לא מזמן נתקלה תמר (47), מנהלת פרויקטים מקריית־אונו, במודעת דרושים למשרה נחשבת. "אני עובדת בחברת תוכן חינוכי, ובתקופה האחרונה התפקיד קצת התחיל לשעמם אותי ואני גם פחות מרוצה מהשכר", היא אומרת. "התפקיד במודעה היה עבור מנהלת פרויקטים בחברה גדולה וידועה, אז מיהרתי לשלוח את קורות החיים שלי למייל המצורף".
כמה ימים לאחר מכן קיבלה במייל הודעה משמחת: קורות החיים שלה התקבלו והיא נמצאה מתאימה להתקדם לשלבים הבאים. בהמשך המייל נכונה לה הפתעה: במקום להזמין אותה לריאיון פרונטלי, היא התבקשה לפני כן לעבור ריאיון מול בוט.
"אני די מורגלת בכל מה שקשור לראיונות", אומרת תמר. "אבל מעולם לא נתקלתי בדבר כזה. זכור לי שהיו מקומות שבהם ביקשו לערוך איתי שיחה טלפונית מקדימה לפני שזימנו אותי לריאיון פנים מול פנים, אבל מעולם לא התבקשתי לעבור ריאיון מול דמות מחשב".
מה בדיוק היה כתוב במייל?
"שעבור קבלת התפקיד עליי לבצע כמה שלבים ושבשלב הראשון אצטרך לעבור ריאיון מהבית מול בוט בזמן שנוח לי. נכתב שאם אני מעוניינת, עליי לאשר ואז ישלחו לי את הלינק לריאיון".
ואישרת?
"כן. קיבלתי למייל ולווטסאפ את הקישור וכתבו שעליי לבצע את הריאיון תוך חמישה ימים בזמני החופשי. בנוסף צוין שהריאיון יהיה מצולם ולכן עליי להתלבש באופן ייצוגי, ממש כשם שהייתי מתלבשת לריאיון פרונטלי, ולשבת במקום מואר. זה הרגיש לי מאוד מוזר. בהתחלה אפילו הייתי בהלם. אבל החלטתי לעשות את זה".
ואיך זה היה?
"כשנכנסתי ללינק הופיעה מולי דמות אווטאר של אישה שבירכה אותי לשלום, ציינה שהיא כאן ללוות אותי בתהליך, שבחברה שלה רואים את זמננו כזמן יקר, ושהם בחרו לאפשר את תהליך המיון הראשוני מכל מקום שנוח לנו, מבלי להטריח אותנו להגיע למשרדם בשעות העבודה. היא הדגישה שהתהליך אינו כולל מראיין מהצד השני, אלא רק אותה. נשאלתי כמה שאלות שעליהן הייתי צריכה להשיב בכתב, ואז הדמות הודיעה שהגיע שלב הריאיון המצולם ושעליי לאשר את השימוש במצלמה ובמיקרופון. הבוט שאלה אותי שאלות מנוסחות היטב שעליהן הייתי צריכה להשיב בקול ברור".
כמה זמן ארך הריאיון?
"אני חושבת שסיימתי אותו בפחות מ־20 דקות. אבל בסיטואציה הזו היה משהו מאוד מכאני. את לא באמת יודעת איך הלך לך. את לא מקבלת פידבק מהבוט, את לא יכולה להבין לפי טון הדיבור שלו אם ענית בסדר".
איך את מסכמת את החוויה?
"אני מודה שהבנתי בעיקר למה זה טוב עבור מנהלת הגיוס של החברה, זה חוסך לה זמן רב. במקום שהיא תתקשר לעשרות מועמדות שונות, תבזבז זמן בשיחה טלפונית איתן, תרשום בזמן הזה את מה שהן עונות, או לחילופין תקיים ראיונות מרובים פנים מול פנים, זה בהחלט מקל עליה את הסינון הראשוני. היא נכנסת בזמנה לראיונות המצולמים, כל התשובות כבר מתועדות אצלה אוטומטית, והיא יכולה להתרשם בהתאם ממה שהן כתבו ולא פחות חשוב: מהדרך שבה הן ענו. היא רואה אותן, שומעת אותן, יכולה להבין איך הן מתבטאות.
