קבלנים ונותני שירותים לגופים ציבוריים מוצאים את עצמם ניגשים מדי שנה לעשרות מכרזים, שלזכייה בהם יש חשיבות רבה להצלחת העסק ולהמשך קיומו. עם זאת, נראה כי יש קבלנים שמקלים ראש בהליך הגשת ההצעה למכרז, באופן שלמעשה פוגע בסיכוייהם לזכות בו. בכך הם מפסידים הכנסות כספיות וצבירת ניסיון שיכול לסייע להם בזכייה במכרזים הבאים. אתן כאן כמה כלים להגדלת הסיכויים לזכות במכרזים פומביים:
שלב ראשון – ידיעה על פרסום מכרזים
על מנת להשתתף במכרז יש לדעת על דבר פרסומו. הוראות הדין מחייבות גופים ציבוריים לפרסם את מכרזיהם בעיתונות, אך המעקב אחרי פרסומים אלה אינו פשוט. על כן, מומלץ לרכוש את שירותי אחת החברות שעוסקות בהפצת מכרזים על פי תחומים רלוונטיים. כך למשל, קבלן תשתיות יכול לבקש לקבל הודעה על כל מכרז תשתיות שמתפרסם.
שלב שני – עיון בהוראות המכרז והחוזה
על המציעים במכרז לקרוא בעיון את כל מסמכי המכרז לרבות חוזה ההתקשרות ומסמכים מקצועיים ככל שישנם. במסגרת עיון במסמכי המכרז על המציע לבחון ולהבין היטב, בין היתר, את המפורט להלן:
- תנאי הסף, אופן הוכחתם ועמידתו בהם.
- השירות הנדרש ויכולתו לספק את השירות.
- אופן קביעת ההצעה הזוכה (האם המכרז כולל רכיב של מחיר בלבד או גם מדדי איכות)
- תנאי המכרז ואופן הגשת ההצעה (מילוי ההצעה, מסמכים שיש לצרף ועוד)
- הוראות חוזה ההתקשרות
- הכדאיות הכלכלית של המכרז
לצורך בחינת הוראות המכרז והבנת המשמעויות שלהן בפועל, מומלץ להסתייע בליווי משפטי
שלב שלישי – הבהרות
בכל מכרז פומבי ניתנת למציעים אפשרות לבקש הבהרות לגבי סעיפים שאינם מובנים להם, וכן לבקש הקלה בדרישות. לאחר עיון מדוקדק במסמכי המכרז וככל שהדבר נדרש, ניתן לפנות למפרסם המכרז בבקשות או שאלות הבהרה בכל נושא, לרבות:
- שינוי תנאי הסף – אם תנאי הסף המקוריים אינם מאפשרים לנו להתמודד במכרז, אפשר לבקש לשנות אותם. בעניין זה חשוב לדעת כי על אף ששיקול הדעת נתון למפרסם המכרז, חלה עליו חובה שתנאי הסף יהיו סבירים, הוגנים, מידתיים, ומתחייבים מאופיו ומהותו של המכרז. ככל שלא כך הדבר, ודרישתכם לשינוי תנאי הסף אינה מתקבלת, ניתן לעתור לבית המשפט בדרישה לשינוי התנאי המקפח.
- התאמת מדדי האיכות – ניתן לבקש שינוי או התאמה של מדדי האיכות על מנת להגביר את הסיכוי לקבל ניקוד במכרז.
- שינוי הוראות מכרזיות – אפשר לבקש שינוי של המועד הקובע להגשת הצעות, של סכום הערבות הנדרשת וכן בקשות להבהרות בקשר למסמכים שיש לצרף להצעה.
- שינוי הוראות חוזיות – בין היתר ניתן לבקש שינוי של לוח הזמנים, של מתווה ההצעה הכספית, ושל דרישות מקצועיות שאינן רלוונטיות או שהן מחמירות מדי.
חוסר תשומת לב להוראות המכרז, קריאה בלתי מדוקדקת שלהן, ויתור או הקלת ראש בניסוח שאלות ההבהרה, עלולים להוביל למחלוקות מול מפרסם המכרז לאחר הגשת ההצעות, להפסד במכרז ולהתדיינות מיותרת ויקרה בבית המשפט.
שלב רביעי – קבלת מענה, והחלטה
בחלוף המועד האחרון להגשת שאלות הבהרה, יפיץ מפרסם המכרז מענה לשאלות שנשאלו על ידי כלל המציעים. בשלב זה יש לבחון אם התקבל מענה מספק לשאלות שנשאלו על ידינו והדרך להגשת הצעה סלולה בפנינו, או שמא נוותר על התמודדות במכרז. כאמור, אם מדובר בתנאי סף בלתי סבירים או תנאי מכרז שאינם הוגנים, ישנה גם אפשרות לבצע פנייה מנומקת לרשות ואף לעתור בעניין לבית המשפט.
