המועצה התחננה לאכיפה, במשטרה הבהירו שזה לא תפקידם - וגם בכבאות הזהירו: עוד לפני שהוכרז באופן רשמי ששני בני אדם נהרגו הערב (ראשון) באסון בגבעת זאב, שבו נפצעו 219 בני אדם, ראשי הרשויות כבר החלו להפיל את האחריות לכשלים מאחד לשני.
פחות משעתיים לאחר קריסת הטריבונה באירוע של חסידות קרלין - לידי ynet הגיע המייל שנשלח רק הבוקר ממערך הכבאות למועצה שבו הזהירו מקיום האירוע בבית הכנסת המאולתר. מיד לאחר מכן - התקבלו מהמשטרה והמועצה המכתבים שהוחלפו ביניהם בימים האחרונים. גורם במשטרה אמר כי ישנם אלפי אתרי בנייה ללא טופס 4 ברחבי הארץ - ובכולם אסור לקיים אירועים הומי קהל. "האחריות של הרשות המקומית היה להוציא צו סגירה לאתר, וצו כזה מעולם לא הוצא", אמר הגורם.
הראשון בזירה היה ראש המועצה, יוסי אברהמי, שאמר בשידור חי כי המועצת פנתה לכל הגורמים הרלוונטיים והתריע כי המבנה המאולתר שהוקם עבור חסידות קרלין אינו בטיחותי. "סגרנו עם שלטים שאומרים שהאתר פה מסוכן ומבחינת המועצה אי אפשר להיכנס ולקיים פה את האירוע", אמר אברהמי. "לצערי, לא קיבלנו סיוע מהמשטרה. הם אמרו שהם מסירים אחריות - ויש לנו את זה בכתובים".
מפקד מחוז ירושלים, ניצב דורון תורג'מן, הדף את הטענות והשיב כי מבחינת המשטרה הוגדרו תנאים והגבלות לאירוע, שכללו גם הצבת פקחים מטעם המועצה. "בשבוע האחרון התקיימה פגישה שבמהלכה הודיע מפקד התחנה לראש המועצה שאסור לקיים תפילה במבנה הזה. מדובר בבית כנסת, לרשות המקומית יש אחריות וסמכות לסגור אותו", טען.
תורג'מן סירב לומר מי אחראי לאירוע שכזה, אך אמר שהוא מניח שיהיו עצורים. "שוב אנחנו נדרשים לאירוע שיש בו רשלנות. התנהלות חסרת אחריות", אמר הניצב. "אני יכול לומר שהיום בכל אירוע בארץ יש היבטי בטיחות, כולל אישורי מהנדס. גם במקומות דתיים".
במכתב שנשלח היום מהמשטרה לממונה הבטיחות במועצה נכתב כי בפגישה שנערכה ביניהם הובהר כי האירוע אינו מאושר - ולמרות דרישת המועצה שהמשטרה תאכוף את האירוע, המשטרה הבהירה כי אין זה תפקידה לאכוף כניסה למבנים לא מאוכלסים: "משטרת ישראל אינה רשות מקומית, המועצה צריכה להיערך מבעוד מועד עם כמות גדולה של פקחים".
מבחינת מערך הכבאות, הנציב דדי שמחי אמר כי למרות האזהרות מהמקום - שלדבריו הגיעו מאנשיו יחד עם המשטרה - האירוע התקיים למרות האסון בהילולה שאירע לפני פחות מחודש. "הובא לידיעתנו כי מתוכנן להתקיים אירוע המוני של קהילת קרלין סטולין במבנה הנמצא בהליכי בנייה במהלך חג השבועות", נשלח מהכיבוי לאנשי המועצה. "ברצוני להביא לידיעתכם את עמדת כבאות והצלה מחוז יהודה ושומרון, להלן: אירוע המוני במבנה אשר טרם קיבל את אישור כבאות והצלה לגמר בנייה, אינו מאושר על ידי כבאות והצלה. ככל שמתוכנן אירוע המצריך רישיון עסק/אישור כבאות נבקשכם להודיע כמקובל.