ד"ר עלי עבדאל לא חשב מעולם שהוא יהפוך להיות המומחה המוביל בעולם ליעילות ופרודוקטיביות. הוא התחיל את דרכו כסטודנט ללימודי רפואה באוניברסיטת קיימברידג׳ היוקרתית באנגליה, ובמהלך לימודיו נאלץ לעבוד כדי לממן את עצמו. לא קשה להבין שכל דקה הייתה יקרה לו ושהוא נדרש להיות יעיל מאוד, גם בלימודים וגם בעבודה. כדי להצליח במשימה הוא קרא כל ספר ומאמר מדעי שיצא לאור על ניהול זמן, ואף ניסה את כל ההמלצות על עצמו. חלק מהשיטות היו יעילות ואכן חסכו לו זמן יקר, אבל חלק מהן היו יעילות פחות ואף הובילו אותו לשחיקה נפשית ולהרגשה רעה. את הניסיון שצבר הוא החל לשתף בסרטונים ברשתות החברתיות והם נהיו פופולריים מאוד. בסרטונים אלה הוא סיכם מאות ספרים ומאמרים של מומחים לניהול זמן, מה עובד ומה פחות, ובדרך זו הוא הפך למומחה מוביל ליעילות.
כתבות נוספות למנויי +ynet:
כיום יש לו 5.2 מיליון עוקבים ביוטיוב וכ־750 אלף באינסטגרם. בעקבות ההצלחה הזאת הוא זנח את עבודתו כרופא וכיום הוא מתמקד בניהול עסק מצליח ללימוד שיטות ליעילות. לאחרונה הוא הוציא לאור ספר שמסכם את כל העצות שלו בעניין יעילות וניהול זמן. הספר, שנקרא Feel-Good Productivity: How to Do More of What Matters to You (בתרגום חופשי: תפוקה לטובה - איך להפיק יותר ממה שחשוב לכם), כבר נמכר בעשרות אלפי עותקים והפך לרב־מכר של "הניו יורק טיימס" ואמזון.
בספר מסביר ד"ר עבדאל שלהיות יעיל זה לא מספיק וכי השאיפה היא גם להרגיש טוב כדי להימנע משחיקה נפשית. הספר כולל הסבר מקיף על הגורמים שממריצים יעילות ואת סיפוריהם מעוררי ההשראה של מייסדי חברות מצליחות, ספורטאים אולימפיים ומדענים זוכי נובל המגלמים את העקרונות של תפוקה טובה. "זמן הוא המשאב היקר לנו ביותר", הוא כותב בספרו, "כי אנחנו תמיד יכולים לעשות יותר כסף, אבל לא יכולים לעשות יותר זמן". הנה כמה צעדים לניהול זמן יעיל שעליהם ממליץ ד״ר עבדאל בספרו.
כולנו רוצים להיות יעילים ולהספיק יותר בחיינו, אבל הצעד הראשון הוא לקבוע מה חשוב לנו באמת כי אחרת נהיה מבולבלים ולא נדע במה להשקיע את הזמן שלנו. אנחנו לא יכולים להשקיע 100% בכל דבר, ולכן כדאי להתחיל בתוכנית כללית של מעגל החיים. מה עושים?
> ציירו עיגול על נייר וחלקו אותו לשלושה חלקים: בריאות, יחסים ועבודה.
> חלקו כל 1/3 לעוד 3 כך שתקבלו 9 פרוסות -
בריאות: גוף, נפש ורוחניות.
יחסים: יחסים רומנטיים, משפחה וחברים.
עבודה: ביצוע, כסף והתפתחות.
> בשלב הבא תנו לעצמכם ציון מ־1 עד 10 עד כמה אתם מרוצים מהמצב שלכם בתחום זה בחיים. הכוונה היא לא רק להישגים בפועל אלא לכוונות שלכם ולתוכניות לעתיד, כך שאם חשבון הבנק שלכם לא מבשר טובות כרגע אבל הכוונות שלכם לשפר את המצב מעשיות וקונקרטיות - תנו לעצמכם ציון בהתאם.