"אבל פחות הצלחתי להבין איך זה משרת אותי כמועמדת. אם זה במקום ריאיון טלפוני מקדים, זה בטח לא משרת אותי כי עבור ריאיון טלפוני אני לא צריכה להתלבש ולהתאפר במיוחד. ואם זה במקום ריאיון פרונטלי, אז נכון שזה חוסך ממני להגיע במיוחד למשרדי החברה ובכך אני חוסכת זמן ומאמץ. מצד שני, אני לא חושבת שאת יכולה להביא את סך כל מי שאת בדרך הזו. זה לא כמו להתראיין מול אדם, אז יש לך יכולת לייצר קצת סמול־טוק, להפגין צדדים נוספים באישיות שלך, מעבר לקשר המכאני שמתבסס רק על שאלה ותשובה".
בסופו של דבר החליטה תמר לא לשלוח את הריאיון, אבל היא מבהירה שזה בגלל שהבינה שמקום העבודה רחוק מדי עבורה. ובעוד שלדבריה תמשיך לעבור ראיונות מול בוט אם תתבקש לכך ("כי אני מניחה שזה חלק מהקידמה וצריך לזרום עם מה שמקובל"), באופן אישי, היא אומרת, הייתה מעדיפה את הריאיון המסורתי.
חוויה שנויה במחלוקת
מור ונונו (40), מנהלת הגיוס של קבוצת "שטראוס", מספרת שהיא משתמשת בפלטפורמה של ראיונות עם בוט כמעט שנתיים. לפני כן השתמשה מדי פעם בראיונות דיגיטליים עבור תהליך הסינון הראשוני.
איך זה התבצע?
"שלחנו לחלק מהמרואיינים לינק עם שאלות שעליהן היה להשיב ולשלוח במייל, אבל זה לא היה מצולם. ככל שהטכנולוגיה התפתחה, הרחבנו את התהליך לראיונות מצולמים עם דמות של אווטאר".
האם תבצעי ריאיון עם אווטאר לכל תפקיד?
"לא נשלח את זה למשל לתפקיד נציג שירות, גם כי התפקיד לא דורש הרבה ניסיון וגם כי ברור לנו שלרוב מדובר באנשים צעירים שאין להם כוח עכשיו להתארגן, להתלבש במיוחד, לדאוג שהרקע יהיה מכובד. להם אנחנו שולחים רק ריאיון מובנה עם כמה שאלות בכתב. הראיונות עם הבוט לרוב יהיו עבור תפקידים בכירים יותר".
איזה שלב במיון אמור הבוט להחליף?
"בעיקר את הריאיון הטלפוני המקדים, אבל גם חלק מהפרונטלי. כי בניגוד לריאיון טלפוני, יש כאן אפשרות לשאול שאלות רחבות יותר. את יכולה לראות כמה זמן עונה מרואיין על כל שאלה, עד כמה הוא מבחין בין עיקר ותפל ובנוסף, את לא שומעת רק את הקול של האדם, אלא גם יכולה לראות את המימיקות שלו".
מועמדת שקיימה ריאיון עם בוט: "אני מודה שהבנתי בעיקר למה זה טוב עבור מנהלת הגיוס של החברה, זה חוסך לה זמן רב, אבל פחות הבנתי איך זה משרת אותי"
האם השאלות של הבוט קבועות?
"כן. לא משנה מה תעני, תמיד השאלה הבאה תהיה אותה שאלה".
ומי מנתח את הראיונות, את או הבוט?
"זה תלוי. יש לנו כמה סוגי פלטפורמות - פלטפורמה של צ'אטבוט, שבה אנחנו מתקשרים עם המרואיינים רק בצורת התכתבות. אנחנו שולחים להם לווטסאפ שאלון מובנה מותאם משרה הכולל שאלות ראשוניות כמו: 'האם נגיש לך לעבוד במוקד השירות שלנו באור־יהודה?', 'האם השכר הזה מתאים לך?, 'האם אתה יכול לקחת חלק בקורס שיתקיים בתאריך הבא'. במקרה הזה הבוט לבד נותן את ציון ההתאמה. אני אוטומטית אקבל את המרואיינים עם הציונים שלהם, ואדע לפנות לאלה שמדורגים במקומות הראשונים.
