עד היום יש לד"ר שירלי הרשקו ייסורי מצפון על כך שהיא נעדרה ממסיבת יום ההולדת של האחיינית שלה בת השנה. זה קרה לפני שנים רבות, והרשקו, אז סטודנטית לתואר ראשון בפסיכולוגיה, החליטה לא להשתתף במסיבה בגלל עומס מבחנים. "הייתי בטוחה שאין לי זמן ואני חייבת ללמוד וללמוד", היא משחזרת, "אבל היום אני יודעת שאם אז הייתי יודעת לנהל את הזמן שלי, הייתי מצליחה להשתתף במסיבת יום ההולדת ובאופן כללי הייתי הרבה פחות לחוצה בחיים".
עוד בניהול זמן:
כיום הרשקו היא מומחית ללקויות למידה והפרעות קשב, חוקרת ומרצה באוניברסיטה העברית, מאבחנת, מטפלת, מדריכה ומנחת סדנאות לארגון זמן, ובימים אלה יצא לאור ספרה "אנשי הקשב - לחיות טוב יותר עם הפרעת הקשב". "בתקופת הלימודים שלי לתואר ראשון ושני הרגשתי לחץ נפשי כל הזמן. לא הייתי רגועה כי חששתי שלא אספיק", היא מודה. "כל כך הרבה אנשים חיים כך היום, ואני מאמינה שהלחץ הזה מזיק לבריאות הפיזית שלנו וגורם סבל נפשי. אנשים היום עובדים הרבה יותר שעות מבעבר כי הם רוצים להצליח יותר ולהשיג יותר, ויש גם המון הסחות דעת ובולעי זמן - אימיילים והודעות שקופצות בטלפון הנייד הצמוד אלינו, וכולנו רוצים להספיק כמה שיותר".
"ניהול זמן חוסך הרבה זמן, ויש לו עוד יתרון משמעותי: הוא מונע את התחושה שהזמן נעלם מתחת לידיים. כשכל המטלות מאורגנות, אין לחץ נפשי של 'מה לעשות עכשיו?', אין בלבול ובזבוז זמן על מחשבות מיותרות"
למה בעצם התעניינת בניהול זמן?
"רציתי לעשות דוקטורט ולא היה לי זמן. עבדתי במשרה מלאה, יש לי שלוש בנות, וכל מי שסיפרתי לו שאני רוצה לעשות דוקטורט שאל אותי אם השתגעתי. באמת לא היה לי זמן, אבל הייתי נחושה למצוא אותו. במסגרת העבודה שלי עם אנשים עם הפרעות קשב וריכוז פיתחתי כלים מיוחדים לניהול זמן, ואחרי שראיתי עד כמה הם עוזרים להם, החלטתי ליישם אותם גם על עצמי. ניהול הזמן שינה את חיי לטובה באופן ניכר. כשכל המשימות כתובות לך מול העיניים ומחולקות היטב לפי שעות ואת לא מבזבזת זמן - כל החיים ברורים, יעילים וקלים יותר".
הרבה אנשים מתחילים את היום עם רשימת מטלות אינסופית, ורק המחשבה על הכנת רשימות גורמת להם לחשוב שהם מבזבזים זמן. למה לא להתחיל פשוט לבצע את המטלות?
"כי ניהול זמן חוסך הרבה זמן. מחקרים מראים שתכנון זמן יכול לחסוך לנו חמש שעות עבודה שבועיות - וזה הרבה מאוד זמן. לניהול זמן יש עוד יתרון משמעותי: הוא מונע את התחושה שהזמן נעלם מתחת לידיים. אנשים רבים, ואני ביניהם, מרגישים שהם עבדו ועשו כל היום המון דברים, אבל בפועל לא התקדמו. כשכל המטלות מאורגנות, אין לחץ נפשי של 'מה לעשות עכשיו?', אין בלבול ובזבוז זמן על מחשבות מיותרות".