> בשלב האחרון ציירו לכם עוד משולש (שהוא לא חלק מהעיגול) וכתבו עליו איזה ציון הייתם נותנים לעצמכם בהנאה בחיים - עד כמה אתם דואגים ליהנות בחייכם בכל תחום.
שימו לב! הציונים שאתם נותנים לעצמכם כוללים גם תחומים שפחות חשוב לכם להשתפר בהם. אם אתם אנשים לא רוחניים כלל, סמנו תחום זה בציון נמוך בלי שאיפה לשינוי כי אלה הם סדרי העדיפות שלכם. המטרה היא לא ״לרדת על עצמכם״, אלא רק למדוד את עצמכם ולקבל כיוונים לשיפורים שמתאימים וחשובים לכם. לדוגמה, ב"כסף" בדקו אם אתם משקיעים את הכסף שלכם נכון (פנסיה, חסכונות), והאם אתם עושים מספיק כדי להרוויח יותר?
אנשים רבים קובעים לעצמם מטרות בתחילת שנה או ביום ההולדת. הבעיה היא שרבות מהרשימות האלה נשכחות ולכן לרוב הן לא מתממשות. מחקרים רבים מצאו שאנשים שמציבים לעצמם מטרות ברורות מתפקדים ומשיגים יותר בחייהם, כך שאם אתם לא מציבים לעצמכם מטרות - אתם מפסידים.
טיפ מהד"ר: ד״ר עבדאל ממליץ לכתוב את המטרות שלכם. מחקרים מראים שאנשים שכותבים את המטרות שלהם מצליחים להגשים אותן יותר בהשוואה לאלה שרק חושבים עליהן. הדרך הטובה ביותר היא לכתוב ליד כל תחום איפה אתם רוצים לראות את עצמכם בעוד 12 חודשים. אם, למשל, פיתוח הגוף חשוב לכם ואתם רוצים להתאמן יותר, כתבו לעצמכם איפה אתם רוצים לראות את עצמכם בעוד שנה: האם אתם רוצים להצליח להתמיד להתאמן שלוש פעמים בשבוע בחדר כושר? לעשות הליכה יומית? לראות ירידה באחוזי השומן או ירידה במשקל? דמיינו את עצמכם מגיעים להישג שאתם רוצים וחוגגים את השגתו.
בשלב הבא נסו לבחור אילו תחומים חשובים לכם ואילו פחות. מקדו את עצמכם לשיפור בתחומים החשובים לכם ונסו לדרג אותם כדי לתעדף נכון. אי אפשר להתמקד ב"הכול" ולכן אתם צריכים להיות כנים עם עצמכם. ד״ר עבדאל כותב שבמקרה שלו הוא ויתר במידה מסוימת על חברים כי אין לו מספיק זמן ויש תחומים שחשובים לו יותר.
את תחילת היום (או השבוע) מומלץ להתחיל בתכנון מראש. זה אולי נראה לכם בזבוז זמן, אבל בפועל זה דווקא חוסך זמן. שאלו את עצמכם תמיד בתחילת היום: מה אתם רוצים להשיג היום? חשוב למקד את השאלה ולחשוב מה הדבר שהכי חשוב לכם לעשות היום. גם אם תעשו רק את הדבר החשוב הזה, זה יהיה יום מוצלח.
בצעו רק מטלה שנואה אחת ביום: אם יש מטלות שאתם שונאים לעשות, חלקו אותן למנות קטנות והחליטו שאתם מבצעים רק מטלה אחת שנואה ביום.
