באחד מימי החורף הקרירים יצא גרג מקיואן מביתו שבלונדון לבית החולים כדי לבקר את אשתו שזה עתה ילדה את בתם הבכורה. אלא שבמקום להתמסר לרגעי האושר הוא התיישב בצד עם הטלפון הנייד, ניהל שיחות עבודה, שלח מיילים ברצף ותכנן פגישה לסוף השבוע עם אחד מלקוחות החברה שבה עבד. למחרת, כשאשתו ובתו עדיין בבית החולים, הוא יצא לפגישה עם הלקוח, ומצא מולו אדם אדיש, ללא כל כבוד או הכרת תודה על הוויתור והמאמץ שעשה עבורו. בסיטואציה הזאת הבין פתאום מקיואן שלכל משימה שיבצע כדי לרצות אחרים יש מחיר גבוה, ושאם הוא עצמו לא יקבע את סדרי העדיפות שלו - מישהו אחר יעשה זאת עבורו.
עוד בנושא:
התובנה הזו גרמה לו לחשב מסלול מחדש. הוא החליט לעזוב את לימודי התואר השני שלו בבית הספר למשפטים באנגליה ולהעתיק את מגוריו לארצות הברית כדי להשלים תואר שני בלימודי מינהל עסקים באוניברסיטת סטנפורד, ולאחר מכן השלים לימודי תעודה במנהיגות ומדיניות ציבורית בבית הספר לממשל באוניברסיטת הרווארד. במהלך לימודיו הוא התחיל לחקור שאלות של סדרי עדיפויות ותהליכי קבלת החלטות, ובמקביל הקים חברת ייעוץ למנהיגות ולאסטרטגיה בעמק הסיליקון וייעץ למנהלי חברות כיצד לחיות ולהתנהל לפי שיטת ההתמקדות שפיתח.
כיום הוא מרצה בינלאומי מבוקש, בין לקוחותיו תמצאו חברות ענק כמו אפל, גוגל, מיקרוסופט ונייקי, ומנחה את אחד מחמשת הפודקאסטים המובילים בעולם לשיפור עצמי (לפי דירוג אפל), שבו הוא מארח ידוענים כמו מתיו מקונוהיי, מריה שרייבר ואריאנה הפינגטון. בנוסף הוא שותף בפרויקטים חברתיים וחינוכיים ללא מטרות רווח.
בספרו הראשון Essentialism ("מהותנות", בתרגום חופשי), שיצא לאור בארצות הברית ב־2014, הציג מקיואן את שיטת ההתמקדות שלו, ולפיה התמקדות במה שחשוב היא תפיסת חיים ממושמעת ושיטתית, שמטרתה לאפשר לנו לזהות באילו פעולות אנו מביאים את הערך הגבוה ביותר ולבצע אותן כמעט ללא מאמץ.
צילום: הוצאת מטרבספרו האחרון, "רק מה שחשוב: החתירה לעיקר והוויתור על המיותר", שתורגם לאחרונה לעברית ויצא לאור בהוצאת מטר, הוא מסביר איך המרדף אחר ההצלחה, ריבוי המשימות, הפיתויים והסחות הדעת שמאפיינים את סביבת העבודה המודרנית מובילים אותנו להתפזרות ולכישלון. הספר, שיצא לאור בארצות הברית לפני כשנתיים, מככב ברשימת רבי המכר של ה"ניו יורק טיימס" והוכתר על ידי ה"טיימס" הלונדוני כ"ספר העיון הטוב ביותר לשנת 2021".
הספר החדש מורכב מארבעה חלקים. החלק הראשון מתאר את תפיסת העולם הבסיסית של המתמקדים במה שחשוב, ושלושת החלקים הנוספים הופכים את תפיסת העולם הזאת לתהליך שיטתי של עשייה שנובעת מהתמקדות במה שחשוב. כלומר לעשות פחות - אבל טוב יותר. מתוך שפע ההמלצות המופיעות בו הנה מקבץ מצומצם שעשוי לסייע לכם להטמיע את עקרונות החשיבה החדשה, לנפות משימות מיותרות ולסלול את הדרך שלכם להשגת מטרות בקלות וביעילות.
