עוברים משרד בתקופת החגים? לפניכם המדריך
הקיץ ותקופת החגים הם הזדמנות למעבר משרד תוך פגיעה מינימאלית בעבודה השוטפת. אתר "המקצוענים" עם המדריך לבעלי עסק שמתכננים להעתיק את מקומם
מעבר למשרדים חדשים אינו דומה למעבר מדירה לדירה. בייחוד אם מדובר בעסק הכולל מספר גדול יחסית של עובדים, תצטרכו את שיתוף הפעולה שלהם. כמו כן, כל יום הוא בעל משמעות כספית רחבה יחסית, ומעבר שנמשך זמן רב מדי עלול לגרור הפסדים, פגיעה בקשרים עם לקוחות וסכנה לציוד שאמור להיות מפורק ומורכב מחדש תוך זמן קצר יחסית במשכן החדש של המשרד. איך עוברים את זה בקלות, אילו שירותים כדאי להפריט וכיצד היערכות חכמה מספיק זמן מראש תקל על כל הצדדים? לפניכם המדריך.
(צילום: shutterstock)
היערכות מראש תאפשר לכם למזער נזקים
בדיקת היקף הציוד שיידרש להובלה: אחד הדברים הקריטיים הוא תכנון נכון ומספיק זמן מראש. ככל שהעסק גדול יותר וכולל מספר רב של עובדים וציוד בהיקף גדול, המלאכה מצריכה היערכות מוקדמת יותר.
בדקו מהו בדיוק הציוד שהעובדים יעבירו בעצמם, מהו הציוד שתוביל חברת ההובלה, ספקו להם ציוד אריזה (ארגזים, מסקנטייפ, מספריים, טושים, מדבקות וכו') ובקשו מהם לציין באילו ארגזים יש חפצים שבירים. עדיף לספק להם מדבקה בצבע אחר לסימון הארגזים עם הציוד השביר.
במידה שחלק מהציוד תצטרכו להוביל בעזרת מנוף, ערכו רשימה מסודרת של היקף הציוד וערכו סקר שוק מוקדם לצורך העניין. כך גם לגבי ציוד המצריך פירוק והרכבה מחדש במשרדים אליהם אתם עוברים.
תזמנו את ההובלה לימי פגרה והעדיפו את שעות הערב: מומלץ להעביר את המשרד ביום שבו יש פגרה, יום שישי, במהלך חול-המועד או בכל תקופה שבה היקף הפעילות של העסק שלכם הוא הקטן ביותר. אם אתם עוברים באמצע השבוע, אולי מוטב להתחיל במעבר לקראת שעות אחר-הצהריים, ולתזמן את שעות הנסיעה של המובילים אל אחרי שעות הפקקים. בכל מקרה, בדקו עם חברת ההובלה האם עובדיה יהיו זמינים בשעות הנוחות לכם. ייתכן שהובלה מחוץ לשעות העבודה המקובלות תעלה לכם יותר כסף, אך לעתים בחישוב הכולל של אבדן הכנסה במהלך היום או היומיים הראשונים למעבר, היא דווקא תהיה כלכלית יותר עבורכם.
הקפידו להשליך את הפסולת בצורה חוקית והימנעו מקנסות מיותרים: השלכת ציוד משרדי ברחוב הסמוך אליכם יכולה לגרור קנסות אם לא נעשית במועד ובמיקום המתאימים לכך. בדקו מול העירייה מהם הימים המותרים לכך או דאגו שחברת ההובלה תטפל עבורכם במלאכת פינוי הפסולת מול הרשויות המקומיות.
עוד כתבות בנושא:
הובלה בחורף צריכה כיסוי
אל תעשו את זה לבד: פירוק והרכבת רהיטים בהובלהעוברים דירה בלי משברים של השנייה האחרונה
(צילום: shutterstock)
לפני שאתם סוגרים עם חברת הובלה – מה צריך לבדוק
התעקשו על הגעת נציג מטעם חברת ההובלה: אין טעם לסגור עם חברת הובלה מבלי שנציג מטעמה הגיע לראות את תנאי השטח של המשרד אותו אתם עוזבים. לגבי המשרד אליו אתם עוברים, חשוב שתיתנו תיאור כמה שיותר מפורט. הסיבה: אם אתם לא מעוניינים בוויכוחים מיותרים, בסירוב לפרק או להתקין רהיט מסוים או בתוספות מחיר שונות ומשונות – שאגב חלקן יהיו לגיטימיות, היו מוכנים מראש. בין האלמנטים שישפיעו על המחיר: כמות המדרגות, גודל המעלית, מיקום החניה ביחס למשרד, כמות הציוד שיש לפרק ולהרכיב, כמות הארגזים וכן הלאה.