הכינו טבלת לו"ז שבועי: התחילו בזמן שאתם מתחילים לעבוד ובזמן שאתם מסיימים את יום העבודה. מלאו בטבלה את הזמן שבו אתם רוצים לעשות כושר, קניות וכו'. תכנון השבוע האופטימלי שלנו נותן פרופורציות וממקד אותנו במטרות. הזמן שלנו מוגבל ויכול להיות שאנחנו רוצים לעשות המון דברים, אבל בפועל יש לנו שעות עבודה, שינה, ילדים לטפל בהם, ואנחנו לא יכולים להספיק הכול. ניהול שבוע אופטימלי מהווה תזכורת למגבלות הזמן, ובמקום להיות מתוסכלים מחוסר ההספק תתמקדו בתעדוף הפעולות החשובות לכם ביותר.
חלקו לצבעים: כדי לדעת למה יש לכם זמן ולמה לא, מלאו את היומן שלכם בבלוקים שכל אחד צבוע בצבע אחר (אפשר לעשות זאת ביומן גוגל שהוא חינמי). אם אתם מגלים שאתם רוצים לפנות זמן כדי ללכת יותר למכון הכושר, תוכלו לראות על מה תצטרכו לוותר כדי למצוא את הזמן לכך.
אולי זה נחשב למיושן אבל ד״ר עבדאל מציע לכולנו לרכוש בכל שנה יומן מנייר, בנוסף ליומן הדיגיטלי של גוגל. הסיבה לכך היא צפייה בתמונה השלמה שלא מתאפשרת ביומן אלקטרוני. בעזרת יומן שעשוי מנייר כדאי לבצע תצפית על מה שהשגנו ועל מה שלא. בנוסף, מלאו ביומן בכתב משימות שביצעתם. מדי כמה חודשים חזרו אחורה ובדקו מה עשיתם לפני כמה חודשים, איפה התקדמתם ואיפה לא. כתיבת המשימות והמטלות בכתב יד מעודדת אותנו בנוגע להספקים שלנו, שלפעמים נשכחים. פעמים רבות מדהים לגלות עד כמה התקדמנו בנושא מסוים. אם לפני חודשים חיפשנו פתרון לבעיה, הנה היא נפתרה והתקדמנו מאז.
כשאתם ממלאים יומן עם בלוקים של זמן, אתם יכולים לשים לב לזמן שהולך לאיבוד. זה יכול להיות קניות בסופרמרקט, גלישה ברשתות החברתיות, קריאת חדשות או שיחות טלפון לא חשובות במהלך היום שאפשר לקצר. לעתים קרובות אנשים שנשחקים בעבודה מרובה מדי, בלי זמן מספיק להתאווררות ולביצוע פעולות מהנות, נוטים למשוך זמן ברשתות החברתיות ולא ליהנות מספיק מההפסקות. הם כאילו ״עובדים״, אבל בפועל מבזבזים זמן.
טיפ מהד"ר: אם אתם יודעים שאתם מבזבזים זמן רב ו״כאילו עובדים״, התמקדו בהנאה אמיתית מההפסקות שלכם. ככל שתהיו מודעים יותר לכל שעה שאתם ״מבזבזים״ במהלך היום, כך תהיו יעילים יותר. ואם אתם עובדים קשה מדי - נסו להקדיש זמן להנאה אישית אמיתית, כמו לצפות בסרט או להיפגש עם חברה.
ד״ר עבדאל מספר בספרו שאף על פי שהוא מעולם לא התעניין בכדורסל במיוחד, דמותו של השחקן האגדי לברון ג׳יימס תמיד ריתקה אותו. ג׳יימס נחשב לשחקן הכדורסל המהיר ביותר בכל הזמנים, ובכל זאת ברוב המשחקים שבהם הוא משתתף הוא לא מפגין את כוח הריצה שלו ומעדיף דווקא ללכת. פרשני ספורט כתבו עליו שזה סוד ההצלחה שלו - בעוד שהממוצע של רוב שחקני הכדורסל הוא 4.5 שנות משחק, ג׳יימס שיחק כדורסל במשך 19 שנים.
