הגדלת פעילות העסק: כך תמנעו טעויות בדרך

תהליך גדילת עסק או מפעל נחשב למורכב ומסובך מכיוון שאנחנו לא יכולים לחזות את כל ההתפתחויות הצפויות בו. עם זאת, שלבים רבים בתהליך הגידול ניתנים לתכנון מראש, דבר שימנע תקלות וטעויות רבות בדרך. לאחר שסקרנו בחלק הקודם היבטים ניהוליים הנדרשים על מנת לאפשר לבית עסק או מפעל קטן לגדול - הפעם נבחן את תהליך התכנון.

• יש לכם עסק קטן? כך תגדילו את פעילותו
  
• עם שותפים או לבד: 3 שלבים לפתיחת עסק
• יש לכם רעיון לעסק? כך תוציאו אותו לפועל
• יזמים מספרים: כך הפרויקט שלנו יצא לדרך
  

הדרך הנכונה להיערך לגידול בפעילות היא באמצעות פירוק כל המרכיבים המעורבים בתהליך העסקי היומיומי ובחינתם מחדש לאור הצפי או הרצון בגידול. לאילו היבטים יש להתייחס?

כתוצאה מכניסה לתחומים חדשים, ללקוחות גדולים במיוחד או מחדירה לשווקי חו"ל, צפוי שנעמוד בפני דרישות חיצוניות חדשות. למשל:

• הסמכה לתקנים חדשים ע"י מכוני תקנים בארץ ובעולם.
• דרישות של לקוחות גדולים.
• חוקים של מדינות אחרות שישפיעו על הפעילות שלנו.
• ביטוחים שונים (חבות מוצר, וכדומה).
  

על מנת להגדיל את היכולת של הארגון לספק בהיקפים גדולים משמעותית, יש להיערך במגוון תחומים. להלן מספר תחומים ושאלות שדורשות מענה יסודי ומקצועי.

ייצור - מכונות, ציוד וכוח אדם: יש לערוך תכנון קיבולת ולקבוע את כמות המכונות שתידרש מכל סוג (כך גם לגבי מלגזות, רציפי העמסה וכדומה). מכאן ניתן לגזור את תכנית ההשקעות שתשמש כקלט לתכנון הפיננסי. אם איננו עובדים 24 שעות – יש לשקול לעשות זאת בטרם ניכנס להשקעות נוספות. כמו כן, חשוב לתכנן את כח האדם הנדרש לצורך ההיקפים שנקבעו, ולהכין את תכנית הגיוס והמשמעויות שלה.

שטחי אחסון: יש לבחון האם כתוצאה מרכישה של חומרי גלם חדשים או הגדלת המלאי של המוצרים המוגמרים נצטרך שטחי אחסון נוספים, כמה, היכן הם יהי?ו כיצד תהייה הגישה אליהם.

רכש וספקים: יש לבדוק האם הספקים עמם עובד הארגון היום מתאימים לתהליך הגידול? האם הם יהיו מסוגלים לספק בהיקפים להם נידרש? האם הם יוכלו לעמוד בדרישות האיכות המחמירות של הלקוחות החדשים?

מכירות, שיווק ושירות לקוחות

מערך המכירות: יש לבחון כיצד ייראה מערך המכירות העתידי בהתאם לאופי הגידול, האם נעבוד עם סוכנים או מפיצים, והאם נדרשים אנשי מכירות לשווקים חדשים או לסוגי לקוחות חדשים, לדוגמה שוק מוסדי לעומת שוק פרטי או רשתות גדולות לעומת קמעונאים קטנים.

שיווק ופיתוח: האם ידוע לנו מהן הדרישות של הלקוחות החדשים שיהיו לארגון? האם יש לבצע שינויים במוצרים הקיימים כדי לענות על הדרישות? האם יש לנו פונקציות של שיווק ופיתוח בארגון?

