בשיתוף אתר "המקצוענים"
כאשר מדובר בהעברת משרד, לבחירת חברת הובלות יש תפקיד מרכזי בקביעת היעילות, העלות וההצלחה של ההובלה. מה חשוב לדעת לפני שסוגרים הזמנה, כדי לא להתחרט ולגלות שהנזק שנגרם לציוד ולשגרת העבודה של העסק בשל בחירה שגויה בספק וחוזה שלא כולל את הסעיפים החשובים? לפניכם המדריך.
שלב מציאת חברת הובלות שמתאימה להעברת משרד
הבנת הצרכים: עוד לפני שאתם יוצרים קשר עם חברות הובלה, הגדירו מהן דרישות ההובלה שלכם והגיעו מוכנים עם תשובות לשאלות שתישאלו והן אשר ירכיבו את הצעת המחיר. בדקו מהו גודל המשרד בפועל, העריכו מהי כמות הציוד שיש להוביל ומהו סוג הציוד, בדקו מהו המרחק הגיאוגרפי בין המשרד אותו אתם עוזבים למשרד אליו אתם עוברים ומהם השירותים הנלווים שאתם צפויים להיזדקק להם.
מהם השירותיים החיוניים בהעברת משרדים?
חוץ משירות ההובלה בפועל, לרוב לא תוכלו לוותר על שירותים נלווים. זאת, בשונה ממעבר בית. מעבר עסק, ובייחוד עסק שמונה כמות לא מבוטלת של עובדים, ציוד משרדי, ריהוט מסיבי ולעתים גם כלים מסחריים כבדים ויקרים.
אל תוותרו על ניסיון בהובלת ציוד אלקטרוני: טיפול מיוחד באלקטרוניקה ובטכנולוגית מידע הוא קריטי. זאת, לאור הרגישות של הציוד והערך שלו עבור החברה. אריזה וטיפול מיוחד בציוד מסוג זה קריטית לא רק להובלה, אלא גם להמשך התפקוד התקין של העסק שלכם לאחר המעבר. לכן, אל תתפשרו וודאו שלחברת ההובלות יש עובדים עם ניסיון בהעברת ציוד מסוג זה.
שירותי אריזה ציוד בקרטונים ופריקתו: התוספת החשובה ביותר היא תוספת של שירותי אריזה ופריקה. אמנם לא בכל מקרה תצטרכו לשלם על אריזה ופריקה של כלל הציוד, ובהחלט תוכלו להיעזר בעובדים לצורך ארגון ואריזת הציוד שלהם, אך ככלל לגבי חלק מהציוד סביר להניח שלא תוכלו להתמודד עם אריזה שלו לבד. בנוסף, חברות הובלה מתנערות מאחריות על ציוד שהן לא ארזו. ובצדק, אגב.
אם מכונת צילום נארזה בצורה לא מקצועית, הסיכוי שייגרם לה נזק גבוה יותר. המובילים של חברות אלה מחזיקים בציוד המתאים והם בעלי המיומנות המתאימה לארוז אותם כך שלא ייזוקו, מהסיבה הפשוטה שזה מה שהם עושים ביומיום, ולא אחת לכמה שנים בזמן מעבר. פריקת הציוד, מיקום שלו בהתאם לסידור החדש של המשרדים תקל משמעותית על המעבר, תקצר את משך המעבר וההתאקלמות ותזרז את החזרה לשגרת העבודה שלכם ושל העובדים.
שירותי פירוק והרכבה של רהיטים ומכונות: תוספת של פירוק והרכבה, היא גם תוספת שנדרשת ולו לגבי חלק מהציוד המשרדי שלכם. פירוק של רהיטים גדולים, בייחוד כאלה המעוגנים לקירות או לתקרה לצורך תמיכה בהם, והרכבתם במשרד החדש תמנע מכם לא רק בזבוז זמן, אלא גם תשפר את בטיחות העובדים לאורך זמן אם תתבצע בצורה מקצועית.
אמנם תמיד אתם יכולים להזמין שירותי הרכבה בנפרד, אך העלות הכוללת של פירוק והרכבה המתווספים להצעת מחיר הכוללת הובלה, לרוב תהיה הרבה יותר אטרקטיבית מאשר אם תפצלו את השירותים למספר ספקים שונים. בכל מקרה, קחו יותר מהצעת מחיר אחת, והעריכו את הכדאיות הכלכלית מראש, ולא לאחר שסגרתם מחיר עם חברת ההובלה. סביר להניח שחברת הובלה שתרצה לסגור אתכם הזמנה, תגלה גמישות במחיר לגבי שירותי הפירוק וההרכבה.