לכל מי ששאל אותו איך הוא מצליח לשמור על כוחו במשך זמן רב כל כך, הוא ענה שהוא יודע לשמור על הכוח שלו ולהשתמש במוח ולא רק ביכולות הפיזיות שלו. במהלך המשחקים שבהם הוא משתתף הוא הולך על המגרש במשך כ־75% מהזמן ולא מבזבז את הכוח שלו. כשהוא מבין שהקבוצה שלו הולכת להפסיד במשחק כלשהו - הוא מפסיק להשקיע בו. אבל כשהוא מאמין שהקבוצה הולכת לנצח - הוא משקיע את כל הכוח שלו.
ומה המסקנה? שכדאי מאוד ללמוד מג׳יימס ולדעת לא לבזבז אנרגיה על מטרות אבודות ולחשוב טוב־טוב על מה להוציא אנרגיה ועל מה לוותר.
בשנת 1997 החליט מייסד חברת אפל, סטיב ג׳ובס, לסגור פרויקט שהוא השקיע בו כסף רב - פרויקט OpenDoc שהיה אמור לחולל מהפכה בדרך שבה אנשים שמרו קבצים. מהנדסי אפל עבדו על התוכנית במשך חמש שנים, אבל ג׳ובס היה נחוש לוותר על הפרויקט. באותה תקופה רבים חשבו שג'ובס עשה טעות היסטורית, אבל הוא הצדיק את זה במונחים פשוטים: "אנשים חושבים שכדי להתמקד אתה צריך לומר 'כן' לדבר שאתה רוצה להתמקד בו, אבל התמקדות אמיתית היא לדעת לומר 'לא' למאה רעיונות טובים שקיימים. חדשנות היא להגיד לא ל־1,000 דברים".
המסר של ג'ובס היה ברור: התשובה ״לא״ חשובה יותר מהתשובה ״כן״. במהלך העשור שלאחר מכן הפכה אפל לאחת החברות המצליחות ביותר בעולם. ומה המסקנה? כשחבר שואל אתכם אם אתם רוצים ללכת לארוחת ערב בשבוע הבא, תחשבו לא רק על ה״כן״ אלא גם על מה אתם אומרים ״לא״. כי בכל פעם שאתם עונים ״כן״, אתם גם עונים ״לא״ להרבה דברים אחרים. הרעיון הוא שלכולנו יש תיק השקעות אנרגיה - והוא מוגבל.
בספרי הדרכה רבים ממליצים לפרק משימות גדולות להרבה משימות קטנות, אבל לדברי ד״ר עבדאל, העצה הזאת לא יעילה וגורמת לבזבוז זמן. הוא ממליץ לכתוב את המשימות ולפרט אותן, אבל לא בהגזמה אלא באופן כללי. לדבריו, פירוק כל משימה להמון משימות קטנות עלול לגרום לבזבוז זמן במקום לחסוך אותו.
מומחים רבים ליעילות מתרכזים ב"איך להיות יעילים יותר" או ב"איך להספיק יותר", אבל מתעלמים מתופעה אנושית שכיחה מאוד - שחיקה. וכך קורה שאנשים טועים לחשוב שיעילות היא רק משטר קשוח של רצף מטלות שצריך למלא, ושככל שנעשה יותר - כך נצליח יותר. אבל המציאות, שמתבטאת גם במחקרים, מראה שזה לא מדויק. אנחנו לא יכולים באמת להיות יעילים ב־100% מהזמן ולהספיק לעשות משימה אחר משימה.
ארגון הבריאות העולמי (WHO) נדרש גם כן לסוגיית השחיקה והגדיר אותה כ"תופעה תעסוקתית המאופיינת בתחושות של דלדול אנרגיה או תשישות, ריחוק נפשי מהעבודה או רגשות שליליים וציניות בהקשר לעבודה". ד״ר עבדאל מודה שהוא בעצמו סבל משחיקה בעקבות ביצוע של יותר מדי מטלות. "הביאו בחשבון שהמוח שלכם זקוק למנוחה", הוא כותב בספרו, "אחרת תרגישו שחיקה נפשית שתגרום לכם להפסיק לתפקד". איך הוא מציע לנו להתמודד עם שחיקה?
