איך למצות את ראיון העבודה עד תום

חלק מהתפקיד הניהולי כולל מדי פעם את הצורך לראיין מועמדים למשרה. מכיוון שחלק לא מבוטל מהמנהלים לא עברו הכשרות בתחומי גיוס ואבחון עובדים, נוצרת סיטואציה עמומה אשר אינה מאפשרת לבחור את העובד המתאים ביותר לתפקיד; ולפיכך מדובר בבזבוז זמן ומשאבים יקרים.

להלן עשר עצות מעשיות למראיינים; באמצעותן תוכלו ליצור בסיס מובנה לראיון עבודה, שיביא לבחירת המועמד המתאים ביותר לתפקיד.

הגדרת המשרה

יש צורך להגדיר נכון את המשרה ואת הצרכים שבגינן נוצר הצורך בגיוס העובד עוד בטרם הצעת העבודה יוצאת מכתלי המשרד. מתוך הגדרת הצרכים יוגדרו גם דרישות הסף לתפקיד, הכוללות ניסיון קודם, השכלה רלוונטית, יכולות שונות ותכונות אישיות רצויות. בנוסף, יש להגדיר כבר בשלב זה את היקף השעות, השכר, ההטבות הנלוות ומערכת הכפיפויות.

הגדרת תהליך הגיוס

גם שלב זה קורה בטרם יוצא קול קורא למועמדים רלוונטיים למשרה. בשלב זה מוגדרים הגורמים שעתידים לקחת חלק בתהליך הגיוס. הגורמים הנפוצים הם מחלקות משאבי אנוש, הממונה הישיר המיועד, מחלקת הכספים, או מנהל אחד שמקבל החלטות יחיד.

אופי תהליך הגיוס נובע מהשיקול החשוב ביותר לבחירת המועמד, וממנו נגזרים בעלי התפקידים המתאימים ביותר לסינון המועמדים, והתהליך שיעברו המתמודדים על המשרה.

בתהליך גיוס יש חשיבות לאינטרקציה בין הממונה לעובד; ולכן יש להעדיף ראיונות אישיים מסוג זה, מכיוון שבהם הכימיה משחקת תפקיד ראשי. כאשר השיקול הוא נקודת האיזון בין השכר למקצועיות - ניתן להעביר את הראיונות למחלקת משאבי אנוש, או כספים, וכשהשיקול הוא ידע מקצועי, חשוב לבחור מראיין שמכיר היטב את התחום ויוכל לבחון את עומק הכרותם של המרואיינים עם החומר המדובר.

בחירת אפיקי הגיוס

כיום קיימים מספר אפיקים שבהם ניתן להגיע לדורשי העבודה. כשרוצים מבחר של עובדים, כדאי לפנות לאתרים המאפשרים לקהל מחפשי העבודה גישה חופשית למודעות הדרושים, אך אם רוצים לצמצם את היקף החיפוש למועמדים רציניים בלבד, כדאי לפרסם באתרים שבהם על מחפשי העבודה לרכוש מנוי.

קהל היעד הרלוונטי חשוב אף הוא לבחירת כלי המדיה. על-מנת לחפש עובדים צעירים המכירים את תחום האינטרנט, כדאי לפרסם במדיה אינטרנטית. כשמחפשים עובדים מאוכלוסיות שרמת נגישותם לרשת קטנה יותר, כדאי לשקול אפיקי מדיה הממוקדים עבורם, וכשפונים לגיוס מאסיבי, שאינו מחייב הכרת המחשב, כדאי להשתמש בעיתונות הארצית.

בגיוסים מאסיביים רצוי בדרך-כלל להשתמש בשירותים חיצוניים, שיעבירו את תהליך הסינון והאבחון של המועמדים. בשוק קיימות כיום חברות השמה ומכוני מיון שזה תפקידם. וכך, כשמדובר בגיוס מאסיבי, הארגון לא נאלץ לקפוא בכדי להקצות אנשים מתוכו לפעולת הגיוס.

השימוש בחברות חיצוניות בתהליך יעיל גם עבור גיוסים ממוקדים יותר, הדורשים תכונות אופי מסוימות, כגון: כושר ניהול, שירותיות וכדומה, שקשה לעמוד על טיבם באינטראקציה פרטנית. עם זאת, כשמדובר בתפקידים הדורשים כימיה ואמון - כמו תפקידי אדמיניסטרציה בכירים - רצוי לקיים ראיון אישי בין המועמדים לתפקיד לממונה עליהם.

זימון מועמדים לראיונות

שיחת הטלפון למועמדים פוטנציאליים יוצרת את הרושם הראשוני על החברה. על מנהל השיחה להיות ענייני, ערני ומעודכן בפרטי התפקיד. רוב מגישי קורות החיים אינם מכירים את החברה, ולכן על מנהל השיחה להציג את החברה ואת פועלה ולספק אינפורמציה הנוגעת לדרישות התפקיד ולציפיות מהמועמד.

