מעבר משרד ב-48 שעות: כך עושים זאת
למיין, לזרוק, לשמור, לארוז, לקפל, לדחוס, לאטום, להדביק, לכתוב, להרים ועוד לא אמרנו מילה על ההובלה. המחשבה על מעבר משרד גורמת לכם לכאב ראש? למדו מאלה שצלחו את המשימה והחזירו את המשרד לתפקוד מלא ב-48 שעות
כתבות נוספות:
כואב מתשע עד חמש - להפחית מחלות מקצוע ולעבוד בנוחות
מייקאובר למשרד- העסק שלך עוד יככב במגזין עיצוב
השלב השני הוא להכין תוכנית עבודה שתסייע להשאיר את העסק חי ובועט בזמן המעבר, ולמזער את הפגיעה בפעילות השוטפת. הגדירו כי התהליך כולו מאריזת הארגז הראשון ועד ישיבה נינוחה במשרד החדש יארך עד יומיים בלבד, כדאי לבצע את המעבר ביום חמישי כדי שהקרבה לסוף השבוע תמנע שיבוש בפעילות, ותאפשר חזרה לשגרה כבר ביום ראשון.
יום 1. 08:00: מיון וארגון הציוד במשרד הישן לקראת אריזה
מסמכים שנערמו, רהיטים רעועים וכלי מטבח שבורים. משרדים מלאים לעייפה בפריטים שאינם נחוצים. אז איך מתחילים? יניב שומיל מחברת "אירית הובלות", מייעץ: "השקיעו מספר שעות במיון והיפטרו מציוד שאינכם מעוניינים בו. עבודת מיון טובה תפחית 'משקל משרדי עודף' ותיצור סדר וארגון במשרד החדש. היעזרו בכלל הבא: אם לא נעשה שימוש במסמך או בציוד המשרד במשך שנה, היפטרו ממנו".
היעזרו בדרכים הללו: צרו קשר עם ספק שירותי גניזה והעבירו את המסמכים לאחסון בארכיון או גרסו אותם. נקטו בפעולות אלה בכדי לשמור על המידע העסקי ולמנוע מצב שבו חוזים אישיים יזרקו לפח הצפרדע מחוץ למשרד, ויהיו חשופים לכל.
סיימתם עם המסמכים? עברו למיון ריהוט וציוד משרדי. את הפריטים המיותרים אל תזרקו לפח, אלא תרמו אותם. ארגוני צדקה רבים מספקים שירותי הובלה לאיסוף התרומות, לנוחיותכם המלאה. תזמנו את הגעת המובילים לזמן שלפני המעבר, בכדי לפנות את המשרד ולמנוע בלבול בין הרהיטים שעוברים אתכם לבין אלה שעוברים לתרומה.
יום 1. 12:00: אורזים
בכדי להימנע ממצב שבו תזרקו בטעות ספל בעל ערך סנטימנטלי לאחד העובדים, בקשו מכל עובד לארוז את פינת העבודה האישית שלו. הקצו לעובדים ציוד אריזה ומדבקות עם שמם. סימון ברור יקל על מלאכת פריקת הארגזים מאוחר יותר.
אם סידורי הישיבה במשרד החדש דורשים התאמת ציוד נצלו את ההזדמנות בכדי להתחדש. בשבועות שלפני המעבר בצעו את הקניות וההתאמות. העזו לבחור בריהוט "לא קונבנציונלי" כמו פריטי וינטג' או גאדג'טים מקוריים שיעוררו עניין והתלהבות. הקפידו לתזמן את משלוח המוצרים שרכשתם למשרד החדש ובכך הימנעו מהובלה כפולה.
פעולה נוספת שכדאי לבצע לפני המעבר היא בדיקת חוזה ההתקשרות עם ספקית הרשת שלכם. בקשו מספקית השירות הצעה לשדרוג המסלול, להפחתה במחיר ולתוספות שונות. אם לא תינתן הצעה אטרקטיבית נצלו את המעבר להחלפת ספקית ותשתית רשת וטלפון. טיפ קטן: הספקיות מודעות לפיתוי שבהחלפת שירות עם מעבר, ולכן ימהרו להציע עסקה משתלמת.
יום 1. 16:00: סידורים אחרונים לקראת המעבר
הארגזים ארוזים והגיע הזמן לטפל בדברים הקטנים שדורשים תשומת לב מיוחדת: ניתוק מכשירים חשמליים, קיפול וילונות ושטיחים, הורדת תמונות ולוחות מהקיר, ניתוק מקרר ומכונת קפה, אריזת חוטים וכבלים וסילוק פסולת שהצטברה במשרד כך שבבוקר תתאפשר העמסת ציוד ללא עיכובים.