שירות לקוחות: האם ישנה פונקציה של שירות לקוחות בארגון? האם כתוצאה מהגידול הצפוי נצטרך ליצור אותה או לעבות אותה? אילו תשתיות ישמשו אותה?

איכות: האם הטכנולוגיות הקיימות, נהלי העבודה, החומרים, הספקים ותהליכי הבקרה מתאימים לעבודה בהיקפים העתידיים ומול הלקוחות החדשים שיהיו לארגון?

מערכות מידע: האם המערכות המשרתות היום את הארגון יתאימו גם לתהליך הגידול? מהן הדרישות של הלקוחות החדשים בתחום זה?

עקרונות כלליים לתכנון

תכנית עסקית: מומלץ מאוד להכין תכנית עסקית לארגון, שכוללת הן את התהליך עצמו שבו מנתחים את הפעולות הנדרשות בכל תחום ומכינים תכנית עבודה, והן מסמך שמכיל את תכניות העבודה השונות והמידע הכמותי  - כולל תחזית מכירות, תכנון קיבולת, מבנה ארגוני עתידי וגם את התכנית הפיננסית הרלוונטית.

התאמה: אחד העקרונות החשובים של התכנון הוא התאמה בין החלקים השונים. לכן, חשוב לסקור את כל עולמות התוכן של הארגון, לנתח את ההשלכות בכל אחד מהתחומים ולתכנן את הפעולות הנדרשות. כך למשל, יכול להיות שרכשנו ציוד חדש, גייסנו עובדים ואנחנו מסוגלים לייצר כמות גדולה פי 5, אבל לא נערכנו לרכישת פי 5 חומרי גלם, והספקים שלנו לא מסוגלים לעמוד בביקוש.

יועצים ולימוד מאחרים: קיימים יועצים רבים וטובים בכל תחום שסקרנו. לכל ארגון ישנם תחומים חזקים יותר וחזקים פחות ולכן יש לשקול קבלת ייעוץ בתחומים בהם אנו חלשים יותר. אפשרות נוספת וזולה היא להשתמש ברשת הקשרים שלנו כדי לבקר בארגונים גדולים ולראות כיצד מתנהלים הדברים בתחומים המעניינים אותנו.

ניהול התהליך

תהליך הגידול עצמו אינו בהכרח סדרתי ושיטתי. לרוב איננו יודעים במדויק מהו סדר הפעולות הנכון, למשל האם להמתין עד שהשגנו חוזה עם רשת שיווק ורק אז להתחיל בביצוע הפעולות - דבר שיכול לקחת זמן רב, או אולי לקחת סיכון ולהיכנס לחלק מההשקעה כדי שפרק הזמן מרגע החתימה על החוזה עד למועד הביצוע יהיה קצר ככל האפשר? 

אי הוודאות הרבה אינה אומרת שלא צריך לתכנן, נהפוך הוא. כאשר הדברים יקרו במציאות והם מן הסתם לא יקרו בדיוק כפי שצפינו – העובדה שלמדנו את החומר, ניתחנו את המשמעויות השונות והבהרנו לעצמנו מה אנחנו רוצים, תפשט ותאיץ את קבלת ההחלטות ותשפר את איכותן.

לא סתם נאמר שמי שרוצה להיות גדול צריך לחשוב בגדול. גם אם הדברים יקרו לאט לאט ובהדרגה, כדאי לשנות את הראש של האנשים שמובילים את הארגון ולטעת בהם תפישה ניהולית של ארגון גדול ומקצועי.

הכותב הוא מהנדס תעשיה וניהול ובעל תואר MBA, משמש כסמנכ"ל התפעול של חברת אבגול העוסקת בייצור בדים לא ארוגים לתעשיית ההיגיינה. האתגרים הכרוכים בגדילה של ארגון יעלה לדיון במסגרת כנס התאחדות התעשיינים למפעלים קטנים ובינוניים , שייערך ב-23 באוקטובר במרכז הכנסים אווניו.