שלב חמישי – הכנת ההצעה והגשתה
ככל שהוחלט להגיש הצעה במכרז יש לדקדק ולפעול בהתאם להוראות המכרז ולהקפיד על צורניות ההצעה, אופן מילוי מסמכי המכרז, והנספחים שיש לצרף. דגשים חשובים:
- ודאו שהצעתכם נותנת מענה לכל תנאי הסף של המכרז.
- צרפו להצעה את כל המסמכים הנדרשים להוכחת עמידה בתנאי הסף.
- בדקו את נכונות הערבות הבנקאית, לרבות מספר ח.פ, סכום, מלל ותאריך.
- ודאו שהתייחסתם לכל שינוי שנעשה בתנאי המכרז במסגרת מענה לשאלות ההבהרה, ושמסמכי ההבהרה מצורפים להצעה.
- ודאו שמילוי ההצעה הכספית נעשה לפי הנחיות המכרז.
- ודאו שכל המסמכים חתומים בהתאם להוראות המכרז.
- שימו לב לעמידה בדרישות מיוחדות (כגון הצעה כספית במעטפה נפרדת, ככל שנדרש).
- במכרזים הכוללים רכיבי איכות, יש להגיש את ההצעה כך שתמקסם את קבלת מלוא הניקוד האפשרי.
- אם נדרשה רכישה של מסמכי המכרז, ודאו שהשלמתם רכישה זו גם אם המסמכים מופיעים לצפייה באתר האינטרנט, שכן אי-רכישת המסמכים עלולה להביא לפסילת ההצעה.
עו"ד גיא שוסטיעל אלעדטרם הכנת ההצעה מומלץ להכין "צ'ק ליסט" ולאחר מכן לוודא שקיימנו את כל הדרישות בהתאם. אמנם לא כל פגם בהגשת ההצעה יוביל לפסילתה, אך תשומת לב בעת הכנת ההצעה טרם הגשתה תגדיל את סיכויי הזכייה במכרז.
דאגו להגיש את ההצעה בזמן. איחור בהגשה יגרום לפסילתה באופן אוטומטי, למעט במקרים חריגים.
שלב שישי – השלמת מסמכים
אם הקפדתם על הוראות השלב הקודם, כנראה שתוכלו לדלג על שלב זה. ובכל זאת, אם התקבלה אצלכם דרישה להשלמת מסמכים, יש לבחון אותה בעיון על מנת לדקדק במענה.
לעיתים ישנה דרישה פשוטה להשלמת מסמכים כגון תעודת התאגדות או אישור על ניכוי מס, אך במקרים מסוימים ייתכן כי מדובר במקרה מורכב יותר הדורש חשיבה ואולי אף ייעוץ משפטי. כך למשל, יכולה להתקבל דרישה להשלמת מסמכים, במסגרתה מעלה מזמין המכרז תהיות בקשר לעמידת המציע בתנאי המכרז ומבקש הבהרות ביחס לכך. במקרה כזה מומלץ לקבל ייעוץ משפטי ולהשקיע חשיבה מרובה במענה, שכן תשובה שגויה עלולה להוביל לפסילת ההצעה.
שלב שביעי – קבלת תוצאות המכרז
קיבלתם הודעת זכייה? מזל טוב. כעת עליכם לפעול בהתאם להוראות המכרז ולהמציא את המסמכים שהמצאתם מהווה תנאי מקדים להתקשרות (הסכם חתום, ערבות ביצוע, אישור עריכת ביטוח וכדומה).
לא זכיתם? הוראות הדין קובעות כי למשתתף במכרז ישנה זכות עיון בהצעה הזוכה (למעט מסמכים שמוגדרים כסוד מסחרי) ובכל הפרוטוקולים וחוות הדעת שעל בסיסן קיבלה ועדת המכרזים החלטה.
מציעים רבים מוותרים על זכות זו אף שלעיתים, עיון במסמכי המכרז מגלה פגמים מהותיים שבלעדיהם ייתכן ומציע מסוים אחר (אולי אתם) היה זוכה במכרז. על כן, מיד עם קבלת תוצאות המכרז, מומלץ תמיד לבקש לעיין במסמכים ורק לאחר מכן לקבל החלטה כיצד לנהוג.
• הכתבה בשיתוף אתר המשפט הישראלי פסקדין
• עו"ד גיא שוסט עוסק בדיני מכרזים והתקשרויות
• ynet הוא שותף באתר פסקדין