"את הראיונות המצולמים, לעומת זאת, אני מנתחת. אני נכנסת לכולם וצופה בהם. אבל עדיין, זה חוסך ממני זמן רב. אני לא צריכה להתקשר לעשרות מועמדים, לרשום את התשובות שהם עונים. כאן הכול כבר מתועד ואני יכולה לשלוח את הריאיון המצולם למנהל שהמועמד אמור לעבור אצלו, כדי שגם הוא יחווה את דעתו".
למרואיין זה פחות נוח. אם זה היה ריאיון טלפוני הוא לא היה צריך להתארגן ולהתלבש במיוחד.
"נכון. אבל כאמור, הריאיון עם הבוט רחב יותר ומאפשר לבחון היבטים נוספים ובסופו של דבר זה כן חוסך זמן למרואיין. בואי ניקח לדוגמה מועמדת שהייתה עוברת את הסינון הראשוני בטלפון. היינו מזמנים אותה לריאיון פרונטלי ובו היה מתברר שהיא לא מתאימה. סתם בזבזנו לה זמן יקר. בריאיון מצולם אנחנו לפעמים יכולים לראות שהיא אינה מתאימה, ולכן לא נזמן אותה לחינם".
מנגד, יש שיגידו שריאיון עם בוט פוגע בסיכוי שלהם, כי הם טובים יותר בתקשורת בינאישית מאשר מול מצלמה.
"אין ספק שהחוויה מהצד השני שנויה במחלוקת. אני יכולה לומר לך מניסיוני האישי שיש מועמדים שמאוד מתלהבים מסוג הראיונות הזה ויש כאלה שפחות. אבל חשוב להדגיש שאנחנו מאחורי הקלעים יודעים לסנן. אני כן מצליחה לראות שהאדם יכול להתאים למשרה ופחות נוח לו עם מצלמה ובגלל זה הריאיון קצת צולע, שה'איך' שלו קצת פחות טוב, אבל ה'מה' שאני מחפשת קיים. לעומת זאת, אם יש מישהו שה'מה' שלו בכלל לא בכיוון, אז אין כל משמעות ל'איך'. העובדה שהוא יודע להתראיין היטב מול מצלמה לא תשנה לי בכלל".
על אילו פרטים כדאי למרואיין להקפיד?
"שלא יתראיין מחדר מבולגן, למשל; שלא יקיים את הריאיון כשהוא בלי חולצה או לבוש בפיג'מה. כמו שאומרת אחת מעובדות הגיוס שלי: 'הספקתי לראות כבר את כל קולקציית הפיג'מות של דלתא'. אנשים צריכים לדאוג לייצוג מכובד, בדיוק כפי שהיו עושים בריאיון פרונטלי. אחרת, זה מעיד על זלזול. מצד שני, אני לא מצפה שנשים יתאפרו במיוחד עבור הריאיון. לא מעסיק אותי אם לאישה יש ליפסטיק או לא".
אנה צרויה, מנהלת הגיוס של הסוכנות היהודית: "הייתה מועמדת שהתראיינה במהלך נהיגה. זה לא היה לזכותה. אנחנו לא מצפים שהמרואיינת תהיה מאופרת ומחויטת, אבל שתיתן כבוד למעמד"
תני דוגמה לשאלות שהבוט מציג למועמד.
"ספר/י על הניסיון שלך, ספר/י על פרויקט שמהווה עבורך מקור לגאווה. כשמועמד מסיים לענות על שאלה הוא לוחץ על כפתור במסך 'עבור לשאלה הבאה'".
לך באופן אישי יצא להתראיין מול בוט?
"לא, ובשיא הכנות אני משוכנעת שגם אצלי ריאיון מול בוט לא היה יוצא וואו. אני הרבה יותר טובה בלדבר פנים מול פנים מאשר מול מצלמה. אבל אני לא חושבת שהייתי נפסלת רק בגלל הדרך שבה דיברתי למצלמה, כל עוד הייתי עונה כמו שצריך".
את לא חוששת שבקצב הזה, הבוט יחליף יום אחד גם את התפקיד שלך?
"עיקר התפקיד שלי הוא לגרום לאנשים הנכונים לרצות לעבוד אצלנו. זו הסיבה שאני זקוקה לראיונות עם הבוט. כדי לחסוך לי זמן ולאפשר לי להתרכז יותר בחלק הזה, שדורש שיווק ומכירות - דברים שהבוט עדיין לא יכול לעשות. מי יודע, אולי זה יקרה בעתיד, אבל אני מניחה שעד אז כבר אהיה בפנסיה".
