המהפכה החברתית לצמצום מספר המיילים בעבודה

חבר של אבא שלי, שהיה מעשן כבד מאוד, נהג למדוד זמן לפי סיגריות. מהבית לעבודה - 7 סיגריות, סיבוב לסופר - 4 סיגריות, וכן הלאה. אצלי זה הולך ככה: ישיבת סינכרון של הצוות שלוקחת חצי שעה במהלכה אני לא על המחשב = 17 מיילים; עבודה של שעתיים על באג קשה במעבדה - 46 מיילים; ארוחת צהרים שווה רק 8-10 מיילים, כי כמעט כולם אוכלים באותה שעה אצלנו.

סודות מחדר המנהלים: הסיבה האמיתית לנסיעה עסקית בהייטק

סודות מחדר המנהלים: היום שבו הפכתי למנהל קטן בחברת הייטק גדולה

ישיבת צוות של חצי שעה שווה 17 מיילים(צילום: shutterstock)

זה ממש נורא. לפי בדיקה שעשיתי פעם, אני מבזבז לפעמים שלוש-ארבע שעות ביום רק על קריאה ומענה למיילים. אז החלטתי לנצל את הבמה הזו ולהתחיל מהפכה חברתית לצמצום כמות המיילים בעבודה.

מרוב צבעים לא רואים את המייל

עיקרי הקמפיין הם הגברת המודעות לעוצמת הבעיה, הצעת שיטות לאבחון ופתרונות יצירתיים. הרשימה המובאת כאן מפרטת את המקרים הבעייתים ביותר בהם יש לטפל באופן דחוף, שכן מיילים אלו מהווים אחוז ניכר מתיבת הדואר הנכנס.

מייל ה"תודה רבה": אלו מיילים שנשלחים אליך (ולשאר רשימת התפוצה כמובן), לאחר שענית במייל קודם על איזו שאלה טכנית, או שהסכמת לקחת על עצמך משימה כל שהיא. כאן מגיע המייל של ה"תודה רבה". מייל זה אינו תורם דבר לאף אחד. הוא לא מספק מידע חדש ולא מקדם את העבודה.

יש מי שיאמר שהנימוס מחייב לשלוח מייל תודה, אבל אם אני מקבל 20 מיילים של תודה ביום, זה לא גורם לי להיות מנומס יותר. אגב, אם הנימוס מחייב שליחת מייל תודה, אז אחר כך יבוא מייל "אין בעד מה" ומייל "באמת לא היית צריך" ו"זה באמת לא היה מאמץ", וכך אפשר להמשיך להעביר את כל היום בשליחת מיילים מנומסים עד שיפטרו את שניכם.

דוחות שבועיים וסטטוסים למיניהם: אין מה להרבות במילים על המיילים הללו, וכבר הרחבתי בעניין בהזדמנות אחרת. הבעיה היא חוסר הסימטריה שיש במיילים הללו: אני שולח מקסימום סטטוס אחד בשבוע או בחודש, אבל בחזרה אני מקבל עשרות. איפה השוויון? אם אני שולח דו"ח חודשי אחד, אני גם רוצה לקבל אחד חזרה.

מייל השמחות / עזיבות: אני מניח שבכל חברה יש את המיילים הללו על ההוא שמתחתן וההיא שנולד לה תינוק. אני מניח שאין באמת ברירה, ולא ניתן להימנע מהמיילים האלה, ואכן לא הייתי מתלונן אם היה מדובר במייל אחד לאירוע. אגב, לא פעם רק כשקיבלתי מייל שמישהו עוזב נודע לי בכלל שהוא עבד פה.

הבעיה מתחילה עם המיילים המכונים בלעז: Collecting The Usual, או בעברית פשוטה: חבר'ה תזיזו את עצמכם ותזרקו כמה שקלים שנוכל לקנות איזו מתנה. זה מתחיל במייל תמים של מזל טוב וכד', כולל תמונה מטופשת ובדיחת קרש על למה חייבים להשתתף במתנה. אחרי שבוע שולחים תזכורת ראשונה, כי אף אחד לא נתן כלום. אחרי עוד שבוע תזכורת שנייה (בינתיים נאספו 15 שקלים). אחרי עוד שלושה ימים מתחילים להגיע המיילים עם האיומים שזו ההודעה האחרונה. ואחרי יום מגיע מייל ה"הזדמנות האחרונה".

בסיכומו של דבר, כל אירוע מסתכם בשמונה עד עשרה מיילים בממוצע, ואת המתנה לברית התינוק מקבל לקראת בר המצווה שלו. כנראה שאת PayBox המציא מתכנת מתוסכל שניסה להפסיק את המיילים המטופשים האלו.

(צילום: shutterstock)

המיילים שמחליפים וואטסאפ: יש אנשים, בעיקר מוותיקי התעשייה, שלא ממש יודעים להשתמש בתוכנות מסרים מידיים (Skype, lync), שלא לדבר על וואטסאפ, ואז נוצר מצב שהם משתמשים במייל על מנת לנהל שיחה טכנית עם מהנדס אחר, כאשר שאר הנמענים על המייל שותפים לשיחה בעל כורחם.

רוב המיילים בשרשור כזה הם בני שורה אחת ולפעמים אפילו רק מילה אחת, כך שאתה יכול לחזור מפינת הקפה ולראות עשרים מיילים שהיו יכולים להיסגר בצ'אט של חצי דקה.