> לבצע מטלות בהנאה
רוב האנשים לא חושבים על מידת ההנאה שלהם מביצוע מטלות, אבל הנאה חשובה מאוד להמשך התפקוד היעיל. חשבו מה יגרום לכם ליהנות יותר מביצוע המטלה שלפניכם? השיטה של ד״ר עבדאל היא להאזין למוזיקה שהוא אוהב תוך כדי כתיבה. המוזיקה גורמת לו להתרכז טוב יותר ולהרגיש טוב יותר. אם אתם אוהבים לשבת בבית קפה, בצעו את המטלות שלכם בבית קפה.
> להקדיש זמן למילוי המצברים האישיים
אפשר להחליט שאתם לוקחים הפסקה של 5־10 דקות אחרי כל שעת עבודה או לצאת החוצה עם סנדוויץ' וקפה ולטייל קצת בשמש. אמנם זמן הוא משאב יקר, אבל גם האנרגיה שלנו אינה אינסופית. הכינו לכם רשימת דברים שגורמים לכם הנאה והקדישו לכך זמן. ד״ר עבדאל מעיד על עצמו שהפעולות שמטעינות אותו באנרגיה הן שיטוט בטיקטוק, אינסטגרם וטוויטר, קריאת ספרים, הליכה בחוץ ביום שמש, למידה של דברים חדשים ביוטיוב או צפייה בסרטונים מצחיקים.
יש שעות שבהן אתם יעילים יותר וכאלה שפחות, והשעות הטובות שלכם לא בהכרח דומות לאלה של אחרים. אם בשעות הבוקר אתם הכי מרוכזים, נצלו אותן למשימות הכי קשות של היום. אם שעות השפל שלכם הן שעות אחר הצהריים או אחרי ארוחת הצהריים, קבעו לזמן הזה משימות שלא מצריכות תשומת לב רבה וריכוז.
אחת הבעיות הכי קשות עם ניהול זמן היא התמודדות עם התנגדות. אתם יודעים שאתם צריכים ללכת לחדר הכושר או למלא משימה מסוימת, אבל אתם פשוט לא מבצעים אותה. לא משנה כמה אתם מנסים לשכנע את עצמכם - זה לא עובד. ד״ר עבדאל כותב בספרו שזה קורה גם לו ושהדרך להתמודד עם הבעיה היא לחשוב היטב איזו התנגדות רגשית הפעולה הזאת מעוררת בנו. האם אתם לא מאמינים בפעולה הזאת? האם אתם חושבים שהיא לא חשובה מספיק? פעמים רבות מדובר בשחיקה שצריך לטפל בה.
טיפ מהד"ר: אם החלטתם שהפעולה חשובה לכם מספיק, השיטה שהכי עובדת היא פשוט לבצע. ברגע שנעלנו את נעלי הספורט ויצאנו מהבית או התחלנו לכתוב או לעבוד - זה כבר יקרה מעצמו.
מחקרים מראים שמעבר בין משימות שונות במהלך היום מבזבז 40% מזמן העבודה, וזה הרבה מאוד זמן. אם לדוגמה אתם כותבים תוכנית עבודה ואחרי רבע שעה קופצים למשהו אחר ואז חוזרים לכתיבה, המעברים האלה גוזלים מכם המון זמן. במונחים של קריירה שלמה מדובר בעשר שנים (!) שבזבזנו במעבר בין מטלות.
טיפ מהד"ר: השיטה היעילה ביותר היא לרכז מטלות ולא לפצל אותן. חשוב מאוד שבזמן העבודה לא יהיו לכם הסחות דעת כמו הודעות קופצות במחשב על כל אימייל שנכנס או פושים בנייד. כל אחד מהם מסיח את הדעת וגורם לבזבוז אדיר של זמן. אם אתם פריקים של חדשות או קריאת אימיילים, החליטו מראש על הזמן שבו אתם עושים את זה במרוכז, בלי לזפזפ למשימות אחרות באמצע.