יתרון משמעותי נוסף, הוא שמובילים שיודעים שהם אלו שיצטרכו להרכיב את הציוד שהם מפרקים, יקפידו לשמור כל בורג וכל מדף בסדר שיהיה להם קל להרכיב. הסיכוי שתאבדו חלקים נמוך. בכך, תמנעו מכם את הצורך להתעסק במציאת חלקים חסרים דומים או בתשלום עבור רהיט חדש בשל קושי להרכיב אותו עקב פירוק מבולגן.
תוספת מחיר עבור טיפול בציוד מיוחד: לגיטימי שחברת ההובלות תגבה תוספת מחיר עבור הובלה של ציוד עדין ויקר במיוחד או ציוד של מידע רגיש. למשל של שרתי מחשוב, כלים ומכונות מיוחדות או כמות גדולה של ניירת רגישה.
תוספת עבור מנהל ייעודי למעבר: ישנן חברות הובלה שמספקות מנהלי פרוייקטים שתפקידם לפקח על כל כל מהלך ההובלה. שירות זה הוא בעל רב עבור עסק (ואף נחשב להוצאה מוכרת מבחינת מיסוי).
בכך, תבטיחו שהשבתת המשרד תהיה מינימלית ושכל השלבים יבוצעו בזמן וכהלכה. הקצאת עובד מטעמכם למשימה, ממילא תעלה לכם כסף, ולא בטוח תהיה אפקטיבית כמו הקצאת מנהל פרויקטים ייעודי המיומן בדיוק בסוג זה של פרוייקטים. וכן, זהו בהחלט "פרוייקט" שההשלכות הכספיות שלו יכולות להיות משמעותיות, אם הוא לא יתבצע במקצועיות, בזמן ועם צוות מיומן.
תוספת עבור שירותי אחסון: אמנם לא חסרות חברות שיעניקו לכם שירותי אחסון לציוד שלכם, אך לחברת הובלה המתמחה בהובלת משרדים, בהחלט יכול להיות יתרון משמעותי לא רק בעבודה במחיר שיקבלו מספק המעניק שירותי אחסון, אלא גם ברמת השירות שתקבלו.
חברה שיש לה אינטרס ארוך טווח ושיתוף-פעולה ממושך מול חברת הובלות, תיתן לכם הרבה יותר בפחות כסף, סביר להניח. כדאי לברר כמה יעלו לכם שירותי אחסון אם תמצאו ספק בעצמכם, כך שתהיה לכם יכולת מיקוח מול חברת ההובלות. זו, תעדיף לעבוד עם ספק שהיא מכירה ועובדת איתו לאורך זמן, וסביר להניח שתתגמש במחיר שהיא גובה (גם אם היא מקבלת דמי תיווך מהספק, לא בטוח שתשלמו יותר בחישוב כולל).
תוכלו לנצל את המעבר הפיזי גם להתייעלות: תקופת מעבר היא הזדמנות לא רק להיפטר מחפצים ולעצב מחדש את סביבת העבודה, אלא גם להתייעל. לכן, שקלו לקחת ייעוץ נקודתי שיסייע לכם בתכנון הלוגיסטיקה של המעבר. זה יכול לעשות הבדל גדול בייחוד עבור משרדים גדולים.
שירות נוסף שלא חייב להינתן בהכרח על-ידי נציג של חברת ההובלה הוא התאמת המשרד לצרכים המשתנים, דיוק פריסת הציוד ועמדות העבודה כך שיתמכו בצרכים התפעוליים בצורה טובה יותר.
הרבה יותר קל לשנות דברים תוך כדי מעבר, מאשר ליזום בהמשך שינוי. זכרו ששינוי משמעותי של סביבת העבודה מורכב מאוד גם אם הוא מתבצע באותו המשרד. גם הוא כרוך בהזזה של ציוד, באריזה פירוק ומיני-שיפוץ שמלכלך ומשבית את העסק לתקופה מסוימת.
האם אתם זקוקים לשירות מעבר מלא שכולל גם אריזה ופירוק? הרכבת ציוד והתקנות או רק הובלה של הציוד?
בחירת חברת ההובלה: התחילו את החיפוש בבדיקת חוות-דעת על חברות המתמחות בהובלת משרדים. אל תסתפקו בביקורות של אתרים ספציפיים המקדמים חברה אחת, אלא בכאלה שמחזיקות מאגר רחב של בעלי מקצוע ומפקחות עליהם. אל תתפשרו על חברת הובלה שעוסקת בעיקר בהובלת ציוד למגורים, שכן הובלת ציוד משרדי נחשבת להובלה מסחרית המצריכה כישורים, צוות ומיומנות מתאימה, לשם מעבר המשרד בצורה יעילה וחלקה, שלא תפגע בשגרת העבודה בעסק.
