המדריך למתחתנים

החלטתם להתחתן? מזל טוב! קחו נשימה עמוקה והרבה רצון טוב, כעת מתחילה מלאכת ארגון החתונה. ראשית, סכמו את מספר האורחים המשוער והעריכו תקציב משוער (רצוי להיעזר בהורים ובוודאי אם הם גם עוזרים כלכלית). תכננו את המועד המשוער לחתונה. תחילה חורף או קיץ. וא"כ נסו להיות יותר ספציפיים. בחורף, אמנם יותר זול אבל יש כאלה שיעדיפו את תקופת הקיץ, נטולת המבחנים ומרובת הפנאי והחופשות. מאידך, בקיץ לח וחם מאוד ולא תמיד נעים להסתובב בחוץ ולרקוד בימים כאלה.
נסו גם להיזכר במקומות שהתארחתם בהם וזכורים לכם לטובה והשוו אותם גם עם מקומות שלא הייתם בהם. הקדימו לערוך סקר טלפוני בין המקומות הראשוניים והתקדמו רק עם אלה שעונים לכם על התנאים הבאים: תאריך פנוי, מרחק נסיעה לאורחים, תקציב. לפני חתימה על חוזה ההתקשרות ביניכם לבין המקום המיועד, רצוי לברר את הנושאים הבאים:
האם יש מינימום למספר האורחים, שאולי הוא גבוה מדי לכם. האם קיימת מגבלה של זמן. האם קיימת האופציה שמתאימה לכם – הגשה לשולחנות או מזנונים.
האם קיימת מגבלה של ווליום החל משעה מסוימת או אפילו במהלך כל האירוע. ייתכן שאין הגבלה של ווליום או שיש הגבלה חלקית (אחרי השעה 23:00) ושאיו אפשרות להביא מעגל מתופפים שאולי בניתם גם עליו. האם יש במקום מערכת הגברה שהתקליטן מחויב להתחבר אליה, מהי עלות החיבור והאם יש אפשרות להאזין לה במהלך אירוע כדי להתרשם מאיכותה ועוצמתה (רצוי אחרי השעה 23:00).
רשימת מומלצים - ישנם מקומות המחלקים רשימת נותני שירות המומלצים על-ידם כגון: קייטרינג, צלמים, תקליטנים, מעצבים וכד'. האם רשימה זו מחייבת אתכם להיעזר רק בנותני השירות הנ"ל או שיש אפשרות להזמין נותני שירות אחרים שאינם נמנים על אותה רשימה. האם יש חניה מסודרת? האם יש אבטחה? מהי כוללת? האם קיים גנרטור שיספק חשמל בשעת הצורך, גם למקום גם מוסיקה, גם לצלמים, גם לתאורה הכללית וגם לזו שברחבת הריקודים. (ישנם מקומות שפועלים על גנרטור מתחילת האירוע ללא תלות בחברת החשמל). בדקו את תחזוקת השירותים במהלך אירוע. (רצוי בשלב מתקדם של הערב).
האם קיים מיזוג במקום (חורף וקיץ). בקיץ, בגנים פתוחים, רצוי לדרוש מאווררים באזור השולחנות וכן ברחבת הריקודים. כל המרבה הרי זה משובח. רשיון עסק. חלק מהגנים מנוהלים ללא אישור, אך עדיין מתפקדים נהדר. רצוי, בשביל השקט הנפשי, שתראו רשיון מתאים במקום. הפרפקציוניסטים מבקשים לראות גם אישור ממכבי-אש, משטרה ואפילו איכות הסביבה (בעיות רעש).
חשוב – ביטוח צד ג' לעסק! (הביטוח מכסה כל מקרה, שבו יינזק, חס וחלילה, כל אחד מהאורחים או בני המשפחה, בתחום מקום האירוע). החוק מחייב לקבוע מחיר בשקלים וכולל מע"מ – עימדו על כך! שלא תהיינה תוספות לא צפויות. מהי המקדמה הדרושה וכיצד ניתן לפרוס את יתרת התשלום.
מה כלול במחיר (טיפ למלצרים, סדרני חניה, אנשי אבטחה, מנהל אירוע ושאר אנשי השירות), מהן התוספות שאינו כלולות במחיר, מהו אחוז המנות השמור לרזרבה, כמה אנשים בשולחן (בד"כ 8 עד 10) ומה היחס בין מס' המלצרים למס' השולחנות.
מומלץ – מלצר לכל שני שולחנות מקסימום. אירוע שנערך במזנון ולא בהגשה - אפשר להתפשר על פחות מלצרים לשולחן, אבל אז יש צורך במלצרים ליד המזנונים, כך שמספר המזנונים והמלצרים משתנה. בד"כ, מזנון מנות עיקריות אחד לכל מאה אורחים מקסימום. האם יש אפשרות להזמין מנות כשרות למהדרין. האם יש אפשרות להזמין מנות צמחוניות. מיהו מנהל האירוע. נסו להיפגש אתו לפני האירוע.
בקשו עזרה בתכנון סידור הישיבה סביב השולחנות וודאו נוכחות דיילת ביום האירוע לצורך כך. בחלק מהמקומות – יש צורך להזמין שירותי קייטרינג, כיוון שהמקום משכיר רק את המקום ואת מקומות הישיבה. לכן, יש צורך לבדוק חלק מהסעיפים הנ"ל גם אצל המקומות וגם אצל שירותי הקייטרינג. מהן אפשרויות הביטול.
סכמו הכל בכתב! מה שלא נכתב מראש – אינו מחייב!
הזמינו פחות מנות ממספר המוזמנים (עד 10 אחוזים פחות). הרזרבה תמיד קיימת כאופציה, ועדיף לפתוח רזרבה מאשר לשלם על מנות של אורחים שלא הגיעו. היעזרו באח או חבר קרוב שיהיה אחראי בין היתר על השימוש ברזרבה והוא יהיה גם איש הקשר שלכם במהלך האירוע עם כל נותני השירות השונים בעת הצורך (יבדוק האם סידור השולחנות תואם למה שביקשתם, יתאם בין כל נותני השירות את מוכנותם לפני החופה, יבדוק שכל המנות והתוספות מוגשות על פי הסיכומים וכו').

רוצים לתרום עצות למתחתנים ? בואו לפורום חתונות.