קבצי הנתונים - מדוע חשוב לדחוס

כל לקוח דואר מנהל את קבצי הנתונים שלו מעט אחרת. תוכנות כמו Eudora למשל, שומרות בנפרד את קבצי ההודעות ואת הקבצים המצורפים. ב-Outlook Express מוקדש קובץ אחד לכל תיקיית דואר. בתוכנת Outlook נשמרים כל סוגי הפריטים (הודעות דואר, אנשי קשר, יומן וכו') בקבצים מסוג Personal Folder File בעלי סיומת pst.

לשיטה הזו יש חסרונות רבים, בראשם הנטייה של קבצי ה-pst להתנפח במהירות ולהגיע לנפחים שערורייתיים. כדאי גם להביא בחשבון שהקבצים הללו לא קטנים מעצמם, רק גדלים, ואם לא מבצעים דחיסה שלהם התוצאה היא פגיעה בביצועים וביציבות של התוכנה.

את הפער בין הגודל המדווח של קובץ התיקיות לבין הגודל האמיתי, ניתן לראות באמצעות השוואת הנתון שמספקת התוכנה (קליק ימני על שם קובץ התיקיות, בחירה במאפיינים, גודל תיקייה) לבין הנפח של הקובץ שניתן לבדוק דרך סייר Windows (המיקום המקובל בסביבת XP: C:/Documents and Settings/user/Local Settings/Application Data/Microsoft/Outlook כאשר user הוא שם המשתמש ב-Windows).

חשוב לבצע את הבדיקה הזו מדי פעם, או פשוט ללכת ולדחוס את הקובץ - גם בלי בדיקה: נכנסים למאפיינים, מתקדם ומקליקים על דחוס כעת.ב-Outlook Express הפעולה הזו פחות חיונית, כי הודעות הדואר נשמרות בנפרד בקבצים שונים ולכן לא מגיעות לנפחים גדולים מדי בדרך-כלל. בכל אופן, מדובר בפעולה פשוטה שיכולה בעיקר להועיל, ולכן כדאי לבצע אותה: מקליקים על אחת התיקיות ובוחרים File ,Folder ,Compact all folders. את מיקום קבצי ההודעות (בפורמט dbx) אפשר למצוא בתוכנה בתפריט Tools ,Options. נכנסים ללשונית Maintenance ומקליקים על Store Folder.