדיין יתנו תחושת התקדמות ופרודוקטיביות".
ולסיכום, אם יש לכם משימות עומק, התנתקו כדי לבצע אותן. "כמובן שלא לכולם יש את הפריבילגיה הזו, אבל ככל הניתן, ובתיאום עם יתר בני-המשפחה, דאגו לבצע אותן מחדר סגור, כשהנייד שלכם כבוי ואינכם יכולים להתפתחות להסחות דעת. כדאי מאוד לעבוד עם טיימר, ולעשות 'תחרות' עם עצמכם על עמידה ביעדים".
כיצד ניתן להתמודד עם גזלני זמן? לא לכולם יש את היכולת לומר לא.
"עצם ההבנה שזמן הוא המשאב הכי יקר שלכם, היא כבר בבחינת התקדמות", אומר מג'אר. "אם מדובר בשכיר, כדאי להפחית מגע עם אנשים שהם 'גוזלי אנרגיה'. אם יש אנשים שבקביעות מוציאים אתכם מריכוז, או מפריעים לכם, הפחיתו את הזמינות שלכם אליהם. ישנם עובדים שמעבירים אליכם משימות שלהם, או מבקשים 'עזרה'".
לדבריו, "כשלומדים לומר 'לא', מרוויחים שעתיים פנויות. זהו זמן שיכול להיות מוקדש לעבודה שלכם, לשעות הפנאי, למשפחה".
ומה לגבי מנהלים שמשבצים עובדים אוטומטיות בכל מיני פגישות מרובות-משתתפים?
מג'אר: "אפשר להסב את תשומת לבם לכך שזהו הזמן שבו אתם הכי ערניים לביצוע משימות חשובות יותר לחברה, ובקשו פטור מישיבה אם אינכם הכרחיים בה. תוכלו לבקש להצטרף לפחות לחלקה הראשון או האחרון, ולא להיות נוכחים בכולה".
לעצמאיים, אגב, הוא ממליץ לשים לב אם יש לקוחות שודדי אנרגיה. מג'אר: "לרוב, הם לא לקוחות כלכליים, והם גם אף-פעם לא מרוצים, אז גם בתקופה מאתגרת מבחינה עסקית, לעתים 'לפטר' לקוחות כאלה, יכול להיות דבר מאוד אפקטיבי לעסק. לקוח הוא לא מלך שחייבים להיות זמינים לו 24/7".
"בלי תזכורות, סיכום יומי וסקירה שבועית – אני מאבד את הראש"
ואם חשבתם שהתחום הזה שמור רק לאנשי הייטק, לתפקידים משרדיים ניהוליים – טעיתם. דווקא במקצועות שטח, שלא מרבים בעבודה מול מחשב, ואפילו בתחומים של מלאכה ידנית, בעלי מקצוע, שיפוצים – ניהול הזמן והפרויקט הם שיקבעו אם העסק יצליח, יתקתק ויהיה רווחי או לא.
"אני דור שני בעסק של שיפוצים, ולמדתי את העבודה בשטח ובמשרד מאבי", אומר אסף חיון מאדל פרויקטים – שיפוצים, גמר וניהול ופיקוח בנייה באתר "המקצוענים". "הוא אדם מאוד מסודר, על גבול היקה. ממנו הבנתי, שלא מספיק להיות מקצועי בעבודה עצמה, אלא גם בניהול שלה. ניהול זמנים, ניהול אנשים וניהול פיננסי".
גם בלי שעבר אף סדנת ניהול זמן או קורס להכשרת מנהלים, בדקנו איך נראה היומיום שלו, ומסתבר שהוא עונה על כל ההגדרות: התנהלות עם רשימת משימות יומית, שבועית, הקפדה על שעות עבודה ואיזון בין חיי עבודה למשפחה, ואפילו שמירה על תחביבים.
למשל, את הריאיון הזה הוא סירב לקיים בשעה שהתקשרתי אליו. בדיעבד גיליתי שהסיבה היא שזו שעת ברזל: אחת לשבוע, ביום חמישי בערב הוא יוצא לרכב על סוסים, ושום דבר לא יגרום לו לבטל את זה. כלומר, כשאדם חי את מה שהוא מדבר, ("Walk the Talk"), הרבה יותר קל להאמין לו ולרצות ליישם את העצות שלו.