חשוב בשלב זה שלא להעמיס במידע מיותר. במידה שיש לחברה אתר אינטרנט, יש לתת את כתובתו על-מנת לאפשר למועמד ללמוד את החברה ולהתרשם ממנה.

הכנה לראיון האישי

על המראיין לוודא שקורות החיים של המועמד נמצאים לפניו ולהשתדל לקיים את הראיון בזמן שנקבע. בזמן הראיון יש לרכז את תשומת הלב במרואיין ולצמצם הפרעות חיצוניות שיקטעו את רצף השיחה, יאריכו את זמן הראיון וגרוע מכל – יגרמו לעובד לחוש שמזלזלים בו.

הראיון אמרו לכלול את הצגת החברה והתפקיד בצורה גלויה, מפורטת וברורה, בנוסף יש להותיר די זמן בכדי לתהות על קנקנו, ניסיונו, ציפיותיו, אישיותו והדרך שבה המרואיין תופס את עצמו ואת מידת התאמתו לחברה. לקראת סוף הראיון השאר זמן לשאלות המרואיין.

השאלות בראיון

מכיוון שזמן הראיון מוגבל, יש לבחור את השאלות שהתשובה עליהן תיתן את האינדיקציות הנחוצות על המועמד. מתוך הגדרת התפקיד בשלב הראשוני ניתן לגזור אלו שאלות כדאי לשאול בראיון על-מנת לבדוק את מידת התאמתו של המרואיין לתפקיד.

כשהפן הטכני-מקצועי חשוב יותר, עדיף לצמצם את כמות השאלות העוסקות בתכונות אישיות ולהשקיע בשאלות מקצועיות, אך כשמדובר בתפקידים המחייבים יצירתיות והתמודדות עם אתגרים, חשוב לשאול שאלות הבוחנות את יכולות המרואיין בתחומים אלה.

בכל מקרה, כדאי לצאת מהמסגרת ולא לשאול את השאלות הבנאליות, שהתשובה "הנכונה" להן מוכרת לכל, כמו "מהי התכונה הרעה שלך". משאלות אלו לא ניתן להסיק דבר וחבל לבזבז עליהן זמן ראיון.

בירור המניע להתמודדות למשרה

המועמדים שמגיעים לשלב הראיון עונים לדרישות ה"קרות" של התפקיד. הסיבות שמפרט המרואיין בנוגע למקור התעניינותו בתפקיד ולהתאמתו אליו, והדברים שהוא מציין כחשובים לו במיוחד במקום העבודה - מספקים לנו מידע נוסף ויקר ערך.

מהתשובות הללו ניתן ללמוד לא מעט על אופי המועמד, רצונותיו ושאיפותיו. בצורה זו ניתן לזהות מראש את העובדים שלכאורה נראים מתאימים לתפקיד, אך תוך פרק זמן קצר הופכים ממורמרים וחסרי מוטיבציה, מכיוון שהם רואים בתפקיד תחנת מעבר ותו לאו.

האווירה בראיון

בראיון עבודה קיימים הבדלים ביחסי הכוחות לטובת המראיין. עבור המרואיין מדובר בסיטואציה מלחיצה למדי, שבה הוא נדרש לתמצת את יכולותיו ולשווק את עצמו בהשוואה לעשרות ולעתים מאות מועמדים אחרים.

על המראיין לנסות וליצור אווירה נעימה ומנומסת, שתגרום למועמד להרגיש בנוח ולפיכך לאפשר לאני האמיתי שלו להופיע. אווירה נינוחה נותנת את האפשרות להסיק משפת הגוף של המועמד על מידת פתיחותו והתעניינותו ועל התמודדותו עם יתרונות וחסרונות התפקיד שהוצג בפניו.

סיום הראיון

יש לסיים את הראיון בחיוך, בלחיצת יד ובפתיחת דלת להמשך. במידה שהמועמד נראה מתאים, רצוי לעדכן אותו בהמשך התהליך ולקבוע לוח זמנים לשלבים הבאים בתהליך המיון. במידה שכבר בשלב הראיון המועמד איננו מתאים, רצוי ליידע אותו בכך ולהסביר בנימוס את הסיבה. כשקיימת התלבטות לגבי מידת התאמתו של המועמד, רצוי לומר לו כי ייצרו עמו קשר טלפוני בימים שלאחר הראיון.

בתהליך המיון עוברים מול פני המראיין מועמדים רבים. כשמגיעים לשלבי הסיכום קשה מאוד לזכור מה היתה ההתרשמות האמיתית מכל אחד מהמרואיינים, ולכן רצוי לפנות זמן בין הראיונות שבו יוכל המראיין לרשום את הערותיו על המועמד בעודן טריות במוחו ולהוסיף אינפורמציה שחשובה לשלב ההשוואתי, אך אינה מופיעה בקורות החיים של המועמד.

הכותב הוא מנכ"ל לוח ג'ובי לחיפוש עבודה וניצן משאבי אנוש. הכתבה המלאה פורסמה בגיליון האחרון של המגזין "סטטוס "