רוצה להיות עוזר אישי? תתרגל לאגו פצפון

ישנם סוגי עבודות אשר קשה יותר למצוא במדורי הדרושים באינטרנט או בעיתונות המודפסת; משרת עוזר אישי היא דוגמה טובה לכך. גם אם נתקלתם במודעת דרושים שכזו - רוב הסיכויים שבסופו של דבר היא תאוייש במועמד שהגיע הודות להמלצות של מנהלי החברה, באמצעות קשרים, או חברים בקליקה של המנהל הבכיר אשר נזקק לאותו עוזר. משרה זו היא בהגדרתה משרת אמון - ויש לכך סיבה.

• מה מתרחש בשוק העבודה? קרא בקריירה
  

"עוזר אישי צריך לבטל לחלוטין את האגו שלו בפני הבוס, הוא נחשף לסודות הכמוסים ביותר של המנכ"ל, יו"ר הדירקטוריון או בעל השליטה בחברה. הוא מתמסר כל-כולו לקידום האינטרס של הבוס, ועליו להיות זמין עבורו במשך כל שעות היממה, כולל שבתות וחגים לטיפול בנושאים מקצועיים ואישיים. זו גם הסיבה שבמקרים מסוימים האינטראקציה האינטנסיבית בין הבוס לעוזר האישי הופך גם לקשר אישי עמוק", אומר מנכ"ל עתיד השמה, משה וייצמן. 

"להשאיר את המעסיק חופשי מהמטלות הקטנות"

אלון רוזן (29), בעבר יועץ פוליטי ועוזר אישי של ח"כ מתן וילנאי וכיום ראש המטה של סגן שר הביטחון מסביר על התפקיד: "אתה עושה עבור הבוס את כל העניינים האישיים, מקביעת לוחות הזמנים ועד ענייני לוגיסטיקה ותפעול. העבודה היא לדעת מה צריך לעשות ומתי - ובעצם לדאוג לכך שהמעסיק שלך יהיה כמה שיותר חופשי מלחשוב על המטלות הקטנות שהוא צריך לבצע במהלך היום.

"אני אומנם לא הייתי מהעוזרים שאוספים כביסה מהמכבסה או מכינים קפה - אבל גם זו דרישה שקיימת בהרבה מקומות, וקולגות בתחום נאלצו לעשות אף את זה", הוא אומר. כך למשל רינת, עוזרת אישית במגזר העסקי, קיבלה הן את הצד האסטרטגי והן את הצד המזכירותי-שירותי "להיות עוזר אישי משמעותו לחיות את 'חיי' הבוס 24 שעות ביממה. אתה יודע כל שעה מה הוא עושה, מה צריך לאסוף בשבילו, באיזה שעה חוג הפילאטיס של אישתו, ומתי הילדים מגיעים לארוחת שבת".

אז מה זה בעצם עוזר אישי; האם מדובר במזכיר או מזכירה, האם זה יועץ, או שמדובר בתפקיד סמי-ניהולי? התשובה היא שזה תלוי הן בעוזר אישי, והן במנהל הבכיר עצמו. "זה משתנה ממנהל למנהל ומעוזר לעוזר – לעיתים יתפוס התפקיד צורה של מזכיר, ולעיתים כשל דרג ניהול ביניים המנהל את התחום השוטף לפי הנחיות המנכ"ל ומדווח ישירות אליו. כך שמכל עוזר אישי יש דרישות שונות בתמהילים שונים, כגון יכולות אדמיניסטרטיביות טובות, כתיבת מצגות, ניתוח דוחות, בקרה ועוד", אומרת מומחית ראיונות ומרכזי הערכה ב-AllJobs, יעל פרימק.

"לעיתים העובד נדרש גם לטפל בנושאים אישיים כגון: חופשה משפחתית, אחריות על הנהג, אחריות על סידור ילדים לגנים, קביעת תור לאנשי מקצוע וכו'", אומרת מנהלת סניף Manpower בהרצליה, ענת בנימין; זאת, בנוסף לפן המקצועי של העבודה. פרימק מסכימה ומבהירה שלמועמד אסור לחשוב במונחים של פחיתות כבוד, גם אם הוא נדרש להכנת קפה או לאיסוף חליפות מהמכבסה.

