אם נשיא ארה"ב ג'ו ביידן ירצה להחליף מחר כמה מילים בפרטיות עם עמיתו הרוסי ולדימיר פוטין, מתורגמנים ודיפלומטים אמריקנים יעמדו על ידם כדי לתעד את המפגש. זו שיטה שנהוגה כבר עשרות שנים, והיא נועדה להבטיח כי לבכירים, ובסופו של דבר להיסטוריונים, יש תיעוד של מה שאומרים נשיאי ארה"ב למנהיגים בינלאומיים. השיטה הזו החזיקה מעמד גם בתקופתו של הנשיא לשעבר דונלד טראמפ, אפילו כאשר הוא החרים את רישומיו של המתורגמן האמריקני שלו בפגישה עם פוטין ב-2017.
נחישותו של טראמפ לשמור בסוד את תוכן שיחותיו עם נשיא רוסיה עוררה חשש ממה שהיה עלול להתרחש באותן פגישות פרטיות, במיוחד לאור היחסים החמים בין שני המנהיגים. בכירים לשעבר בארה"ב אמרו כי רצונו של טראמפ לשמור על חשאיות היה יוצא דופן ומדאיג. לקראת הפסגה הראשונה של ביידן עם פוטין שתיערך מחר, מתאר כעת בכיר לשעבר את הצעדים המהירים שננקטו לשימור תיעוד השיחות הפרטיות של טראמפ עם פוטין.
המתורגמן ממחלקת המדינה האמריקנית שנכח בשיחתו הפרטית של טראמפ עם פוטין שנמשכה שעות בהלסינקי, פינלנד, בשנת 2018 הזהיר בכירים אמריקנים מיד לאחר הפגישה בנוגע לפרטים שנידונו בה. הוא סיפר שהמנהיגים דנו בהפעלת אמנה שהייתה מאפשרת לרוסים לקחת חלק בחקירות של פקידים אמריקנים.
בפסגה שנה קודם לכן בהמבורג, גרמניה, כאשר טראמפ החרים את הערותיו של המתורגמן, הצליחו האמריקנים לשחזר את הפרטים בעזרת מזכיר המדינה רקס טילרסון, שרשם הערות אף הוא. עם זאת, הבכיר לשעבר סיפר כי כמה דיפלומטים ועיתונאים תהו עד כמה גרסתו של טילרסון הייתה יסודית.
באותו לילה, טראמפ התיישב במפתיע ליד פוטין והגברת הראשונה מלניה טראמפ בארוחת הערב לשיחה ארוכה. כלי תקשורת דיווחו אז כי נראה שאמריקנים אחרים לא היו בטווח שמיעה. עם זאת, הבכיר לשעבר אמר כי הם היו מסוגלים לבנות תיעוד של הנאמר בעזרת עוזריה של הגברת הראשונה, שישבו לידה.
לדברי הבכיר לשעבר, טראמפ הקל על המאזינים לעקוב ולתעד את דבריו בשיחות הפרטיות עם פוטין. לדבריו, טראמפ היה כה מסונוור מהפאר ומחשיבות הפסגות, וביקש מהמתורגמנים לחזור על דבריו של פוטין "חצי מהזמן". התוצאות היו דו"חות מפורטים שחולקו בין בכירים ונשמרו. בסופו של דבר הסיווג של המסמכים הללו ככל הנראה ישתנה והם יותרו לפרסום, כמו רישומי נשיאים אחרים בעבר.
התיאור של הפקיד לשעבר והדו"חות של פקידים ומתורגמנים אחרים, שופכים אור על חלק קריטי בפגישת ביידן-פוטין הקרובה ובפסגות נשיאותיות אחרות, שבדרך כלל זוכה לתשומת לב מועטה: העבודה החיונית של דיפלומטים, מתורגמנים, עוזרים ופקידים אחרים במתן תיאור מפורט של הנאמר לקובעי המדיניות – גם כשנשיא לא רוצה.
היסטוריונים נשיאותיים אומרים שהדבר קריטי לתפקודו של ממשל דמוקרטי. "אני מאמין מאוד שההגנה שלנו על פי החוקה תלויה בשקיפות של הממשל. מכיוון שזה מתרחש במרחבים החשוכים, הלא מוארים של הפעילות הממשלתית", אמר פרופ' טימותי נפתלי, היסטוריון מאוניברסיטת ניו יורק.
מייקל מקפול, בכיר לשעבר בבית הלבן ושגריר ארה"ב ברוסיה בממשלו של ברק אובמה, שימש כמתעד הרשמי בשיחות הפרטיות שאובמה קיים מדי פעם עם מנהיגי רוסיה. מקפול תיאר כיצד פעל וסיפר שמיד בסיום אותן שיחות נשיאותיות, מיהר לקיים תדריך עם אובמה ועם המתורגמן של מחלקת המדינה, כל עוד המידע טרי. "לפעמים הייתי צריך לצופף אנשים במקום לא שגרתי. אבל זה היה ממש חשוב עבור הממשל בארה"ב, כך הם ידעו מה הוחלט", אמר מקפול.
דימיטרי זרצ'נק, עובד במחלקת המדינה לשעבר, אמר כי עד לממשל רייגן, אותם מתורגמנים של מחלקת המדינה שתרגמו במהלך המפגשים הפרטיים בין נשיאי ארה"ב למנהיגים בינלאומיים היו אחראים על הכנת תזכירי השיחות הרשמיים. זרצ'נק תרגם בין היתר עבור רונלד רייגן ומיכאיל גורבצ'וב.
באותה תקופה, "הנוהג היה תמיד שמתורגמנים רושמים הערות כדי לתרגם", ואז השתמשו בהערות האלה כדי להכין את התזכירים, אמר זרצ'נק. זה היה "תיעוד כמעט מילה במילה של הנאמר". את התזכירים הללו היה צריך לסיים באותו יום, אמרו מקפול וזרצ'נק.
לאחר פסגה אחת של רייגן, כשזרצ'נק מצא את עצמו עובד למחרת בבוקר על הכנת התזכירים מהתרגומים של היום הקודם, השיטה האמריקנית התרחבה, כך שמלבד המתרגם החל להשתתף בשיחות פקיד נוסף שרושם הערות בנפרד ומכין את הדו"חות הרשמיים. עשרות שנים מאוחר יותר, הממשל האמריקני בדרך כלל מסיר את הסיווג הביטחוני של אותם דו"חות, כמו בשיחות ההיסטוריות של רייגן עם המנהיג האחרון של ברית המועצות.
הבכיר לשעבר סיפר כי טראמפ הצליח להתחמק מתיעוד שיחותיו כאשר שוחח עם מנהיגים שדיברו איתו ישירות באנגלית ולא היו זקוקים למתורגמן. כך שמר טראמפ על שיחותיו עם נשיא צרפת עמנואל מקרון פרטיות לחלוטין, והפנה את הפקידים האמריקנים שחיפשו מידע על הנאמר בשיחות למנהיג הצרפתי הדו-לשוני. "תשאלו את מקרון", נהג טראמפ לומר לעוזריו.