אל תתפשרו על חברת הובלה שאין לה משאית בגודל הדרוש ואשר מבוטחת בכל הביטוחים שיבטיחו שהציוד היקר שלכם לא יינזק במהלך המעבר (כולל הובלה, פירוק והרכבה, אם הזמנתם שירות זה כתוספת). בהיעדר ביטוח, תתקשו מאוד לקבל החזר בקרות נזק לציוד או אובדן של ציוד, ובוודאי שלא תרצו להתעסק עם תביעה משפטית ארוכה ומתישה שתימשך כמה שנים ותגרור גם עלויות של ייצוג משפטי. דרשו פוליסה בתוקף מחברת ההובלה כתנאי סף ראשון להתקשרות איתה.
שלב הצעת המחיר: קחו הצעת מחיר מפורטת של 2-3 חברות הובלה. הצעת המחיר צריכה לכלול פירוט מקיף של השירותים המוצעים, כולל עלויות אריזה, עבודה, הובלה, ביטוח ואחסון במידת הצורך. פירוט זה יעזור לדעת את המחיר האמיתי של עלות המעבר, את היקף השירות ואת העלויות הנסתרות שאולי לא מודעים אליהם בהתחלה, אלא מגלים אותן מאוחר מדי, לרוב אחרי החתימה על חוזה ההזמנה. ואז, יכולת המיקוח על עלות התוספות יורדת.
רק הצעות מחיר מפורטות יאפשרו לכם השוואת מחיר אמיתית, שכן תשוו בין "תפוחים לתפוחים" ולא בין "תפוחים לתפוזים". מחיר נמוך שלא כולל כמעט שום שירות נלווה, אינו דומה למחיר גבוה יותר שבחישוב כולל יכול לחסוך לכם עלויות של השבתה ממושכת של העסק. כשאתם מחשבים, חשבו הכל כדי שההשוואה תהיה ריאלית.
היזהרו מהצעות מחיר נמוכות משמעותית שעלולות להצביע על מחסור בשירותים חיוניים או כיסוי ביטוחי לא הולם. הבחירה המשתלמת ביותר היא לרוב זו שמאזנת בין מחיר, רמת שירות וניסיון.
אל תבחרו אוטומטית בהצעת המחיר הנמוכה ביותר. מעבר לכך, שזה בכלל לא מעיד על המחיר הסופי שתשלמו בפועל, זה גם יכול לגרום למעבר שלכם להיות הרבה פחות חלק. כשמדובר בשירות מסחרי, זכרו שהמעבר אמור להפריע כמה שפחות לפעילות העסקית השוטפת. לכך, יש בהחלט מחיר, ולכן השקלול הכספי אמור להתייחס גם לפרמטר זה.
לא רק המחיר קובע: בשלב קבלת הצעות המחיר, שימו לב למידת ההיענות של נציגי החברה ולרמת המקצועיות שלהם. זה בהחלט ייתן לכם אינדיקציה לאיכות השירות.
באיזו מהירות קיבלתם מענה לפנייתכם? עד כמה התקשורת מול נציגי החברה בהירה? האם הם מוכנים להגיע למשרד שלכם פיזית לצורך הגשת הצעת מחיר מדוייקת המבוססת על הנתונים בשטח? הגעתם אליכם לצורך מתן הצעת מחיר בהחלט מוכיחה את המחוייבות ואת הרצון להבין את הצרכים הספציפיים שלכם.
מה אמור להיות כתוב במפורש בהזמנת העבודה: ודאו שכל השירותים, המחירים ולוחות הזמנים המוסכמים מפורטים בחוזה. חוזה זה צריך לכלול פרטים על הכיסוי הביטוחי, על לוחות הזמנים, על תנאי התשלום ולפרט את מידת האחריות לנזקים ואם החריגים (אם ישנם).
קיום הסכם מפורט ומתועד בכתב, מקטין משמעותית את הסיכוי למחלוקת בימי המעבר, ולהסדיר את כל ההתחייבויות של חברת ההובלה אליכם. אל תשכחו להוסיף סעיף של פיצוי מוסכם במקרה של ביטול ברגע האחרון או של איחור משמעותי וחריגה מלוח-הזמנים שנקבע למעבר.
מספר המובילים שנקבעו אמור להגיע, וכל חריגה מחוזה ההתקשרות אמורה לתגמל אתכם בפיצוי כספי.
כמו כן, בדקו מהי תכנית הגיבוי שמציעה החברה במקרה של אירוע בלתי צפוי. זכרו שבמקרה של ביטול, אתם אלו שתיפגעו בעיקר, שכן חברת ההובלה יכולה למצוא לעצמה הובלה אחרת לאותו היום, בייחוד בתקופת העומס של מעברי המשרדים (חול-המועד והחופש הגדול).
לעומת זאת, אתם יכולים למצוא את עצמכם מתפשרים על מציאת חברת הובלות חלופית בתנאים הרבה יותר גרועים מבחינת מחיר, זמינות ורמת שירות, רק כי תמצאו את עצמכם תחת לחץ של זמן והיצע נמוך יותר של חברות הובלה פנויות בתאריכים ששריינתם לצורך המעבר.