הכיוון שהעולם הולך אליו
אנה צרויה (38), מנהלת הגיוס של הסוכנות היהודית, מדווחת שבארגון שלה החלו להשתמש בראיונות מול בוט לפני שנה וחצי. "חיפשנו כלים חדשניים לשפר את איכות תהליך הגיוס שלנו ואת חוויית המועמד", היא אומרת. "כשהציגו לנו את הכלי הזה מאוד התחברנו. הסבירו לנו שאנחנו בונים את השאלות לכל משרה, ושהמרואיין מקבל לינק עם הנחיות כיצד לבצע את הריאיון והוא יכול לעשות אותו מתי שנוח לו".
איך נהגתם לגייס לפני עידן האווטאר?
"בשלב הראשוני היינו מקיימים ראיונות טלפוניים. הבעיה הייתה שלא יכולנו לתאם מראש שעה שנוחה למועמד, כי לא היינו יוצאים מזה. כך שלרוב התקשרנו אליהם באמצע היום ושאלנו אם הם יכולים להשיב על כמה שאלות. פעמים רבות היינו תופסים אותם במקום העבודה שלהם ולא היה להם נוח לשוחח. יתרון נוסף לריאיון דיגיטלי - אנחנו יכולים לצרף סרטון מקדים שמסביר על הארגון ועל המשרה המסוימת, בעוד שבראיונות טלפוניים היו לנו פחות יכולת וזמן להרחיב".
אבל למה הריאיון חייב להיות גם מצולם?
"לפני שלב הצילום אנחנו מתחילים עם שאלות סינון: האם מיקום המשרה מתאים לו, האם השכר עונה על ציפיותיו. אם זה לא מתאים, הריאיון נעצר כבר בשלב הזה. הצילום מסייע לנו למקסם את התהליך, זו דרך נוספת לבחון את המועמד, איך הוא מבטא את עצמו, איך הוא מכין את עצמו לריאיון".
מור ונונו, מנהלת הגיוס של שטראוס: "בראיון בוט את יכולה לראות כמה זמן עונה מרואיין על כל שאלה; האם הוא מבחין בין עיקר ותפל; את לא שומעת רק את קולו, אלא יכולה גם לראות את המימיקות שלו"
כלומר?
"הייתה לנו, למשל, מועמדת שביצעה את הריאיון במהלך נהיגה. זה לא היה לזכותה. אנחנו ממש לא מצפים שהמרואיינת תהיה מאופרת ומחויטת, אבל כן שתיתן כבוד למעמד, שהסביבה שלה תהיה שקטה ונקייה. בלי ילדים צורחים ברקע או ארונות פתוחים עם בגדים שנופלים מאחור".
האם כל המועמדים שלכם מקבלים ריאיון מול בוט?
"כן. אנחנו מגייסים למגוון משרות וכולם מתבקשים לזה בשלב הראשוני. אבל חשוב להדגיש שאנחנו לא מוותרים על שום מועמד אם הוא לא הצליח לקיים את הריאיון הדיגיטלי. לא מזמן, למשל, חיפשנו חשבת שכר. אנחנו יושבים בירושלים ופנו אלינו המון נשים חרדיות שכתבו לנו שלא נוח להן לצלם את עצמן. אז התקשרנו אליהן וביצענו איתן ריאיון טלפוני. יש גם שיעור נמוך של מועמדים שלא מסתדרים מבחינה טכנולוגית או כאלה שבמהלך הריאיון לא עובד להם המיקרופון או המצלמה. הייתה לנו למשל מועמדת שרק שמעו אותה ולא ראו. לאורך כל הריאיון היא אמרה שיש לה בעיה עם המצלמה שהיא לא מצליחה לפתור. כמובן שלא שללנו אותה רק בגלל זה".
תני דוגמה לשאלות שהבוט מציג.
"תחילה - נשמח להכיר אותך, ספר/י בקצרה על עצמך ועל ניסיונך הרלוונטי לתפקיד; מדוע פנית למשרה זו?".
אילו פידבקים אתם מקבלים מהמועמדים?