"עבדתי במשרה מלאה, יש לי שלוש בנות, וכל מי שסיפרתי לו שאני רוצה לעשות דוקטורט שאל אותי אם השתגעתי. באמת לא היה לי זמן, אבל הייתי נחושה למצוא אותו"
כמה זמן לוקח להטמיע הרגל חדש של ניהול זמן?
"מחקרים מראים שהפנמת הרגלים חדשים אורכת בין 20 ל־60 יום. זה הזמן שלוקח לנו להפוך התנהגות לאוטומטית. לאחר מכן היא הופכת להרגל, כמו לצחצח שיניים".
אז אם גם אתם רוצים שיהיה לכם יותר זמן בשנה הקרובה, כדאי שתתחילו לתרגל (ולהפנים) את השיטה של ד"ר הרשקו לניהול זמן שמורכבת מארבעה שלבים.
שלב 1: רשימת ניהול משימות
בשלב הראשון מכינים רשימת מטלות הכוללת את כל מה שאנחנו רוצים וצריכים לעשות - גם בעבודה וגם בחיים הפרטיים. את הרשימה מכינים בתחילת השבוע (יום ראשון) או בסוף השבוע (חמישי) לשבוע שיבוא בהמשך.
טיפ מהמומחית: הרשימות הראשונות אורכות יותר זמן, אבל אחרי שמפנימים את ההרגל אפשר להכין רשימה שבועית בתוך דקות ספורות. עצם הכנת הרשימה מנקה את הראש, משתיק רעשים והסחות דעת ותורם לרוגע נפשי.
שלב 2: חלוקה לפי חשיבות ודחיפות הביצוע
עכשיו מסדרים את המשימות שמופיעות ברשימה לפי תחומים: עבודה, משפחה, אימוני כושר, תחביבים וכדומה, ומחלקים את המטלות השונות לפי דחיפות וחשיבות.
חלקו את המשימות כך:
>> חשוב ודחוף
דברים דחופים בעבודה או בחיים הפרטיים כמו טסט למכונית, שיחה חשובה, קניות וכדומה.
>> חשוב ולא דחוף
דברים שחשובים לי אבל לא דחופים. פעמים רבות אלה משימות "גדולות" שאנחנו רוצים לעשות, אבל הן לא דחופות. למשל, אדם שחולם על כתיבת ספר יכול לשלב כאן שעה שבועית לכתיבה ולהתקדמות הספר.
>> לא חשוב ודחוף
הרשימה הזו כוללת בדרך כלל דברים שאנחנו צריכים לעשות למען אחרים, לרוב דברים שלא חשובים לנו.
>> לא חשוב ולא דחוף
פעילות פנאי אהובה אבל לא חשובה כמו לגלוש ברשתות החברתיות וכדומה.
טיפ מהמומחית: מחקרים מראים שהסיבה המובילה לאי ביצוע משימות היא שהן לוקחות יותר מדי זמן ולא ברור איך לגשת אליהן. לכן חשוב מאוד לחלק את המשימות לתת־משימות, כך שיהיה אפשר למדוד אותן בזמן, וכדאי שהן יהיו פשוטות, ברורות וקלות.
שלב 3: בניית לוח זמנים (יומן – חובה!)
השלב השלישי הוא שילוב כל המטלות בלוח הזמנים שלנו. את לוח הזמנים אנחנו מנהלים בתוך יומן, רצוי כזה שמופיע לנו גם בנייד. אפשר לארגן לוח זמנים לשבוע הקרוב או לשבועיים הקרובים.
1. בשלב הראשון של ארגון לוח הזמנים משבצים פעילויות קבועות. למשל: התארגנות בוקר, ספורט, קניות, הפסקת צהריים לארוחת צהריים, בילוי עם הילדים, אירועים שצפויים לנו בקרוב כמו חתונה או מסיבת יום הולדת.
2. מסדרים את לוח הזמנים לפי עקרון הקס"ם – קונקרטי, ספציפי ומדיד. כל משימה שאנחנו כותבים צריכה להיות מסווגת לפי העיקרון הזה. חשוב שכל משימה לא תימשך יותר משעה אחת או לכל היותר שעתיים.