העדיפו חברה המתמחה בהעברת משרדים: להזמין מוביל עם טנדר קטן זה יכול להיות נחמד כשאתם סטודנטים שגרים בדירת חדר, אבל כשמדובר במשרד גדול עם ציוד בהיקף רחב, אתם לא רוצים לקחת סיכונים מיותרים. העדיפו במקרה זה חברת הובלה גדולה, הכוללת צי של משאיות גדולות, בעל כל הביטוחים הנדרשים ועם ניסיון בהובלת משרדים. כדי לבטח את עצמכם במקרה של נזק שייגרם לציוד שלכם, הקפידו לבדוק שלחברת הביטוח יש 'ביטוח סחורות בהעברה'. זו פוליסה יקרה יחסית, ולכן חברות ביטוח קטנות ובלתי מקצועיות אינן מחזיקות בה. במקרה של גרימת נזק, לא תהיה לכם כתובת לפנות אליה, במקרה הרע, או שתצטרכו להיגרר שנים בבתי-משפט. ביטוח רגיל למשאית יכסה רק נזקים שיגרמו למשאית, ולא לתכולה שלה.
אל תוותרו על חוזה בכתב: אם חברת ההובלה מעדיפה שלא להגיש לכם מסמך כתוב המפרט את לוח-הזמנים, כמות הציוד, כמות המובילים ואת המחיר והתוספות שיכולות להיות כרוכות בהובלה – אל תסגרו איתה. לא חסרות חברות הובלה מקצועיות שיעבדו בצורה מסודרת, תמורת בדיוק אותו הסכום. הדבר מעיד על רצינות ועל אחריות מצדה. אל תשכחו להוסיף סעיף בחוזה המחייב את החברה לפצות אתכם במקרה של כל נזק שנגרם במהלך ההובלה (לא רק במהלך הנסיעה, כי אם גם במהלך האריזה, הפירוק וההרכבה).
(צילום: shutterstock)
כמה דברים שכדאי לסגור מראש
שירותי אריזה יורידו מכם עומס: לעתים דווקא יום המעבר הוא שעובר חלק, והוא בבחינת הישורת האחרונה למעבר. דווקא ההכנות הקודמות לו, ובעיקר האריזה הם שגוזלים את מרבית האנרגיות. ההחלטה מאיזה ציוד להיפטר, כיצד לארוז נכון מבלי שהציוד יינזק במהלך המעבר, הצטיידות בציוד אריזה וסידור חכם של הארגזים הם החלק המתיש.
כדי להוריד מעצמכם את המטלה הזו וכדי להבטיח שהציוד ייארז בצורה מקצועית, בדקו מה גובה שירותי האריזה שגובה חברת ההובלות. תתפלאו, אבל לעתים בחישוב כולל מדובר בסכום זניח יחסית ביחס לזמן שתשקיעו בכך בעצמך. זאת, בייחוד אם הדבר כרוך באובדן ימי עבודה. כמובן שכדאי לתמחר זאת לפני שסוגרים עם חברת הובלה, שכן אז האינטרס שלה לתת לכם מחיר אטרקטיבי יותר גדולה משמעותית. אחרי סגירת חוזה, ייתכן שההצעה תהיה פחות אטרקטיבית.
שירותי פירוק והרכבה: מעבר לחשיבות התמחור של שירותים אלו, חשוב לעדכן את חברת ההובלה האם תידרשו להם ובאיזה היקף. עבור חברות הובלה, תכנון לוח-הזמנים הוא קריטי. זאת, בייחוד בעונות הקיץ המתאפיינות במעברי דירה ומשרדים רבים יותר. מוטב שמי שמפרק את הציוד יהיה גם מי שאחראי להרכבתו במשרד החדש. הדבר מבטיח פירוק מקצועי, שיאפשר הרכבת הציוד מחדש.
שירותי הובלה עם מנוף: ישנו ציוד לא שניתן להעביר דרך הדלתות, המסדרונות, חדרי המדרגות או המעלית. לעתים, אין ברירה אלא להיעזר בשירותי מנוף. אם ההצעה שקיבלתם מחברת ההובלה גבוהה מדי, אל תתעצלו וערכו סקר שוק קצר עבור חברות המעניקות שירותי הובלה עם מנוף. התמחור לרוב יהיה שעתי ובהתאם לקומה בה נמצא המשרד ומורכבות הגישה אל של המנוף אל הציוד. אם המשרד שלכם בקומה 6 ומעלה, תידרשו למנוף גבוה במיוחד. בייחוד בעת האחרונה, ולאור מקרי התאונות עם מנופים דאגו לחברה מקצועית, הנושאת בכל הרישיונות והביטוחים הנדרשים.
מחפשים חברת הובלה? לחצו כאן
ynet הוא שותף באתר "המקצוענים"
לפנייה לכתב/ת 
