ביפן, ארץ החותמות, גם במגפה באים למשרד
בעוד כלכלות המערב עברו דיגיטציה, בשוק העבודה השמרני של יפן רבים נשענים עדיין על מסמכי-נייר וחותמות אישיות קטנטנות כדי לאשר חוזים ומכתבים. במציאות הזאת, גם אם הנגיף משותלל ורוצים לעבוד מהבית – אין ברירה אלא לצאת למשרד, ולהסתכן
בתקופה של ריחוק חברתי ועבודה מהבית, חלק מעובדי המשרדים ביפן הנאלצים כעת לעבוד מרחוק מתמודדים עם מכשול קטן אבל בלתי ניתן לעקיפה: השימוש בחותמות אישיות. העובדה שבחלק לא מבוטל משוק העבודה היפני עדיין נשענים על שימוש במסמכים קשיחים ולא דיגיטליים מאלצת עובדים רבים להגיע פיזית למקום העבודה, כדי לחתום בחותמתם האישית והייחודית על ניירות.
הקורונה בעולם – עוד כתבות:
- מסע בין מרפסות: למה ילדי העולם מתגעגעים?
- בירה וגרעינים שחורים: המוצרים המבוקשים בעולם
- ב"סלאמס" של מומבאי חסרי אונים מול הנגיף
- "אין רוטב בסלט": תלונות בבידוד חמישה כוכבים
כדי לעשות זאת משתמשים העובדים בחותמות מסורתיות קטנטנות הידועות בשם "הנקו" או "אינקן". השימוש בהן נמשך כבר מאות שנים, והן עדיין נפוצות מאוד ברחבי יפן. על פי רוב מדובר בחותמות גליליות שגודל הקצה שלהן אינו עולה על גודלה של ציפורן. באמצעות דיו אדום משמשות החותמות הללו לחתימה על חוזים, לאישור הצעות או לציון זהותו של אדם שקרא את המסמך.
"אני צריכה להיות פיזית במשרד כי אני צריכה לשלוח את מסמכי הנייר ולחתום עליהם בחותמת שלי", מעידה מיזוהו, שעובדת בחברת טכנולוגיית מידע בטוקיו. אף שמהיבטים אחרים החברה שלה מתקדמת מאוד מבחינה טכנולוגית, השימוש ב"הנקו" הוא עדיין הנורמה שם. "אנחנו משתמשים בתוכנות של מייקרוסופט כדי לתקשר בינינו, אבל לעבוד מהבית אנחנו לא יכולים כל עוד תרבות הנייר וההנקו מתקיימת", אומרת מיזוהו.
גם הנקו דיגיטלי לא עוזר
לרוב האנשים הבגירים ביפן יש חותמת אישית משלהם. היא כוללת את שמם באותיות יפניות, והם משתמשים בה במקום חתימה בכתב יד כדי לאמת מסמכים בכל היבט בחייהם – מפתיחת חשבון בנק, דרך חתימה על תעודות נישואים ועד אישור של קבלת דואר רשום. חלק מהחברות הגדולות, בהן בנקים גדולים, החלו לוותר בהדרגה על השימוש בהן, אבל הן נותרות פופולריות יחד עם מנהגים אחרים שבכלכלות מפותחות אחרות נחשבים כבר למיושנים, כגון שימוש במכשירי פקס והעדפה של מסמכי נייר על פני מסמכים דיגיטליים.
מחקר שנערך לאחרונה ביפן העלה שכ-40% מהחברות שאימצו את הרעיון של עבודה מהבית מצאו את עצמן בסופו של דבר במצב שבו עובדים מגיעים למשרד, בראש ובראשונה מפני שהיה עליהם לטפל במסמכים מודפסים ולחתום על ניירות בהנקו שלהם.
את יומי, עובדת בחברת ביטוח בטוקיו, מצאנו עושה את דרכה ברכבת למשרד למרות תקנות החירום שהוכרזו בבירה בשל התפשטות הנגיף, והיא מסבירה כי העבודה מהבית פשוט בלתי אפשרית עבורה ועבור עמיתיה: "בחברה שלי כולם באים – הלקוחות שלנו ממלאים טופסי נייר לצורך הביטוח אז קשה לנו לעשות עסקים מהבית". כשהיא עולה לרכבת היא מנסה להיות זהירה ומחפשת קרונות ריקים יחסית, אבל יותר מזה היא לא יכולה לעשות.
יש עובדים שמצבם טוב יותר, למשל יוקי בת ה-30, סוכנת נסיעות מחברה בטוקיו שמשתמשת בעיקר במסמכים מקוונים ויש לה גם הנקו דיגיטלי. "אני פשוט מקליקה פעם אחת ויש לנו חתימה דיגיטלית על הנייר, זה קל", היא אומרת. אבל אפילו היא מודה שעליה לגשת למשרד כמה ימים בשבוע משום שלחלק מהמידע אי אפשר לגשת מרחוק.