3. את המשימות שדורשות הכי הרבה ריכוז משבצים לשעות הבוקר. בשעות האלה הזיכרון והריכוז נמצאים בשיאם, לכן כדאי לא לבזבז אותן על שיחות טלפון עם חברה אלא להקדיש אותן לכתיבת מסמך חשוב או לכל פעולה אחרת שדורשת מכם ריכוז.
4. את אימוני הכושר, הקניות ושיחות הטלפון משאירים לשעות אחר הצהריים. אלה שעות השפל של המוח. הוא עייף, ולכן בשעות האלה כדאי לבצע מטלות שלא מצריכות ריכוז רב, כמו קניות בסופרמרקט (פיזיות או אונליין), ספורט, שיחות טלפון עם בני משפחה וחברים, סידורים וכדומה.
5. בשעות הערב מקדישים שוב זמן לחשיבה על רעיונות חדשים. בשעות הערב הריכוז שלנו שוב עולה, וזה הזמן לחשיבה על רעיונות חדשים, סידור לוח זמנים וכדומה.
שלב 4: ניטור ובקרה
לפני הכנת לוח זמנים חדש כדאי לעבור על לוח הזמנים האחרון, לבדוק מה עבד לכם יותר או פחות ולסדר את לוח הזמנים החדש בהתאם למסקנות. אם למשל חשבתם שקניות נמשכות חצי שעה אבל בפועל הן נמשכות יותר, כדאי לתקן זאת. לוח זמנים ברור והקצאת זמן לכל פעילות מובילים לשיפור הביצועים שלנו.
הידעת? כשאנחנו מציצים בנייד לוקח לנו 15־20 דקות לחזור לריכוז. מחקרים מראים שאנחנו מציצים בנייד כמה עשרות פעמים ביום. זה בזבוז זמן עצום. כדי להימנע מכך השתיקו את כל ההתראות, הקצו לכם שעת עבודה ברצף ואחריה הפסקה של 15 דקות. בדקו הודעות רק בהפסקה.
קמה בחמש ואת האוכל מכינה רק בסופ"ש: איך ד"ר הרשקו מנהלת את הזמן שלה
1. סידור לוח הזמנים שלי מתחיל ביום חמישי בסוף היום. אני מתחילה עם עוגנים במהלך השבוע, כמו פעילות קבועה.
2. אני מתעוררת בכל יום בשעה 5:00 בבוקר ומתחילה את היום בריצה חצי שעה. ריצה דבר ראשון על הבוקר מונעת ממני מחשבות של "אני רוצה" או "לא רוצה". אני פשוט נועלת נעלי ספורט ויוצאת אוטומטית בלי לחשוב. במהלך הריצה אני מאזינה לפודקאסט מעניין.
3. אני תמיד שומרת לעצמי משבצת זמן פנויה. השבוע לדוגמה קבעתי פגישה בבית קפה בין השעות 11:00 ל־13:00. כשזה קבוע בלוח הזמנים, הרבה יותר קל לממש את זה.
4. בכל שבוע אני קובעת גם זמן לדייט עם בן הזוג שלי. אנחנו יוצאים לדייט קבוע במסעדה בימי חמישי בערב, שם אנחנו מדברים ומתעדכנים בלי טלפונים והסחות דעת. הזמן הזה הציל לנו את הזוגיות.
5. אוכל אני מכינה רק בסופי השבוע בכמות שמספיקה לכל השבוע. זה חוסך זמן והתלבטויות. לדוגמה, רוטב בולונז או חזה עוף או סלמון אני מכינה בכמות של 4 ק"ג, מחלקת לקופסאות ומקפיאה. גם סלט ירקות אני מכינה מראש לכל השבוע ומחלקת לחמש קופסאות עם רוטב בצד. אני מכינה מראש גם טוסטים מושקעים לכל השבוע עם ביצה וגבינה וירקות ולפעמים סלמון - ומקפיאה. בכל בוקר אני מחממת טוסט בטוסטר ואוכלת. בלי לבזבז זמן.