1. הכירו במציאות: אתם לא יכולים לעשות הכול ולא יכולים להיות בכל מקום
ויתורים הם חלק מרכזי מהמציאות שלנו. עד שלא נפנים עובדה זו נמשיך למצוא את עצמנו תקועים בסיטואציה של "רגל פה, רגל שם" המאלצת אותנו, בלית ברירה, להתפשר על איכות החלטותינו ולשלם מחירים שבנסיבות אחרות ספק אם היינו מוכנים להם. לכן, בראש ובראשונה, עלינו להכיר בכך שאין לנו מספיק זמן ומשאבים להוציא לפועל את כל הפעילויות שהעולם מציע לנו. אמנם לא מעט מהן נחשבות לפעילויות טובות, ואפילו מעולות, אבל האמת שרובן מיותרות – הן לא מקדמות אותנו ולא מספקות לנו ערך אמיתי.
"המתפזרים" נוהגים לשאול את עצמם: איך אוכל לעשות את שני הדברים גם יחד? "המתמקדים", לעומתם, שואלים: עם איזו בעיה אני מעוניין/ת להתמודד?
לכאן נכנסת ההבחנה בין אנשים ש"מתפזרים" לאנשים ש"מתמקדים". כשהמתפזרים מתבקשים לבחור בין שתי אפשרויות הם נוהגים לשאול את עצמם: איך אוכל לעשות את שני הדברים גם יחד? המתמקדים, לעומתם, שואלים את השאלה הקשה, אך גם המשחררת יותר: עם איזו בעיה אני מעוניין/ת להתמודד? אנשים שמתמקדים במה שחשוב עורכים ויתורים באופן מודע ומכוון. הם פועלים מיוזמתם ולא ממתינים שמישהו אחר יקבל החלטות בשבילם.
2. אל תיתנו ללו"ז שלכם להיראות כמו ארון בגדים גדוש בפריטי לבוש שאין בהם שימוש
באותו אופן שבו ארון הבגדים שלנו הופך להיות עמוס בפריטי לבוש שאין לנו בהם שימוש, כך גם החיים שלנו הופכים לעמוסים בשל מחויבויות שקיבלנו על עצמנו. לכל המחויבויות האלה אין תאריך תפוגה. הן רק הולכות ומצטברות וממלאות את לוח הזמנים שלנו. כדי להתמקד במה שחשוב מציע מקיואן גישה חדשה המבוססת על שלושה צעדים פשוטים.
- צעד 1: לבחון ולקבל החלטה. אם נישאר בדימוי של ארון הבגדים, הרי שבמקום לשאול את עצמכם: האם יש סיכוי שאלבש את הבגד הזה אי פעם? שאלו שאלות ממוקדות ומאתגרות יותר כמו: האם אני אוהב את הבגד הזה? האם אני נראה איתו נהדר? האם אני לובשת את הבגד הזה לעתים קרובות? אם אתם משיבים לעצמכם בשלילה, סימן שאתם צריכים להיפטר מאותו פריט. באנלוגיה לעולמות העבודה וחיי החברה נוכל לשאול שאלות כמו: האם הפעילות הזאת מקדמת אותי לעבר המטרה שלי? גם כאן תשובה שלילית משמעה שיש לבטל את הפעילות ולהסירה מהלו"ז.
- צעד 2: לנפות. נניח שכבר יש לכם ערימה של בגדים שייעדתם למסירה אבל עדיין משהו בכם מתקשה לוותר על אותם פריטים. מה תוכלו לעשות? מחקרים מראים שאנו נוטים לייחס לפריטים שכבר מצויים בבעלותנו ערך גבוה יותר מערכם הריאלי ולכן קשה לנו להיפטר מהם. לכן בשלב הזה הפנו לעצמכם את שאלת המפתח: אם הבגד הזה לא היה שלי, כמה כסף הייתי מוכנה להשקיע כדי לרכוש אותו? התשובה תסייע לכם בקבלת החלטה.