בדרך כלל, הדרישות להגשת מועמדות לעוזר אישי כוללות:

• השכלה אקדמאית. זאת, כשבמקרים מסוימים בהם לתפקיד בעל פן מקצועי יותר, תהיה עדיפות לבוגרי תואר במנהל עסקים, תעשייה וניהול או תקשורת.
• אנגלית ברמת שפת אם או ברמה גבוהה מאוד, שכן לעיתים קרובות יש קשר עם גורמים בחו"ל, התכתבויות במיילים באנגלית ועוד.
• במקרים רבים נדרש ניסיון קודם בעבודה מול פונקציות בכירות בארגונים.
• ישנן משרות עוזר אישי אשר דורשות ניסיון בניהול והובלת פרויקטים.
  

בנימין מרחיבה לגבי סל התכונות שמעסיקים מחפשים בעוזר אישי: יכולת עבודה עצמאית, יכולת עבודה בלחץ, יכולות תקשורת גבוהות, סדר וארגון, יסודיות ושמירה על דיסקרטיות. פרימק, כמו וייצמן, שמה דגש על הויתור הכמעט מוחלט על האגו הנדרש מהמועמד מכיוון ש"זהו תפקיד של התמסרות לצרכי הבוס". ואכן, הן רינת והן רוזן מתארים סיטואציות בהן מתפקדים כצילו של הבוס ודואגים לכל צרכיו, מוותרים על האגו, ושומרים על דיסקרטיות.

עד כמה חשוב הצורך בדיסקרטיות? רינת מבהירה שזוהי דרישה מוחלטת: "החיים עם הבוס מגיעים לפעמים לסיטואציות לא נעימות כמו לשמוע שהוא רב עם אישתו בטלפון או שאתה מגלה סיטואציות הזויות בחיי הזוגיות שלהם. כמו למשל שהוא לא עוזר לה בכלום בבית, שהוא עצלן, והיא כועסת, ושהערב הוא ישן על הספה. גם שומעים שיחות טלפון עם אנשים שאתה לא ממש אמור לשמוע, כמו נשים מהצד, בייחוד כשנמצאים ברכב איתו".

כיוון שבצד משימות מזכירותיות רוב המועמדים מצפים ומעוניינים לבצע מטלות אסטרטגיות ומשמעותיות יותר באופיין - אין להשאיר את השאלה על מהות העבודה באוויר. "טבעה הלא כל כך מוגדר של המשרה מחייב לעשות תיאום ציפיות יסודי בזמן ראיון העבודה", אומרת פרימק.

אז איך עושים זאת? וייצמן ממליץ על הגישה הישירה: "חשוב לשאול מה האחריות והסמכויות בתפקיד, ומהו סדר יום "נורמלי"; וכן מהן הדרישות הייחודיות לתפקיד, מהן הציפיות ממני, מי הם הגורמים השונים בארגון איתם תהיה אינטראקציה כלשהי, ומי המנהל הישיר שלי ומה תפקידו? (שאלה זו חשובה בייחוד כשבמסגרת התפקיד העוזר מיועד לשרת מספר אנשים).

אם עדיין לא ברורה לך הגדרת התפקיד וייצמן ממליץ לתת דוגמה: למשל, בשאלה "האם הכוונה היא להיות עוזר אישי, כמו לדוגמא X שהוא העוזר האישי של Y או שמה מדובר בתפקיד אחר"? וכן האם התפקיד תפעולי וביצועי או אסטרטגי.

לחשוף מידע על עצמך - ולא על המעסיקים

השכלה, ניסיון, והכשרה, הם משמעותיים מאוד בכל הנוגע לצליחת משוכת קורות החיים; אבל בשלב הראיון מעסיקים נוטים להמעיט בחשיבותם של אלו - לטובת כימיה. הדבר נכון שבעתיים כשמדובר בעוזר אישי, כייון שהתפקיד עצמו מאוד צמוד ואישי. זו גם הסיבה, לדברי פרימק, שלא צריך להיבהל משאלות "חטטניות" ולהיות מוכן לחשוף כמה שיותר מידע - על מנת לתרום להיכרות וכן ליצור כמה שיותר כימיה עם הבוס המיועד.