מה שומר על יכולת ניהול הזמנים שלך?
חיון: "יש לי כמה כללי אצבע והרגלים שאני מקפיד לדבוק בהם, אחרת אני מאבד שליטה על כמות המשימות ועל העמידה בלוח-זמנים שנקבע. בלי ניהול עצמי, אי אפשר לנהל עסק כמו שצריך".
"הכלל הראשון שלי הוא שאני פותח כל בוקר ברשימת משימות יומית, ומכניס לעצמי תזכורות ליומן, כך שכל שעה וחצי אני מקבל תזכורת עם כל המשימות שאמורות לקרות בטווח השעות הזה", אומר חיון.
"הכלל השני, הוא אני כמעט ולא עונה לשיחות טלפון בבוקר. אלו השעות שהמוח שלי הכי חד והכי מרוכז בעבודה.
"הכלל השלישי, הוא שבסוף כל יום עבודה, אני עושה רשימה של כל החומרים שחסרים, איזה בעלי מקצוע לתזמן לימים הקרובים ומכניס תזכורות שבועיות ליומן. בלי תזכורות, עם כל הלחץ היומיומי, אפשר בקלות לשכוח משימות חשובות, שיכולות להיות בעלות השלכות כספיות גבוהות".
"הכלל הרביעי, הוא שאחת לשבוע אני מקפיד על מין 'טקס' שמתקיים בין 8:00 ל-10:00 בבוקר. במהלכו אני עובר על כל מה שקרה השבוע, בודק באיזה שלב נמצא כל פרויקט, עושה סיכום שבועי ומשימות לשבוע הבא.
"הכלל החמישי, הוא שאני מקפיד לעבוד עד שעה 17:00 כל יום, או 17:30, לכל המאוחר. אני אדם שקם כל בוקר בשעה 5 בבוקר, בשעה 6 וחצי אני כבר יוצא מהבית. אם לא אקפיד לשמור כמה שעות בערב לזמן איכות עם המשפחה שלי ולתחביבים, אני בסופו של דבר אהיה פחות מאושר ופחות יעיל. בייחוד כשאתה עצמאי, אתה צריך לזכור שיש חיים מעבר לעבודה. אם אני אעבוד כל יום עד שעה 19:00 או 20:00, בחישוב שבועי זה לא יגרום לשינוי דרסטי מבחינת ההספק. גם אם באותו רגע, זה מרגיש כמו תוספת זמן חשובה, בחישוב כללי, זה לא מגביר את התפוקה. אז אני כבר מעדיף להרוויח את הזמן הזה עם המשפחה שלי".
אתה עובד עם המון בעלי מקצוע ועצמאיים, ספקים, שכירים – לצורך ניהול פרויקט, יש הרבה גורמים שמעורבים בתהליך. לא כולם בעלי מיומנויות ניהול עצמי ועמידה בזמנים. האם ראית גם עסקים ללא המיומנות הזו שמצליחים?
חיון: "כן, אבל אז הם לרוב צריכים לפצות על כך באיכות עבודה גבוהה במיוחד. כלומר, הם יכולים לאחר, לא לעמוד בזמני אספקה, לשכוח דברים ולהתנהל בצורה מבולגנת, אבל העבודה עצמה מתבצעת בצורה מושלמת, וללקוח קל מאוד לסלוח להם".
לדברי חיון, "יש אחרים, שיכולים להיות מאוד מקצועיים בכל הפרמטרים בעבודה (זמנים, ביצוע, איכות עבודה וחומרים), אבל להיות 'חאפרים' לעצמם. במקרה זה, לרוב, הם אלו שמשלמים את המחיר, לא הלקוח. אין להם זמן למנוחה, לתחביבים לאיזון בין חייב עבודה לחיים אישיים. אז הם אולי מצליחים בעסק, אבל לא בהכרח בתחומי חיים אחרים".
עוד כתבות בנושא:
נהלו את האנרגיה שלכם, לא את הזמן
"הסוד של ניהול המשימות הוא לאו דווקא ניהול המשימות עצמן, אלא ניהול האנרגיה שלנו", אומרת לולה רוקאני, יועצת עסקית החברה בקהילת סאמבאדי, המחברת בין הזקוקים לתמיכה נפשית ורגשית לבין המטפל המתאים להם.
