מבקר המדינה: ליקויים בשימור מידע אלקטרוני
משרדי ממשלה לא מעבירים מידע לארכיון המדינה עקב העדר נהלים והנחיות מתאימות. התוצאה: מידע חיוני מושמד וההיסטוריה הרשמית נמחקת
על אף שמדינת ישראל השקיעה בשנים האחרונות מאות מיליוני שקלים במערכות המיחשוב של משרדי הממשלה במסגרת פרויקט הממשל הזמין, יש סכנה כי מידע רשמי מושמד ואינו נשמר בארכיון המדינה.
מבקר המדינה בחן בדו"ח השנתי 54ב' כיצד נוהגים משרד ראש הממשלה וגנזך המדינה ביחס לשימור המידע האלקטרוני שנוצר במוסדות המדינה, וגילה כי בהיעדר הנחיות, מרבית משרדי הממשלה לא העבירו לגנז חומר ארכיוני ממוחשב (רשומות, מסמכים ומאגרי מידע שנוצרו ונוהלו במערכות ממוחשבות, כגון מרשם האוכלוסין ומרשם החברות) אלא השאירו אותו אצלם.
גנזך המדינה, מחלקה במשרד ראש הממשלה, הוא הארכיון של מדינת ישראל. חוק הארכיונים (1955) והתקנות שהותקנו מכוחו קובעים, כי רשומות אלקטרוניות הן חומר ארכיוני לכל דבר ויש לשמרן בגנזך. הפקדת חומר ארכיוני בגנזך היא לצמיתות (בכפוף לסייגים שהגנז רשאי לקבוע בתקנות).
למרות שבשנות ה-90 של המאה ה-20 התרחשה מהפכת מידע טכנולוגית במשרדי הממשלה, ורוב המסמכים נוצרים ומנוהלים במערכות ממוחשבות, מבקר המדינה מגלה כי גנז המדינה לא פירסם הנחיות על דרכי השימור של רשומות אלקטרוניות, כמתחייב ממאפייניהן המיוחדים.
אין הנחיות, מידע מושמד
הגנז קבע, אמנם, ב-1992, כי יש לנהוג בשימור רשומות אלקטרוניות על פי הוראות החוק והתקנות, אך לא קבע הנחיות מפורטות כמתבקש.
בהיעדר הנחיות, מרבית משרדי הממשלה לא העבירו לגנזך כל חומר ארכיוני ממוחשב אלא השאירו אותו אצלם, קובע המבקר. המשרדים אינם שומרים על המידע לאורך זמן, משום שרבים מהם מאבדים את היכולת לאתר ולשלוף מסמך לאחר פרק זמן מסוים.
תופעה זו רלוונטית גם לגבי מידע ממוחשב, אם לא נשמרו החומרה והתוכנה שאפשרו את הגישה לנתונים. המבקר קובע כי משרדים רבים משמידים חומר כאשר אינו נחוץ עוד לצורכיהם השוטפים. משרד מבקר המדינה גילה, כי אף פרויקט המיחשוב הממשלתי "מרכב"ה", שעלותו אמורה להגיע למאות מיליוני ש"ח, לא כלל הוראות להעברת החומר האלקטרוני בסוף התהליך לגניזה אלקטרונית בגנזך, אף שתשתית המחשוב הרוחבית המתוכננת לעתיד בפרויקט זה יכולה להניח בסיס גם לקידום נושא הגניזה האלקטרונית
נוסף על כך, חומר רב שאינו ממוחשב, המצוי במחסנים ובארכיונים (חלקם פרטיים), לא עומד בתקני שימור חומר מינימליים (טמפרטורה, אחוז לחות, הגנה מפני גניבות, הגנה מפני שריפות, טיפול שוטף בחומר, רישום וכו'). התוצאה: מדי יום נגרם נזק בלתי הפיך לחומרים בעל ערך לאומי. על פי בדיקה ראשונית של משרד האוצר, עלות מאמצי השימור הנוכחיים מגיעה ל-80 מליון ש"ח. סכום זה אינו כולל הוצאות עקיפות.
הוקמו ועדות, אפס תוצאות
בעשור האחרון הוקמו בגנזך, במשרדי הממשלה ובנציבות שירות המדינה ועדות שעסקו בהיבטים שונים של טיפול ברשומות אלקטרוניות ובנהלים לשימורן. מסתבר כי בפועל לא נעשה דבר בעניין, ולא ניתנו פתרונות לבעיות שהועלו בוועדות. בעיה נוספת נוגעת לשימור חומרים אור קוליים, ואי המרת סרטי הצילום לסוגיהם למדיה דיגיטלית, על מנת שיישמרו כנדרש.
