המפתח להצלחת חברה: המיילים של העובדים
הדואר האלקטרוני המשרדי מהווה בסיס מידע לרשת הקשרים של העובדים בארגון. ניתוח דינמיקת תעבורת המיילים יכולה למנוע עזיבת עובדים, לשפר אפקטיביות ולזהות את הטאלנטים. מדריך
עצם בדיקת הודעות הדואר האלקטרוני גוזלת לעובד כ-13 דקות בשעה בממוצע, ו-62% מהעובדים אף מדווחים על בדיקת אימיילים גם בסופי שבוע. כך מצאו מחקרים שנערכו בעולם. כשהדואר האלקטרוני המשרדי מהווה חלק כל כך משמעותי בחיי העבודה, ניתן ללמוד ממנו רבות גם על ההתנהלות בארגון, תהליכי העבודה בו והמרקם האנושי.
טורים נוספים של אבי יצחק:
טובעים במייל וב-SMS בעבודה? כך תשרדו
לא נותנים לעבוד: 10 המכות של המייל המשרדי
המייל הארגוני מהווה בסיס מידע ראשוני לרשת הקשרים של העובדים בארגון, בין אם אלו קשרים של ייעוץ, חברות או דיווח לממונים - והם שבונים את הרשת הארגונית. היכרות עם הרשתות הארגוניות, באמצעות ניתוח הדינמיקה של תקשורת המייל יכולה לסייע לארגונים לשמר עובדים, לשפר אפקטיביות ולזהות "כוכבים".
ניתוח כזה מתבצע באמצעות עיבוד נתוני השולחים, המקבלים, כמויות המיילים והאם הודעות מסומנת כהודעה חשובה, ליידוע או שמא מדובר בתשובה - מבלי לבחון את תוכן המייל, שאינו מעניין כלל לבחינת הדינמיקה הזו.
איתור הכשלים
ניתוח של בעיות באמצעות ניתוח דינמיקת תעבורת המיילים, מסייע לאיתור כשלים בתקשורת ובתהליכים הארגוניים ומאפשר לתקן אותם באמצעות יצירת נהלי עבודה חדשים. באופן זה יכולים מנהלים להשקיע במשאב היקר ביותר של הארגון – ההון האנושי, ולזהות סיכונים ארגוניים כבר בשלב הראשוני, לפני שיהפכו לבעיות של ממש שתיקונן יעלה לארגון סכום גבוה יותר מאשר טיפול מוקדם. אז מהם הדגלים האדומים במייל הארגוני, שכל מנהל צריך להכיר?
1. איתור סימנים ראשונים לעזיבת עובד – מחקרים רבים בתחום משאבי האנוש, מצאו קריטריונים רשתיים שקיומם מצביע על עלייה בהסתברות של עובד לעזוב. בין השאר: עובד השייך לרשת ארגונית שיש בה מיעוט קשרים באופן יחסי לארגון, מצביע על בידוד חברתי מסוים.
כך גם עובד השייך למספר רשתות בין יחידתיות ומעביר דרכו אינפורמציה קריטית רבה מדי בו זמנית, הוא עובד שבחווייתו מצוי בעומס עבודה גדול מאוד. בנוסף, עובד שתעבורת המיילים ממנו ואליו יורדת לפתע או באופן מדורג, הוא עובד שמנתק עצמו נפשית מהארגון עוד טרם העזיבה, ו"עוזב את הקולגות" עוד טרם העזיבה הממשית. זיהוי תהליך זה יסייע בשימור העובד לפני שיהיה מאוחר מדי.
2. ליקויים באפקטיביות של הארגון - בניתוח כזה, ניתן לזהות גורמים המהווים צוואר בקבוק בהעברת אינפורמציה, אולי בשל סכסוך בין מחלקות, או בשל סיבות אחרות. כך למשל Forwarders - עובדים המעבירים את המייל ישירות לטיפול גורם אחר, אם בשל שיתוף פעולה הולך ופוחת בין המעורבים, חוסר ידע של השולחים המקוריים לגבי הגדרות התפקיד של המקבל הסופי או תהליך ארגוני שאינו מוגדר כהלכה.
ניתן אף לזהות את "שואלי השאילתות", שלא מטפלים במשימה בעצמם בשל ידע מקצועי נמוך, הכשרה לקויה, תהליך קליטה חלקי, חוסר תמיכה מספקת של מנהלם ועוד. לעתים זיהוי וטיפול בבעיות נקודתיות כאלו ייעלו את תפוקת הארגון, ישפר את ביצועיו ויגביר את שביעות הרצון של העובדים בו.
3. זיהוי כוכבים נסתרים - תעבורת המיילים עוזרת בזיהויאותם עובדים מוכשרים, בעלי פוטנציאל אשר לא דוחפים את עצמם ולא מפרסמים את עבודתם, ולכן בדרך כלל פחות בולטים. אם כיום הזיהוי של "כוכבים" מתבצע מלמעלה כלפי מטה, כלומר על ידי המנהלים, ניתוח המיילים מאפשר לזהותם מלמטה כלפי מעלה, על ידי זיהוי דינמיקת העבודה שלהם עם הקולגות. אז יתברר לפתע כי ה"כוכבים הנסתרים"מרכזיים לביצוע עבודת הקולגות, הן מבחינה מקצועית והן מבחינה חברתית.
4. עומס רב מדי - עומס ידוע כגורם המשפיע לרעה על רווחת העובד, במיוחד כאשר הדוא"ל זמין גם כאשר העובד אינו ליד המחשב או בעבודה. מחקרים מראים כי עומס זה מתרגם לשחיקה ולכוונות עזיבה את הארגון. טיפול נכון באנשים, צוותים או מחלקות אשר נמצאים בעומס רב יכול למנוע תחלופת עובדים ולייצר כוח עבודה מסור ונאמן יותר.
הכותב הוא מייסד StepAhead, סטרטאפ המסייע לקבל תובנות עסקיות באמצעות מיפויהקשרים בארגון, בין השאר על ידי ניתוח תעבורת מייל.
לפנייה לכתב/ת 