- צעד 3: לבצע. אחרי שכמעט רוקנתם את ארון הבגדים, נשאלת השאלה איך שומרים על סדר לאורך זמן? קודם כול, חשוב להכניס את סידור הארון לשגרה קבועה. לציין לעצמכם היכן יש חנויות לבגדי יד שנייה ולאילו עמותות אפשר לתרום את הבגדים שייצאו משימוש. כלומר, עליכם לאמץ שיטת עבודה יעילה כדי להפוך את מימוש המטרות לקלות ופשוטות ככל האפשר.
באותו אופן שבו ארון הבגדים שלנו הופך להיות עמוס בפריטי לבוש שאין לנו בהם שימוש, כך גם החיים שלנו הופכים לעמוסים בשל מחויבויות שקיבלנו על עצמנו. אין להן תאריך תפוגה והן רק הולכות ומצטברות וממלאות את לוח הזמנים שלנו
3. לעולם אל תוותרו על זכות הבחירה שלכם
העיקרון הראשוני והחשוב ביותר שעליו מתבססת ההתמקדות הוא הבחירה. זו גם המיומנות החיונית ביותר שתסייע לנו בכל תחום בחיים. כשאיננו בוחרים באופן מודע ומכוון היכן להשקיע את הזמן ואת האנרגיה שלנו, אנשים אחרים - כמו הבוסים שלנו, הקולגות, הלקוחות ואפילו בני המשפחה שלנו – יבחרו זאת עבורנו (למשל: הם יטילו עלינו משימות נוספות, יחליטו איך ייראה השבוע שלנו ומתי ניקח את החופשה השנתית). במצב כזה בתוך זמן קצר נאבד קשר עם כל מה שחשוב ובעל משמעות עבורנו בחיים. כדי להפוך להיות אנשים שמתמקדים במה שחשוב, עלינו לחדד את המודעות שלנו לאפשרויות הבחירה העומדות לפנינו ולהכיר בכוח האדיר הקיים בנו. לכן ההמלצה היא לא רק לזהות את היכולת לבחור, אלא גם לחגוג אותה.
4. החליפו שלוש הנחות יסוד מזיקות בשלוש אמיתות מועילות
לטענת מקיואן, קיימות שלוש הנחות יסוד המוטמעות בתודעתנו:
- "אני חייב/ת".
- "הכול חשוב ודחוף".
- "אני יכול/ה לעשות את שניהם יחד".
לדבריו, אלה הנחות יסוד מפתות אך מסוכנות ששואבות אותנו פנימה למים הרדודים. לכן, לפני הכול, כדי לחיות את חיי ההתמקדות יהיה עלינו להחליף אותן בשלוש אמיתות בסיסיות:
- "אני בוחר/ת".
- "רק דברים מעטים חשובים באמת".
- "אני יכול/ה לעשות כל דבר, אבל לא את כל הדברים יחד".
הטמעת אמיתות אלה תעורר אותנו מהתרדמה שאנחנו שרויים בה, מההתפזרות, ותאפשר לנו ליצור את הערך הגדול ביותר עבורנו.
5. אל תגזלו מאנשים את בעיותיהם
לפי מקיואן, כשאתם "גוזלים" מאנשים את הבעיות שלהם הן הופכות להיות שלכם. מה גם שלא זו בלבד שאינכם מסייעים להם, אתם גם מונעים מהם לקחת אחריות אישית. הפסיכולוג הנרי קלאוד תיאר בספרו "גבולות" (הוצאת מנדלי, 2005) כיצד באחד הימים הגיעו אליו הורים לבחור בן 25 וביקשו ממנו "לתקן" את בנם. כששאל אותם מדוע הגיעו לפגישה ללא בנם, הם השיבו: "הוא לא חושב שיש לו בעיה". לאחר שהקשיב לסיפורם הוא ענה להם: "אני חושב שבנכם צודק. אין לו בעיה. לכם יש בעיה. אתם משלמים. אתם חוששים. אתם דואגים. אתם מתכננים. אתם משקיעים אנרגיה כדי לאפשר לו להמשיך להתנהל בדרכו הנוכחית. אתם בעצם גזלתם ממנו את הבעיה שלו".