"כשיש לנו אנרגיה, אנחנו מתקתקים משימות. כשאין, גם המשימה הקטנה ביותר נראית לנו בלתי אפשרית ויכולה לקחת לנו הרבה זמן. זאת, משום שכשיש לנו אנרגיה, אנו רגועים יותר, פועלים בצורה יותר יצירתית וקל לנו להתמודד עם עומס רגשי ומנטאלי".
כיצד בפועל ניתן לנהל את האנרגיה טוב יותר?
רוקני: "מבינים שהאנרגיה שלנו היא כמו בטרייה. דברים שמרוקנים את הבטריה הם חיכוכים, ויכוחים, תסכול, חוסר ודאות, אכזבות, שינויים והתמודדויות חדשות. דברים שמלאים את הבטרייה הם מפגשים עם המשפחה, שיחות עם חברים, טיול בטבע, מוסיקה, משחקים, חוויות משמחות".
לדבריה, "בתקופת הקורונה, אכן התרחקנו מחלק מהדברים שלפני כן עזרו לנו במילוי מצבורי האנרגיה. ולכן, חשוב להכניס יותר מהם לחיינו בהתאם למגבלות התקופה. לא צריך יותר 'זמן' בשביל לחייך ולצחוק, בשביל לשמוע מוזיקה, לתת חיבוק או מילה טובה".
כיצד ניתן לקבוע כללים חדשים בתוך המשפחה, שיעברו לצלוח את התקופה הזו טוב יותר?
רוקני: "ראשית, כדאי בתקופה זו לנשום יותר (פיזית ונפשית), להבין שזו תקופה שונה, ולהיות הרבה יותר סלחניים כלפי עצמנו וכלפי בני-משפחה. אמנם לא ניתן להימנע לגמרי מוויכוחים וחיכוכים, אך ניתן להוריד את הכמות שלהם, על-ידי שיחות ושיתוף בני-המשפחה בכללים משפחתיים.
לדברי רוקני, "הגדרות של זמן, מרחב ותפקידים, יכולים לייצר שיתופי-פעולה ותמיכה בתוך המשפחה, שתעלה את האנרגיות של כולם.
"חשוב לייצר 'בועות' של זמן פרטי במשפחה, שבהן ברור מתי פונים לאמא ומתי לאבא, מתי עושים ספורט, מתי מותר גם להורים להיות בזמן פרטי משלהם. שיתוף בני הבית במטלות, בהתאם לגיל הילדים, יכול מאוד לסייע ולתת להם תחושה שיש להם תפקיד ואחריות".
"לרוב האנשים קשה מאוד להתנהל בלי שגרה ברורה, אז צרו אותה בצורה מלאכותית"
גם עדי מאור-סיסו היא עצמאית שמנהלת עסק בתחום הפרודוקטיביות ואמא לשני ילדים. היא חיברה את הספר 'אפקטיבית', ומלמדת בעיקר בשיטת 'היי פרפורמנס' של ברנדון בורצ'ארד, ששמה דגש על פרודוקטיביות. הסגרים, תפסו גם אותה עם ילדים קטנים בבית, ועם שגרת יום מאתגרת מתמיד.
מה העצות שלך לאמהות, כמי שחיה את היומיום של נשים עצמאיות רבות בישראל?
"אחד הדברים שהכי קשים למרבית האנשים (ילדים ומבוגרים) היא לתפקד באמורפיות, ללא מסגרת ברורה", אומרת מאור-סיסו.
"אם ביומיום, נדרשנו להיות אחראיות על היומן של עצמנו, כעת אנו נדרשות לדאוג ללו"ז משפחתי. חשוב שכל אחד ידע מה הוא עושה בבוקר (צ'קליסט התארגנות בוקר) ומה הוא עושה לפני השינה (צ'קליסט התארגנות לסוף היום)".
לדבריה, "גם ילדים קטנים יכולים וצריכים להתנהל עם צ'קליסט. אם הם עדיין לא יודעים לקרוא, אפשר בקלות ליצור להם צ'קליסט התארגנות בוקר וצ'קליסט התארגנות ערב, עם תמונות. תתפלאו, אבל אם מלמדים אותם, ילדים יכולים להיות מאוד אחראים לעצמם. תמונות, מאפשרות להפוך את סדר הפעולות היומיות לברור יותר עבורם".
