מדריכון: איך לחסוך בנייר הדפסה?

בדומה לכותבים רבים אחרים, הרעיונות המוצלחים ביותר שלי לא מבליחים בזמן ישיבה מול המחשב, אלא כשאני במקומות אחרים. לאחרונה, בעת ביקור במקום חשוב כלשהו, בפאתי המשרד ראיתי שעל הרצפה זרוקה ביקורת סרט שהודפסה מתוך המגזין המקוון Slate.

כן - במקום לעיין בביקורת חסרת החשיבות על גבי המסך טרח מישהו להדפיס דפים, שעד מהרה מצאו את עצמם משמשים בתור זבל חסר תועלת על הרצפה. איזה בזבוז. זה בדיוק קוצר הרואי הנונשלנטי של עובדי הצווארון הלבן, שעוזר בכילוי המשאבים הטבעיים של הכדור.

אני מגזים? לא נראה לי. תנו לי לחלוק עמכם כמה עובדות ונתונים סטטיסטיים. לייצור דף נייר מולבן אחד יש צורך בכשליש ליטר מים נקיים - משאב יקר מציאות בזכות עצמו. עובד משרד בארה"ב למשל מדפיס בממוצע ב-10,000 דפים בשנה. בארה"ב לבדה יש צורך לגדוע 178 מיליון עצים כדי לספק את חומר הגלם לצורכי הנייר השנתיים. זו רעיית-יתר, לפי כל קנה מידה.

משרד ללא נייר? חלום באספמיה

לפני זמן לא רב היו דיבורים רבים על חזון של משרד ללא נייר. הדואר האלקטרוני היה אמור להחליף את מזכרי הנייר, הפקסים והדואר הרגיל. אנו משתמשים בדואר אלקטרוני בהיקף חסר תקדים - מיליארדי הודעות ביום, אבל יש מסביבנו גם יותר נייר מודפס מאי פעם. מכונת הצילום היא החשודה המיידית - פתאום אפשר להפיק עשרה עותקים של המצגת המייגעת תוך דקות ספורות.

לעניות דעתי היתה זו דווקא מדפסת הלייזר עם חיבור הרשת שבאמת התירה את הרסן. חבילה אחר חבילה של נייר צילום מולבן נערמו כדי לספק לנו חוויית הדפסה חדה, מהירה, נקייה ואינסופית למראה. אם עשרים איש נפגשים לצורך ישיבה, למה לא להדפיס עבורם את המצגת? מה זה משנה אם בתום הישיבה מחציתם יזרקו את הנייר המבוזבז לפח האשפה בדרכם החוצה?

אני לא מתנגד לשימוש בנייר בחדר הישיבות ובשירותים. אם לומר את האמת, אני בעצמי צרכן נייר לא קטן. לפני הגשת הטור שלי אני מדפיס אותו כדי לאתר טעויות כתיב. חזון משרד ללא נייר הוא כשאר החלומות באספמיה, אבל משרד עם פחות נייר הוא בהחלט דבר אפשרי.

חשבו לפני הדפסה

לפני שאתם מדפיסים מסמך, שאלו את עצמכם אם יש באמת צורך להדפיסו. אם יש לכם עותק דיגיטלי של אותו פריט דואר אלקטרוני, האם אתם באמת זקוקים לגרסה מודפסת? הבלוג הירוק TreeHugger.com מנסה לשפר את המודעות לנושא באמצעות עידוד אנשים להוסיף לחתימת הדואר האלקטרוני שלהם משפט בנוסח "טיפ אקולוגי: הדפסת דואר אלקטרוני היא בדרך כלל בזבוז".

כן, יש פה נימה דמגוגית, אבל לפעמים צריך דמגוג או שניים כדי להתוות את הדרך. טענתי בעבר שאנשים שולחים יותר מדי דואר אלקטרוני. הדפסתו היא כבר חטא של ממש.

הציגו לפני הדפסה

העובד הממוצע מדפיס מספר לא מבוטל של דפים חסרי תועלת מדי יום. רוצים לראות איך זה נראה במציאות? גשו למדפסת הרשת וראו כמה דפים מיותמים נותרים סביבה. תמצאו שם זנבות של טבלאות, שאריות של דפי רשת וחצאי טיוטות. דפים אלה מצטברים לשתיים עד שלוש חבילות דפים מבוזבזות במשך שנה (לכל עובד). רוצים להימנע מהבזבוז? השתמשו בתכונת "הצג לפני הדפסה" (בדרך כלל תחת תפריט "קובץ") לפני שאתם שולחים את המסמך למדפסת, כדי לוודא שאתם לא מבזבזים דפים על אותם זנבות מיותרים.

יש אפילו תוכנות דוגמת GreenPrint שמקלות על יישום גישה חסכונית באופן אוטומטי. אפשר להוריד גרסת חינם של התוכנה, או גרסה נטולת פרסומות תמורת 35 דולר. החברה טוענת שמשתמש טיפוסי יכול לחסוך כ-90 דולר בשנה בהוצאות דיו ונייר. לדעתי תכונות שמעודדות חיסכון צריכות להיות משולבות בברירת המחדל הן במוצרים לשימוש ביתי והן במוצרים לשימוש ארגוני. תוכלו לדמיין את מידת החיסכון בקנה מידה של ארגון גדול, שמיישם מדיניות חכמה לשימוש בנייר?

איני יכול לחשוב על סיבה מדוע לא תשולב הצגה לפני הדפסה בתהליך העבודה של כל חבילת יישומים משרדיים. אכן זה ידרוש עוד שנייה לצורך אישור הדפסה, אולם התועלת היא בדמות חיסכון במשאבי הארגון. זהו כסף אמיתי שלא חייב לרדת לטמיון.

הדפיסו ל-PDF

אמנם לקח לו זמן לצבור פופולריות, אולם היום PDF הוא אכן פורמט אוניברסלי ושימושי לצורכי פרסום והפצה. ייצוא ל-PDF מובן מאליו בערך כמו צירוף קובץ Word להודעת דואר אלקטרוני. שלחו קבצים דיגיטליים במקום נייר, כל עוד הדבר מתאפשר.

יש דרכים נוספות בהן ניתן לחסוך בהוצאות, לרבות הדפסה דו-צדדית, שימוש בחשבוניות נטולות נייר, וסריקה לארכיב דיגיטלי במקום צילום מסמכים, אולם שלושת הצעדים שנמנו יכולים לחולל שינוי משמעותי בהיקפי הבזבוז, אפילו אם לא יתווספו אליהם צעדים נוספים בשלב זה.

• הכתבה פורסמה בגיליון יוני 2008 של PC Magazine. לאתר הרשמי .