ביקורת פתע במשרד? אל תתפסו לא מוכנים

מה קורה כשבעל סמכות מתייצב פתאום בבית העסק שלכם ודורש נתונים? קשה אולי להבין עד כמה פעולה פשוטה כמו ביקורת מס הכנסה שגרתית, למשל, עלולה להכניס משרד שלם לבלאגן ולגרום לנזק לא קטן בגלל התנהלות מוטעית.

דבר פעוט זה לא נעשה ובית העסק נדרש להוכיח לעירייה שלמעשה הובטח לו בעבר שלא יצטרך לשלם על כל השטח.

הכנת המשרד מבעוד מועד

עוצמת ההפתעה יכולה לגרום להתנהלות מאוד שגויה. ביקורת פתע כשמה כן היא, היא אכן מבקרת והיא בהחלט מפתיעה, אבל עדיין אין סיבה להיתפס לגמרי לא מוכנים כאשר ידוע שזה תרחיש שעלול לקרות.

ניתן להפוך את ההפתעה לפחות מפתיעה על-ידי הכנת המשרד מבעוד מועד. הנחיה ברורה של העובדים בצירוף נוהל פשוט ותמציתי ישאירו את האזור רגוע. הפקח, או כל נציג אחר יוכל לבצע את תפקידו כחוק ושגרת העסק לא תופר.

כדי להמחיש את העניין, אספר כי בדיוק החודש הייתה אצלנו ביקורת מס שגרתית באחת החברות.

המזכירה ביקשה מהם להמתין במשרד ומייד קראה למנהלת האדמיניסטרטיבית, שהזעיקה אותי, לאחר שבדקה שלאדונים שהגיעו אכן הייתה תעודה מזהה של מס הכנסה. תוך רבע שעה החבורה סיימה את פעולתה ויצאה לדרכה והעבודה לא הופרעה כלל.

חובה - ליווי צמוד

ניתן להימנע מבעיות רבות אם המשרד היה מיישם נוהל אחד פשוט, שחייבים ליישם בכל עסק כדי למנוע את התרחיש הזה.

לפי הנוהל, אנשים חיצוניים, ולא משנה עד כמה הם סמכותיים או מעוררי יראה, חייבים להיות מלווים על-ידי מנהל, שבאמת מבין את הנושא ובדק אותו לעומק.

יש להתייחס אליהם בכבוד ובנימוס, כמובן. הם רק מבצעים את תפקידם, אבל אי אפשר להטיל את האחריות במקרה כזה על עובד מן המניין.

עובד אמור להתמקד בעבודתו. במצב עניינים כזה הוא לא יכול לקבל החלטות באופן עצמאי, ובוודאי שאין זה מתפקידו לתת תשובות לשאלות.

במהלך עבודה יתכן ויגיעו גורמים שונים לבצע ביקורת בחברה: נציגים של מע"מ, מס ההכנסה, משטרה, עירייה וכו'. גורמים אלו יכולים להיות גורמים מורשים על ידי רשויות החוק בישראל, אך גם כאלו שאין חובה להכניסם. בכל מקרה גורם כזה חייב להיות מצויד בתעודה (גם אם אותו גורם רשמי לובש מדים).

אל תנדבו מידע

להלן כמה דוגמאות להתנהלות מול בעלי סמכות:

מס הכנסה מבצע מעת לעת ביקורות פתע בעסקים. על המבקר להציג תעודה רשמית של מס הכנסה ועליו להודיע לך מה מטרת ביקורו. הוא לא חייב להיות מצויד בצו. בחברה יש מספר בעלי תפקידים העוסקים בכספים, בנוסף לגורם חיצוני – רואה החשבון של העסק.

במידה ומגיעה ביקורת כזאת, הסבירו למבקר כי אחד מבעלי התפקידים חייב להגיע על מנת ללוות אותו. יש ליצור קשר מיידי עם האנשים הללו ולוודא שלפחות אחד מהם מגיע.

BSA (ארגון למניעת שימוש בתוכנות פיראטיות)

ארגון BSA הינו ארגון פרטי. אין להכניס מבקרי BSA אלא אם הופיעו עם שוטר המצויד בצו (מצב נדיר).

אם יוצרים עמכם קשר או מגיעים ודורשים להיכנס ולבדוק האם אתם אוחזים בהרשאה לשימוש בתוכנות (רישיון) ואין צו בית משפט, אין לאפשר לבצע כל ביקורת ללא הודעה למנכ"ל וקבלת אישור מפורש, גם אם המבקר הופיע יחד עם עורך דין.

הכותב הוא מנכ"ל ובעלים של קבוצת קומליין - חברת החזקות וניהול עסקי