איך ליצור נאמנות ומחויבות אצל עובדים חדשים?

רוב החברות אליהן מגיע עובד חדש, הזוכות בפרסי "המקום הטוב ביותר באמריקה לעבוד בו", נמצאו תהליכי קליטה איכותיים של העובד. למעשה, העובדים אשר עברו תהליך הטמעה כלשהו - שהוא יותר מקליטת מסמכים אדמיניסטרטיבית - דיווחו על חיבור טוב יותר לאסטרטגיית החברה ולתרבות שלה והיו נאמנים יותר.

• כיצד לשמור על האנשים ששומרים לך על הביזנס?
• עשרת הדיברות להנעה והנאה בעבודה
• איך תגרום לעובדים להתחיל את הבוקר עם חיוך?
  

עובד חדש נמצא על פי רוב בעמימות וחוסר ודאות לגבי המצופה ממנו ובמתח גדול לגבי השתלבותו בתפקיד ובארגון. כדי להקל על הקושי של העובד ועל מנת לקלוט אותו באופן נכון, חשוב לספק מערכות הדרכה ותמיכה מתאימות.

מה לא לעשות?

שתי השגיאות הנפוצות

1. "זריקת העובד למים" ללא הכנה. מצב זה מתרחש בעיקר בארגונים קטנים שבהם התהליך איננו פורמאלי ולעיתים רבות עובדים חדשים "הולכים לאיבוד" כי לא ברור להם מה מצופה מהם וכיצד עליהם לנהוג.

2. תהליך מסורבל מידי. הצפת העובד במידע רב מדי אשר מעמיס על הלמידה ואיננו מאפשר מיקוד והבחנה בין עיקר לתפל. (רשת החנויות האמריקאית נורדסטרום מעוניינת לעודד אחריות אישית וחשיבה יצירתית בקרב עובדיה. ספר הנהלים שלה כולל שני חוקים: חוק ראשון: "השתמש בשיקול הדעת הטוב ביותר שלך", חוק שני: "אין יותר חוקים").

מה כן לעשות?

תהליך קליטה אפקטיבי מספק ידע וכלים אשר מבהירים לעובד את הציפיות ממנו הן במישור המקצועי והן במישור ההתנהגותי. זהו תהליך אשר מתבצע באופן רשמי אך מנסה להפוך את החוויה למהנה. התהליך כולל מספר היבטים:

1. מתן משאבים וסביבת עבודה נאותה – חדר, שולחן עבודה, מחשב, שילוט וכדו. לסממנים פיזיים מספקים מסר מוחשי של שייכות.

2. הכנה מקצועית –הדרכות ומידע מקצועי. חשוב לבנות תוכנית הדרכה אשר כוללת חשיפה הדרגתית לתכנים ובנויה מראש עם תאריכים ולוחות זמנים ואשר מותאמת לסגנון הלמידה הייחודי של העובד (למשל, יש עובדים שקל להם יותר ללמוד בצפייה. אחרים אוהבים לקרוא חומרים וכדו). ניתן להשתמש באחת משתי השיטות או במשולב:

א. למידה עצמית- שיטה זאת חוסכת משאבים ומאפשרת גמישות והתאמה בשעות הלמידה ובכמויות הלימוד. הבעייתיות בשיטה זאת היא שלעיתים קשה לעובדים ללמוד לבד וחוסר האינטראקציה עם אנשים מהארגון מייצר למידה באווירה סטרילית.

ב. ליווי חונך - בשיטה זאת נחשף העובד להיבטים הלא פורמאליים והתרבותיים הקשורים לכללי התנהגות מצופים וחווה למידה נעימה ואנושית יותר. מחקרים מצאו כי הצמדת חונך למשך כ-90 ימים הביאה לתרומה משמעותית בפרודוקטיביות של עובדים ובהפחתת שעורי העזיבה.

3. הכרות עם הארגון- היבטים כגון מבנה ארגוני, אסטרטגיה, נהלים, מוצרים, שירותים, לקוחות.

א. העברת החומר לקבוצת עובדים על ידי משאבי אנוש. כך, נוצרת חווית למידה משותפת ואינטראקציה עם עובדים נוספים.

ב. למידה אלקטרונית - שירותי אינטרנט פנימיים המספקים מידע רב ומאפשרים לעובד ללמוד בזמן הנוח לו ולשתף את בני המשפחה.

4. שילוב של העובד בקבוצת העבודה - חיבור חברתי, אישי ורגשי.

א. למנהל הישיר תפקיד מרכזי בתאום ציפיות, בחיבור של העובד לתפקיד ובהשתלבותו בצוות. חשוב שהמנהל יכיר את העובד ויראה איך כדאי לעזור לו להיקלט בצורה הטובה ביותר. מרבית סקרי העמדות ושביעות רצון של עובדים מראים שהיחסים עם המנהל הם אחד הדברים החשובים ביותר בחיי העבודה של אדם.

ב. לקבוצת העמיתים תפקיד חשוב בחיבור העובד ובהעברת הערכים והנורמות של הארגון והצוות.

קליטה נכונה איננה רק מצד המעביד. גם עובדים ומנהלים טועים פעמים רבות כשאינם מתנהגים על פי המצופה מהם. יש להקפיד על שמירת האיזון העדין בין "שימור הקיים" לבין "יצירת השינוי": כאשר עובדים מגיבים מהר מדי לסיטואציות ארגוניות, מבלי שהכירו את התרבות הארגונית ואת נורמות ההתנהגות המקובלות הם עלולים לייצר התנגדות כלפיהם.

מנהל שהכרתי פיטר בשבוע השני לתפקידו שני ראשי צוותים במחלקתו ויצר כעס כלפיו. בימים הראשונים מומלץ ללמוד, לצפות ולאסוף מידע על הארגון, אנשיו ותרבותו. מצד שני, חשוב לא להאריך מידי את הלמידה. יש מנהלים אשר לוקחים זמן ארוך ללמידה ואינם מייצרים את השינויים המצופים מהם. במקרים אלה מאבדים המנהלים את המומנטום ויהיה להם קשה יותר להניע את אנשיהם לשינוי.

לסיכום, עובד שנקלט היטב יידע מה מצופה ממנו ויוכל לתרום באופן המיטבי בטווח הקצר, הוא ירגיש שייכות ושביעות רצון במקום העבודה החדש, ויהיה עובד מסור ושגריר נאמן למקום העבודה.

הכותבת היא שותפה במכון "תמורות", מומחית לייעוץ ארגוני. מרצה באוניברסיטת בר אילן ובאוניברסיטת ת"א