בעולם העבודה אנשים כל הזמן מנסים להשתמש בממטרות שלכם כדי שישקו את הדשא שלהם, כמו העמיתה שמבקשת מכם להחוות דעה על מצגת שהיא לא טרחה לעבור עליה פעם נוספת בעצמה. זהו את הסיטואציה ולמדו להשאיר את המטלות של אחרים לאחרים
כדי להמחיש את דבריו השתמש קלאוד במטאפורה: דמיינו שבכל פעם שאתם מפעילים את מערכת ההשקיה המים שלכם משקים את הדשא של השכן אך לא את שלכם. בעקבות זאת הדשא שלכם מצהיב ונובל, בעוד שאצל השכן הדשא ירוק יותר והוא כמובן מרוצה מהמצב. בסיטואציה הזאת כולם מפסידים - מאמציכם יורדים לטמיון והשכן לא מפתח הרגל להשקות את הדשא שלו. הפתרון שמציע קלאוד: צרו גדרות שישאירו את הבעיות של האחר בתוך החצר שלו מכיוון שלשם הן שייכות.
לדברי מקיואן, בעולם העבודה אנשים כל הזמן מנסים להשתמש בממטרות שלכם כדי שישקו את הדשא שלהם. זה יכול לבוא לידי ביטוי במנהל שלכם שממנה אתכם לאחראים על הפרויקט החביב עליו, בעמיתה שמבקשת מכם להחוות דעה על טיוטת דוח או מצגת שהיא לא טרחה לעבור עליה פעם נוספת בעצמה, או בחבר לעבודה שעוצר אתכם במסדרון ומדבר ללא הפסקה בדיוק כאשר עליכם להגיע בזמן לפגישה חשובה. זהו את הסיטואציה ולמדו להשאיר את המטלות של אחרים לאחרים.
6 צפייה בגלריה
בעולם העבודה אנשים כל הזמן מנסים להשתמש בממטרות שלכם כדי שישקו את הדשא שלהם
(צילום: shutterstock)
6. תאמו ציפיות
לפני שאתם מתחילים להיות מעורבים בפרויקט מסוים הציגו לפני העמיתים את סדרי העדיפויות שלכם - הבהירו אילו מבין חלקי הפרויקט תוכלו לקבל על עצמכם ואילו לא. תוכלו לומר משפט בנוסח: "בואו נסכים בינינו על המטרות שלנו. הנה כמה דברים שמאוד חשובים לי". בדרך זו אתם יוצרים מראש מעין "הסכם חברתי". עצם העובדה שהגעתם להבנה מוקדמת באשר למה שבאמת רציתם להשיג, תוך הצבת גבולות, הצלחתם לחסוך מכל הצוות בזבוז זמן, בקשות תובעניות מדי, הסחות דעת ותסכול.
7. הוסיפו 50% להערכת הזמן שלכם
הנטייה של רבים מאיתנו היא להעריך לא נכון את משך הזמן שלוקח לנו לבצע משימה מסוימת. אם זה קורה גם לכם, אתם בהחלט לא לבד. פרופ' דניאל כהנמן, חתן פרס נובל לכלכלה לשנת 2002, טבע כבר ב־1979 את המונח "כשל התכנון", שמתייחס לנטייתם של בני אדם להעריך בחסר את כמות הזמן הנדרשת להם כדי להשלים משימה מסוימת, גם כאשר הם כבר ביצעו את אותה משימה בעבר.