לחשוף את הכל? כן אבל רק בפן האישי. כיוון שיש לענות על שאלות המהוות טריגר ל"פתיחת פה" על מעסיקים ומקומות עבודה קודמים - המעסיק העתידי עשוי שלא לראות זאת בעין יפה, אומרת פרימק. וייצמן מרחיב: "התפקיד הוא מאוד דיסקרטי וייתכן שהמטרה בשאלות על יחסי עבודה ומקומות עבודה קודמים היא בין השאר כדי לבחון את הנאמנות והדיסקרטיות שלך".   

יכולות נוספות שהמראיין יהיה מעוניין לאתר אצל מועמד עתידי, מלבד ידע מוקדם לגבי התחום, הן יכולת למידה, הבנה אינטואיטיבית, ויכולות הקשבה. "המעסיק ירצה שתהיה לך את היכולת להבין את כוונותיו ורצונותיו ולא להמתין למוצא פיו בכל נושא. זה חלק מה'חופש' שעוזר אישי מעניק לבוס שלו".

כדאי להיות עוזר אישי?

על אף שהתפקיד הוא תובעני, יש בו הרבה נקודות חיוביות. לדברי רוזן, עבודתו כעוזר אישי מתאימה לו כמו כפפה ליד - אך לא לכולם. "זו מבחינתי העבודה לאנשים שמחפשים אקשן ועניין בכל יום. אתה פוגש אנשים ברמה גבוהה, אתה נמצא בצומת קבלת החלטות והשפעה". נקודה מאוד חיובית ומשמעותית נוספת היא שעבודה כעוזר אישי מסייעת לנטוורקינג שלך באופן שלא יסולא בפז - ובגיל צעיר.

"לי יצא לפגוש עד עכשיו שרים בכירים בממשלות רבות בעולם, יצא לי לנהל דיאלוגים עם בכירים בבית הלבן ובפנטגון, אושיות כלכליות בעולם. זה מכיוון שזה התחום של הבוס שלי, עוזרים אישיים בסקטור הכלכלי, או תחומים אחרים ייצרו קשרים ענפים באותם תחומים", אומר רוזן.

רוזן עדיין עובד בתחום, כך שקשריו השתמרו ומתרחבים, אך לעתים אתה מוצא את עצמך עומד מול שוקת שבורה עם סיום התפקיד. "נכון שתפקידים כאלה פותחים הרבה דלתות וקשרים. אנשים מתייחסים אליך אחרת שאתה עוזר אישי; אבל כבר הייתי בלא מעט סיטואציות שסיימתי מקום עבודה כעוזרת אישית של מישהו - ומצאתי את עצמי לבד. כל אלה שהיו שם קודם והיו מאוד ברורים באומרם שיפתחו לך דלתות, נעלמו תוך דקות. אתה מגלה, כמו בהרבה סיטואציות, שאתה בסוף לבד, וצריך להתקדם בזכות עצמך ולא יכול להיות בצילו של מישהו אחר", אומרת רינת. 

ישנם הרבה יתרונות, אבל גם לא מעט חסרונות. בעיקרון, נראה שהעבודה הזו בנויה בעיקר לאנשים שמסוגלים לוותר על עצמם לאורך תקופה משמעותית בחייהם ולקצור את הפירות אחר כך. זאת, כשהעלויות אינן תמיד כדאיות. לדברי רוזן, "זו עבודה תובענית, לעתים גם בסופ"ש, השעות לא נגמרות, עם לחץ בלתי פוסק. למעשה, העבודה לא נגמרת. אני נוהג לומר שכשהבוס מסיים את היום - אני רק מתחיל אותו".

רינת לא מצטערת על התקופה בה עבדה כעוזרת אישית, אך היא מתארת את ההתפכחות מהקירבה למוקדי הכוח, ואת הרצון להתנתק מהקשר הלא תמיד בריא בו אתה חי את חיי הבוס כסיבות שבגינן החליטה לא להיות עוזרת אישית. "בחרתי לי תחום להתמקצע בו. זאת הדרך היחידה לבנות את עצמך כדמות ואישיות מקצועית ולא מחזיק התיקים והשוליה של מישהו אחר. אי אפשר עד גיל 40 להמשיך לנהל את חייו של מישהו אחר, אתה צריך לנהל את חייך ואולי למצוא לעצמך עוזר אישי".