אם פעולות סיזיפיות כאלה גורמות לכם צער רב, היעזרו בשירותי האריזה של חברת ההובלה. מרבית החברות מספקות "חבילת הכל כלול": אספקת ציוד האריזה, ביצוע פעולת האריזה במשרדכם ולאחר מכן, כאמור, ההובלה. שירות זה ניתן בתוספת תשלום, אבל ביקור אצל כירופרקט יעלה לכם יותר.
יום 1. 18:00: שלב הסליחות והתודות
השאירו קו פתוח ללקוחות והרגיעו כאלה החוששים מהזנחה. שלחו מייל המסביר כי בשל המעבר שיתקיים למחרת יתכנו שיבושים בפעילות המשרד. השאירו פרטי התקשורת למקרים דחופים והודו להם על הסבלנות. ביום המעבר הקצו עובד למענה טלפוני וטיפול במקרים שאינם סובלים דיחוי. כך תישמר רמה מסוימת של פעילות גם כשהמשרד כולו יהיה "על גלגלים".
זהו, הארגזים מוכנים והמשרד כולו מוכן למעבר. את העובדים שעברו אתכם את היום הקשה ונשארו עד מאוחר בכדי לסדר פנקו במגשי פיצה. אם יש יום בו דרוש "אוכל מנחם" זה היום.
יום 2. 08:00: יאללה, תעמיסו
הבוקר יהיה גדוש בפעילות וגם אם התחיל כראוי והמובילים הגיעו מחויכים, ייתכנו עיכובים שאינם תלויים בכם. הכינו את העובדים לאפשרות שהוא יהיה ארוך וייתכן שיסתיים רק בשעות הערב. בדקו מי מהם יכול להישאר גם לאחר שעות העבודה בכדי לסייע בארגון המשרד החדש.
המלצתנו: הניחו לעובדים שאינם מרוצים מהמעבר ואל תפריעו להם בבקשות מיוחדות. בכדי שלא תעבירו אתכם בנוסף לארגזים גם עובדים ממורמרים, בדקו מה נחוץ להם בכדי להקל על הסיטואציה והשתדלו לסייע. קחו בחשבון כי מעברים שכאלה עלולים לשנות את מצבת העובדים בחברה ולעורר גל התפטרות. אל תחששו מסיטואציה זו והיו ערוכים לה. כבר אמרנו שהיום הזה יהיה לחוץ?
יום 2. 12:00: מתארגנים במשרד החדש
את המחצית השנייה של היום הקדישו להפיכת המשרד החדש לראוי לשהייה: פריקת ארגזים, ארגון עמדות העבודה, חיבור המחשבים, התקנת ציוד חשמלי, הארונות והמדפים, פריסת שטיחים, בדיקת תקינות המזגנים, תליית תמונות וביצוע כל המטלות לקראת להחזרתו לפעילות.
אם חבילת ההובלה כוללת גם פריקת ארגזים - נפלא, ואם לא, אל דאגה. שימוש נכון ב"נבחרת חלומות" של בעלי מקצוע תעזור לקדם עניינים. זכרו כי לוחות הזמנים של בעלי המקצוע עמוס ולכן אם אתם צפויים להיעזר בהם, דאגו להזמין אותם מראש ולשריין תאריך ושעה. הזמינו צוות טכנאים, אנשי מחשוב, חשמלאים, נגרים וצוות ניקיון והפיחו חיים במשרד החדש.
יום 2. 18:00: זמן לחגוג
המעבר הושלם. עכשיו הגיע הזמן לחגוג. הזמינו את העובדים לחדר הישיבות, מלאו את השולחן באוכל, אכלו יחד והתאוששו.
לאחר יום של עבודה קשה כבר לא משנה מי בתפקיד בכיר ומי זוטר. כולם עייפים ובתקווה גם מרוצים. השאירו את הגדרות התפקיד מחוץ לחדר והתגבשו בכדי להתחיל את העבודה באנרגיה מחודשת.
רגע לפני שתלכו הביתה אל תשכחו לשלוח מייל ללקוחות המודיע על חידוש פעילות. צרפו למייל הזמנה לפגישה עמכם במשרד החדש. אם המעבר בגדר שדרוג הרי שהם ישמחו לראות שהחברה המטפלת בהם גדלה ומתפתחת, ואם המעבר נובע מצמצומים, פגישה במשרדכם תסייע להרגיע חששות ולמנוע בריחת לקוחות.
מחפשים מובילים מומלצים? באתר הספקים תמצאו ספקים מומלצים למשרד. לרשימה המלאה
לפנייה לכתב/ת 