יוקי חוששת שאנשים שממשיכים ללכת למשרד יפיצו את הנגיף. "אולי בגלל זה יפן הייתה צריכה להטיל עוצר ולמנוע נסיעה לחו"ל", היא אומרת. "היפנים הם אנשים שעובדים קשה, ככה שכל עוד לא מאלצים אותם להימנע מהליכה לעבודה – יהיה קשה למנוע 80% מהמגעים בין אנשים".
תרבות החותמות: לא אני אחראי
השימוש בחותמות הנקו הוא מנהג שיובא ליפן מסין לפני יותר מ-1,000 שנה, והוא קיבל מעמד רשמי מממשלת יפן באמצע המאה ה-19. חלק מחותמות ההנקו מיוצרות בייצור המוני, ואילו חותמות אחרות מיוצרות לרגל אירועים מיוחדים על-ידי בעלי מלאכה בעבודת יד.
חותמות איכותיות מתוצרתם של בעלי מלאכה פרטיים עולות כמה מאות דולרים, ובמקרים רבים הן ניתנות במתנה על-ידי הורים לילדיהם כשהם מגיעים לגיל בגרות, שכן הן נחשבות לכלי חיוני לאדם בוגר ואחראי. ההדפס הייחודי של חותמות מהסוג הזה רשום בעירייה כדי שכאשר משתמשים בחותמת לחתימה על מסמכים חשובים, למשל כאלה הנוגעים לנדל"ן, אפשר יהיה לוודא את זהותו של החותם.
לצורך חתימה למטרות יום-יומיות יותר נוהגים יפנים להשתמש בחותמות זולות בהרבה, אותן חותמות המיוצרות בייצור המוני, וחותמות מהסוג הזה הן חלק בלתי נפרד מהנוף המשרדי היפני. לא פעם השימוש בחותמות שכאלה מופרז לחלוטין, וכך למשל אפשר להיתקל במסמך שנחתם יותר מ-40 פעמים על-ידי פקידים שונים. עם זאת, רבים מזהירים כי הפסקת השימוש בחותמות ובהררי הנייר בחברות ובמשרדי הממשלה ביפן תלויה בחיסול בעיות עמוקות יותר.
מנהל מכון המחקר היפני טקיוקי ווטנאבה סבור שהחותמות הן חלק מתרבות העבודה ההיררכית המושרשת של יפן: כדי לאשר החלטה כלשהי, לעתים קרובות צריכים עובדים יפנים לקבל אישורים חתומים מעובדים אחרים הנמצאים בסולם הדרגות שמעליהם בסדר עולה, בזה אחר זה – מהמנהל הישיר, דרך ראש הצוות ועד למנהל המחלקה. "אסור בשום פנים ואופן לדלג על מישהו בדרך", הוא מסביר. המנהל הראשי חותם בדרך כלל בחתימה אנכית בצד שמאל של המסמך, ואילו העובדים הכפופים לו חותמים כולם בחתימה נטויה, הנוטה לעבר חתימתו, כאילו הם קדים לו. איסוף חתימות מכל צוות העובדים הוא הוכחה לכך שהתקבלה החלטה משותפת.
עוד על הקורונה בעולם :
- גולף, פרחים וחנויות אקדחים: מה נחשב חיוני בעולם?
- הסטודנט שמטפס על עץ בשביל ללמוד מרחוק
- יאכטות, יין ומטוסים פרטיים: כך מתבודדים העשירים
- המגפה במדרכה, וההומלסים בודדים מתמיד
רואה החשבון טצויה קטיאמה מסביר: "זה כאילו אתה אומר 'חתמתי על זה כאישור למסמך, אבל אתה עשית את זה לפניי, ולכן אתה זה שצריך לשאת באחריות. אף אחד לא רוצה לשאת באחריות ביפן". ווטנאבה מזהיר שכל ניסיון להפחית את השימוש בהנקו ייכשל כל עוד העובדים היפנים לא ייפטרו מדרך המחשבה הזו: "גם אם תהיה דיגיטציה, אנשים ימצאו את עצמם לוחצים על כפתורים במחשב אותו מספר של פעמים כמו מספר החתימות שלהם".
עדכון (דצמבר 2020): ראש הממשלה החדש של יפן יושיהידה סוגה, שנכנס לתפקידו בקיץ, הכריז על מבצע דיגיטציה שבמסגרתו תופחת ההסתמכות על חותמות ההנקו, אחרי שהקושי לעבוד מהבית נעשה ברור יותר ויותר בחודשים שעברו מאז תחילת משבר הקורונה. סוגה רוצה שחותמות כאלה לא יידרשו עוד להליכים מנהליים כשאין לכך הצדקה ממשית. ב-13 בנובמבר הודיעה ממשלתו כי תורה להפסיק את השימוש בחותמות בקרוב ל-15 אלף סוגים של הליכי רישום ומנהלה, ומעתה הן ישמשו רק ב-83 סוגים, כגון רישום רכב. עם זאת, טרם נקבע לוח זמנים ברור ליישום הרפורמה, ובהתחשב בכל האתגרים שצוינו כאן – עקירת השימוש המופרז בחותמות עדיין נראית משימה קשה.
לפנייה לכתב/ת 