"הרוב חיוביים. מעט מאוד מתלוננים על כך שאנחנו מבקשים שהריאיון יהיה גם מצולם. אני חושבת שרוב האנשים מבינים שזה הכיוון שהעולם הולך אליו. על אחת כמה וכמה אחרי הקורונה, כשהזום כבר הפך לחלק בלתי נפרד מחיינו ואנשים התרגלו לתקשר מול מצלמה".
הבוט הוא אישה כי רוב מנהלות משאבי האנוש הן נשים
מאחורי חלק מהראיונות המצולמים של חברות בארץ עומדת חברת "וובקנד", בבעלות עדי מילר וקובי דואק. לדברי מילר, הם כרגע החברה היחידה בארץ שמשתמשת גם בדמות של אווטאר. הרעיון לפיתוח הפלטפורמה הגיע, לדברי מילר, מניסיון אישי. "לי ולשותף שלי הייתה חברה של אאוטסורסינג. סיפקנו עובדים מתחום ההייטק לחברות שונות. עבור כך היה עליי לראיין עשרות עובדים באופן תדיר. לאט־לאט הבנתי שהרבה פעמים, אחרי כמה משפטים שהמועמדים היו אומרים לי בדקות הראשונות, יכולתי לדעת שהם לא מתאימים למשרה. הרגשתי שהם לא רק בזבזו את הזמן שלי, אלא גם את הזמן ואת המשאבים שלהם. חשבתי לעצמי שאם הייתי יכול לראות את המועמדים הללו לפני שהם באים אפילו לכמה דקות, זה היה משרת היטב את שני הצדדים וחוסך להם זמן".
אבל למה אי־אפשר להסתפק בריאיון לא מצולם?
"כי אם הריאיון היה כולל רק שאלות בכתב, אני לא יכול לסמוך על כך שהתשובה של המרואיין תהיה אותנטית. נניח שעל אחת השאלות הוא לא יודע את התשובה. איך אדע שהוא לא נכנס לגוגל כדי לבדוק? או שלצידו לא יושב חבר שעונה על השאלות במקומו? כשזה מצולם והשאלות רצות, רואים שהמרואיין הוא זה שמשיב. ממש כמו בראיון עבודה פרונטלי, הוא לא יכול לעצור את הריאיון באמצע, לבקש עזרה ממישהו, ואז להמשיך".
ואם המועמד מאותגר טכנולוגית?
"המערכת שלנו מאוד ידידותית. היום אין אפילו צורך להוריד אפליקציה מיוחדת. נכון שזה דורש לוודא שהמצלמה והמיקרופון פועלים במחשב, אבל אם יש איזושהי בעיה, המועמד או המועמדת תמיד יכולים לפנות לשירות הלקוחות שלנו, או להיעזר בצ'אט של התמיכה הטכנית שמופיע באתר".
איפה נשמרים הראיונות?
"בשרתים של החברה. משך הזמן נקבע על ידי הלקוח, ברירת המחדל היא שנתיים".
האם בשלב הבא הבוט גם ינתח את הראיונות המצולמים?
"בדקנו היטב את הנושא זה. עשינו כבר כמה שיתופי פעולה עם חברות שמבצעות ניתוחים שונים על פי הבעות פנים, קול, תנועה ועוד. אבל ראינו שלפחות כרגע, בהתאם לטכנולוגיה שקיימת, התוצאה חוטאת למציאות. במקרים רבים זה שולל מרואיינים שכן יכולים להתאים, והמטרה הראשונית שלנו היא לא לפספס מועמדים מתאימים, אלא להפך".
למה בחרתם בדמות של אישה?
"בגדול הלכנו על מה שרווח בעולם הגיוס. רוב מנהלות משאבי אנוש, גם בארץ וגם בעולם, הן נשים, ולצורך הקריינות אנחנו משתמשים בקולות של נשים אמיתיות. אבל יש לנו כרגע מחשבה להוסיף דמות אווטאר של גבר ולתת למרואיינים את זכות הבחירה".
יש לבוט שלכם שם?
"בהתחלה קראנו לה קנדי, זה התחבר לשם החברה שלנו. עד שמישהי שאנחנו עובדים איתה בארצות־הברית אמרה לנו שאצלם יש לשם הזה קונוטציה שלילית. כרגע היא אנונימית".