לעיתים אכן יש לך מה להוסיף לנושא הנידון. אתה מתחיל לענות על המייל האחרון בשרשור, אבל תוך כדי שאתה כותב את התשובה שלך, מישהו אחר כבר ענה. אז עוצרים ופותחים את המייל האחרון ומתחילים לענות עליו, אבל בינתיים כבר עוד מישהו כתב את דעתו, וכך נוצרת מעין תחרות נסתרת מי כותב יותר מהר, עד שבסוף נשברים ומפצלים את השרשור (מעבר אלגנטי לאייטם הבא).

המיילים המתפצלים: פיצול מיילים הוא מחלה קשה, שטרם נמצאה לה תרופה מוצלחת. שורש הבעיה הוא באותם אנשים שעוברים על ה-Inbox שלהם מלמטה למעלה, כלומר קוראים ומגיבים למיילים לפי סדר קבלתם מהמוקדם למאוחר. כך נוצר מצב שבמקום להגיב למייל האחרון בשרשור הם מגיבים למייל מאמצע השרשור. אז כמובן ישנו מי שעונה להם, וכך השרשור הולך ומתפצל לו לעוד ועוד שרשורים, עד שכבר בלתי אפשרי להבין מי עונה למה ועל איזו שאלה.

אפילו ענקיות המייל, כמו מיקרוסופט וגוגל, כבר התייאשו מלנסות ולסדר שרשורי מיילים מפוצלים, וכאשר בוחרים באופציית ניקוי השיחה, כל המיילים נמחקים למעט המייל האחרון שהתקבל.

הקמפיין לצמצום הדואר האמיתי היה מוצלח. אולי צריך לנסות את זה גם עם המיילים?

המיילים הצבעוניים: לסיום הרשימה החלטתי להביא משהו צבעוני. יש אנשים שאוהבים לא לענות למייל באופן נפרד, אלא לשתול את תשובותיהם והערותיהם בגוף המייל הקודם. יש מן ההיגיון בדבר, שכן כך אפשר לקרוא את התשובה בסמיכות לשאלה ולשמור על רצף הגיוני.

על פי רוב התשובות ייכתבו בפונט ובצבע שונים מהמייל המקורי, על מנת לאפשר לקורא הנבון להבחין מי כתב מה. אלא שלעתים יש יותר ממגיב אחד, וכל אחד כותב את מחשבותיו והגיגיו בגוף המייל הקודם אך בצבע שונה, כך שבסופו של דבר מתקבל מייל צבעוני להפליא. ועל מייל כזה נאמר - מרוב צבעים לא רואים את המייל.

ובגלל שהבטחתי - מספר רעיונות יצירתיים שיכולים לסייע בצמצום מגיפת המיילים.

הקמפיין לצמצום כמות המיילים

לגבי דוחות וסטטוסים, כבר כתבתי מה דעתי עליהם. אני מציע לעשות ניסוי בו במשך מספר חודשים אף מנהל לא ישלח סטטוסים, ולראות מה קורה (חוץ מהעובדה שלכמה מנהלים פתאום יהיה הרבה יותר זמן פנוי מבדרך כלל).

מייל שמכיל פחות מעשרים מילים כלל לא ישלח. זה אמור לחסוך את כל המיילים של ה"תודה רבה" ומיילים של כן / לא / תנסה לעשות ריסטרט וכדומה, שהיו אמורים להישלח בתוכנות כמו וואטסאפ.

תוכנת המייל לא תאפשר לענות על שרשור המכיל יותר מ-15 מיילים. מי שרוצה שיפתח שרשור חדש. האמת, אני לא בטוח שזה כזה רעיון טוב, אבל שווה לנסות.

לגבי המיילים של השמחות ודומיהם, אני בכלל מציע להפסיק את המנהג הזה. הרי בסופו של דבר כל אחד נותן 50 שקלים בממוצע אחת לכמה שבועות, ואז פעם בכמה שנים מקבל בחזרה את כל מה שהוא נתן בתור מתנה לאירוע שלו. אז בשביל מה?

לגבי המיילים הצבעוניים, אותם דווקא חשבתי להשאיר - זה דווקא מרענן לראות מיילים ססגוניים שכאלה מדי פעם.

ובמעבר לפסים מעשיים יותר, כבר היו רעיונות שונים איך לצמצם את כמות המיילים. במסגרת הקמפיין לצמצום הדואר האמיתי, זה שנשלח על דפי נייר במעטפה עם בול, השתמשו באיומים קיומיים על יערות העד באמריקה הדרומית וזה היה מוצלח מאוד (לפחות מבחינת צמצום כמויות הדואר, לא בטוח שמבחינת יערות העד).

אולי צריך לחזור לזה גם עם המיילים: למשל, לכרות עץ ביערות הגשם בברזיל על כל מאתיים וחמישים מיילים? רעיון מעשי יותר הוא "הבול הוירטואלי", שיחייב את השולח או את החברה בתשלום פר מייל. זה לא רעיון חדש וכבר לפני שנים הועלתה הצעה דומה בהקשר של מניעת דואר זבל. הרעיון לא צלח בזמנו, שכן נמצאו פתרונות טובים יותר כגון סינון אוטומטי, אבל אני חושב שכיום המצב שונה.

פעם דואר הזבל היה תופעה שולית, אבל כיום הגענו למצב בו רוב המיילים שנשלחים בתוך העבודה כבר יכולים להיות מוגדרים כדואר זבל בעצמם.

הכותב בעל נסיון ניהולי, וממשיך לצבור חוויות בהייטק על בסיס יומיומי. טורים ופוסטים נוספים שלו ניתן לקרוא בבלוג "פינת הקפה" .