וכיצד את ממליצה לזוגות צעירים להתמודד עם האתגר הזוגי בתקופה שבה נמצאים שעות ארוכות יותר בבית, וגם עובדים ממנו?
מאור-סיסו: "חשוב שחלוקת הנטל עם בן-הזוג תהיה מוסכמת וברורה מראש, ולהגיע לתיאום ציפיות. ראיתי נשים שפשוט קורסות כשהן מנסות להחזיק בעצמן את הכל מתפקד כמו שצריך. כדאי להימנע ככל הניתן מריבים על שטויות ולדאוג לא רק שהמשימות יתבצעו אלא גם לאיכות החיים בבית".
לדבריה, "אם אין שקט לשיחת טלפון חשובה, ניתן לגלות יצירתיות ולבצע אותה מהאוטו. יש המון התארגנויות של נשים: למשל להתאגד לזום שקט בבוקר, שבו פותחים מצלמות בין 6 ל-8 בבוקר ועוסקים במשימות עומק חשובות שמצריכות ריכוז. זהו חלון עבודה אפקטיבי מאוד, לפני שהבית מתעורר, וכדאי לנצל אותו".
איך את מצליחה לזכור את כל המשימות שמתפרצות אל תוך הלו"ז?
"לגבי משימות, אני לא סומכת על המוח שלי, ודואגת שהכל יהיה רשום מאורגן, עם פתקים פיזיים ועם תזכורות דיגיטליות בטלפון. אם משהו ממש חשוב לי, אני נערכת אליו. למשל, חשוב לי לאכול בריא? יום לפני אני מכינה יומן תזונה מהירה ודואגת שהבלנדר יהיה מוכן על השיש. יש לי משימה קריטית להיום? אני מדביקה פתק על המראה. אני דואגת לשים את הדברים מול העיניים שלי, כדי לא לשכוח דברים בתוך כל הכאוס הזה שאנו נמצאים בו".
ומה ניתן לייעץ למי שמרגיש שכל המשימות מתערבבות לו והוא סובל מעומס מנטאלי?
"ראשית, כדאי להעלות את כל הרשימות על הכתב", ממליצה ד"ר דורית קיי, יועצת ארגונית ומאמנת לפיתוח אישי וניהול קריירה, מקהילת סאמבאדי.
"כדאי להפריד ממשימות חשובות ודחופות (התחייבויות לעבודה, ענייני בריאות שלא ניתן לדחות).
"לגבי משימות שאנו רוצים, אך לא מוכרחים לעשות, כדאי בכל פעם לבחור רק שלוש משימות כאלה, ולגשת ליתר המשימות ברשימה, רק לאחר שסיימנו אותן".
ולסיכום, כיצד בכל זאת אפשר לשמור על שגרה שפויה של איזון בין בית לעבודה, כשהעבודה בתוך הבית?
קיי: "כדאי להפריד בין משימות בעלות אופי חשיבתי (הכנת מצגות, מעבר על דו"חות שמצריכים ריכוז, משימות כתיבה) לבין משימות בעלות טכני. את המשימות הקלות יותר, ניתן לעשות כשצמודים אל הילדים. את היתר, לשעות רגועות יותר שבהן הילדים ישנים או עסוקים, ואינם זקוקים לכם לידם.
לדברי קיי, "רצוי לתכנן מראש פרקי זמן שבהם אנו מלווים את הילדים צמוד, לבין פרקי זמן שבהם אנו חולקים איתם את אותו החלל, אך עושים משימות שונות".
חשוב להשקיע כ-15 דקות של תכנון שבועי, שבו כל אחד מגדיר לעצמו מטרות בתחומי החיים השונים, ולתכנן את הלו"ז המשפחתי, לשבוע הקרוב. קייף "מומלץ לנהל תקשורת עם כל בני המשפחה, ולהתאים את מורכבות השפה והמסרים לגיל הילדים.
"חשוב להבהיר להם בכל יום מה צפוי לאותו היום, ולנסות ליזום גם פעילויות ספורט משפחתיות מחוץ לבית, אם ניתן מדי יום, כדי שהבית לא יהיה החלל היחיד שבו שוהים כל הזמן".
ynet הוא שותף באתר "המקצוענים"
פורסם לראשונה: 06:54, 27.01.21