6 צפייה בגלריה
איך למנוע מעצמכם להיות מאחרים כרוניים או לתפקד במצב של לחץ ואשמה סביב סוגיית הזמן
(צילום: Shutterstock)
לפי מקיואן, כדי למנוע מעצמכם להיות מאחרים כרוניים או לתפקד במצב של לחץ ואשמה סביב סוגיית הזמן, פשוט יהיה עליכם להעריך את זמן ביצוע הפעילות ב־50% יותר. אם למשל, הערכתם שתידרשו לכ־10 דקות להסיע את הילד לאימון כדורגל, צאו מהבית 15 דקות לפני תחילת האימון. הרווחים שתפיקו מכך: הפחתת המתח מהאפשרות לאיחור ותחושה שהמשימה דרשה מכם פחות זמן מאמץ מכפי שחשבתם תחילה.
8. למדו לומר "לא" באופן מכבד
אנשים שמתמקדים במה שחשוב לא אומרים "לא" באופן עקבי. לרוב הם כבר פיתחו מיומנות לדחות בצורה נעימה ומכבדת בקשות שמופנות אליהם ועלולות ליצור אצלם עומס מיותר. הנה כמה אסטרטגיות שתוכלו להשתמש בהן כדי לומר "לא" באופן מכבד ותוך שמירה על שליטה שלכם בקבלת ההחלטות:
- השתהו לפני מתן תשובה. כשמנחיתים עליכם בקשה פנים מול פנים, השתמשו בהשתהות ככלי סירוב. פשוט ספרו עד 3 לפני שאתם מביעים סירוב, או אם אתם אמיצים, עד שהאדם השני מפר את השתיקה. לפעמים בזמן הזה המבקש עשוי למצוא פתרון חלופי.
- השתמשו ב"לא, אבל...". כשמזמינים אתכם לפגישת קפה בווטסאפ או במייל, תוכלו להשיב: "אני עמוס כרגע בהכנת דוחות סוף שנה, אבל אשמח להיפגש כשאסיים".
- נסו גם את: "תן לי לבדוק ביומן ולחזור אליך". כך אתם לוקחים לעצמכם זמן כדי לעצור, לחשוב על הבקשה ובסופו של דבר להגיב ולומר שאתם מצטערים, אך אינכם פנויים.
- אמרו כן, אבל ציינו איזו משימה תצטרכו להוריד מסדר עדיפות. אמירת "לא" למעסיק שלכם היא כמעט בלתי נתפסת עבור הרבה מאוד אנשים. מצד שני, אם תשיבו בחיוב, אתם עלולים לפגוע ביכולת שלכם לייצר את הערך הגבוה יותר בעבודתכם. לכן במקרה זה אמירת ה"לא" היא לא רק סבירה אלא חיונית. דרך יעילה לעשות זאת היא להזכיר לממונים עליכם שהמשימה החדשה עלולה להיות על חשבון מטלה אחרת שעליכם לבצע.
- הציעו פתרון חלופי. למשל, כשחבר טוב מבקש מכם שתסיעו אותו למקום מסוים אבל מסיבותיכם זה לא מתאים לכם, תוכלו לומר לו: "אני אמנם לא יכול להסיע אותך, אבל אתה יכול לקחת את הרכב שלי". כלומר אתם אומרים מה אתם לא יכולים לעשות, אך מבהירים זאת דרך מה שאתם כן יכולים לעשות.
9. הפסיקו לחשוב על העתיד
כשאנו מפסיקים לחשוב על העתיד, זה מאפשר לנו להיות ממוקדים יותר במה שחשוב עכשיו. ערכו רשימה של הרעיונות בראשכם שאולי הם חשובים - אך לא כרגע. זו לא צריכה להיות רשימה של התחייבויות נוקשות אלא דרך להעביר את הרעיונות מהמוח אל הנייר. לרשימה הזאת שתי מטרות. ראשית, היא תאפשר לכם להירגע ולשחרר את הלחץ שתובע מכם לבצע כל אחד מהרעיונות האלה כבר בשלב הזה. שנית, כך תוודאו שלא תשכחו רעיונות חדשים שצצו בראשכם ושאולי תעשו בהם שימוש בעתיד.