גנז המדינה מסר למשרד מבקר המדינה, כי "יש מחדל ממדרגה ראשונה ואין תשובה לשאלה מה קורה עם כל החומר הממוחשב במדינה...מאז שנות ה-70 המדינה מייצרת חומר ממוחשב אבל עד לרגע זה לא קלטו בגנזך המדינה אף לא דיסקט אחד ובטח שלא דיסק קשיח...בהיעדר סטנדרטים אחידים ותקינה, ישנן בכל משרד כמה סביבות מחשוב. המשרד שומר, או לא שומר חומר, כפי שנראה לו. אילו היה תקן, לא היו עשרות ומאות סוגים שונים של תוכנות במשרדים, וניתן היה להשתמש בשירותי שדרוג של חברה...". לדבריו, אין בגנזך מערכת אשר תשדרג את החומר מדור לדור, ואם לא יפעלו עכשיו הרי שכולו יהפוך להיות חומר מת, כפי שקרה למידע הרשמי משנות ה-70.
המבקר קובע כי המצב הנוכחי עלול להביא לכך כי בעתיד תימנע גישה אל כמות עצומה של רשומות ממשלתיות חשובות. עקב כך עלול מידע ממלכתי רב לרדת לטמיון, דבר שעלול לגרום פגיעה ממשית הן במימוש המטרות של חוקים כמו חוק הארכיונים וחוק חופש המידע, והן בחקר ההיסטוריה של העם והמדינה. "הבעיות המועלות בדו"ח זה מלמדות על הצורך בשיתוף פעולה בין-משרדי לשם יצירת התשתית הנדרשת לשימור רשומות אלקטרוניות. מן הראוי שהממשלה תיתן את דעתה לכך".
מסקנות המבקר
מבקר המדינה קובע כי על גנזך המדינה, בשיתוף מוסדות המדינה, לקבוע כיצד לנהל, לשדרג ולשמור על רשומות אלקטרוניות כך שלא יאבד חומר ארכיוני החיוני בהווה ולמחקר היסטורי עתידי. הנחיות אלה יתייחסו לתנאי האחסון הפיזיים של החומר, מבנה אחיד של רשומות אלקטרוניות ותוכנה אחידה לניהול מסמכים, כדי שלא רק יוצר הקובץ יידע לאתרו, וכדי שגם בעתיד ניתן יהיה לשלוף את הרשומות האלקטרוניות, כללים לשמירה, לגניזה ולשדרוג של רשומות אלקטרוניות ודואר אלקטרוני. נוסף על כך, על מנהל הרשומות להיות בעל ידע בתחום המיחשוב ולא רק בתחום הארכיוני.
ההחלטה כבר התקבלה
במקביל, הצעת החלטת ממשלה בנושא ניהול רשומות אלקטרוני וגנזך המדינה מחודש אפריל 2004, קובעת כי תוקם מערכת לניהול רשומות אלקטרוניות בכל מערכת המידע בממשלה.
על פי ההצעה, צוות משימה מיוחד, בניהולו של שר ובהשתתפות אגף החשב הכללי וגנז המדינה, יפקחו על הקמת המרכז הלאומי לגיבוי וגניזה עד שנת 2008 (שנת ה-60 למדינה). המרכז יאסוף, בשלבים, מידע ארכיוני מכל הגורמים המטפלים בו כיום. על פי ההצעה, האתר יוקם באיזור פריפרי, זול ליישום ומוגן כראוי.
לצורך הקמת הארכיון הלאומי החדש, יוקצו שלושה מיליון שקלים לתקופה של שישה חודשים, לצורך ייעוץ משפטי וטכנולוגי, איתור המקום לבניית המרכז והכשרתו, והכנה לקביעת התקנים הטכנולוגיים והפיזיים. ל-12 החודשים הבאים יוקצו כ-10 מליון שקל, עבור הרצת מרכז הגיבוי והגניזה הלאומי ותפעולו השוטף.
שיה אגוזי תרמה לידיעה זו.
לפנייה לכתב/ת 
אליעזר גולדברג מבקר המדינה. סכנה כי מידע רשמי מושמד
צילום: זום 77
מומלצים
